Hur du förbättrar introduktionsprocessen för din medarbetare: Den ultimata guiden

Anställda är mest engagerade och produktiva under sina första 6 månader på sin nya anställningsplats. Så det här är den bästa tiden att integrera dem i ditt företags kultur och arbetsmoral. All utbildning, engagemang och relationsbyggande som görs under denna tid kommer sannolikt att föra dem genom deras anställning hos dig.

Tyvärr missar många anställda möjligheten att ta till sig nya medarbetare genom att ha en dålig onboardingprocess. Efter att ha spenderat mycket tid och pengar på anställningsprocessen, kan arbetsgivare förlora rätt kandidat genom att ha dålig personal ombord. 40 % av de anställda som säger upp sig gör det inom de första 6 månaderna av anställningen.

Å andra sidan behåller 91 % av företagen med ett engagerande onboarding-program alla förstaårsanställda. Så att ha ett effektivt onboarding-program är nyckeln till att behålla anställda.

Många företag som har ett introduktionsprogram för anställda fokuserar på att fylla i pappersarbete och se över regler och förordningar. Även om det är nödvändigt att kryssa i de juridiska rutorna, bör onboarding också vara en tid för anställda att få de verktyg de behöver för att trivas på sitt jobb.

Harvard Business Review fann att de främsta orsakerna till hög personalomsättning under deras första år är bristen på solida arbetsrelationer och svårigheter att integrera i företagskulturen.

Innehåll

• 1 Hur du förbättrar introduktionsprocessen för din medarbetare
  • 1.1 1. Få grunderna ur vägen
  • 1.2 2. Få en bra start
  • 1.3 3. Skapa möjligheter för nya anställda att bygga kontakter
  • 1.4 4. Ställ in en onboarding-kalender
  • 1.5 5. Skapa strukturerade interaktioner mellan de nya anställda och deras chefer
  • 1.6 6. Håll dina resurser tillgängliga
  • 1.7 7. Få feedback
  • 1.8 8. Lär dig hur du förbättrar introduktionsprocessen för din medarbetare

Hur du förbättrar introduktionsprocessen för din medarbetare

Läs vidare för den kompletta guiden om hur du kan förbättra introduktionsprocessen för din medarbetare.

1. Få grunderna ur vägen

Nyanställda måste fylla i lagstadgade pappersarbete såsom bankinformation, försäkringsuppgifter, pensionsregistrering etc. Det är bäst att få allt pappersarbete gjort så snabbt och smidigt som möjligt. Programvara som denna https://Workbright.com/employee-onboarding-software/ gör det enkelt för anställda att fylla i obligatoriskt pappersarbete på distans.

Detta innebär att nyanställda kan använda perioden mellan undertecknandet av ett erbjudandebrev och deras startdatum för att slutföra eventuella papper. Rätt onboarding-programvara kommer att ge korrekta instruktioner och vägledning om hur man skickar information så att felen minskar.

När den anställde anmäler sig på jobbet är all dokumentation och efterlevnadsutbildning klar. Så du kan nu fokusera på de svårare delarna av onboarding, som att integrera dem i ditt nya team.

Vissa företag köper mjukvara som gör det möjligt för dem att genomföra andra aspekter av onboarding före anställning. När den anställde väl har skrivit under sitt erbjudandebrev, sekretessavtal och anställningsavtal finns det ingen anledning till varför du inte kan dela grundläggande företagsinformation med dem.

Om du har ett intranät eller en webbplats för anställda, ge dem åtkomst före deras officiella startdatum. De kan lära sig dina stående driftsprocedurer, företagets historia och värderingar, teknologisystem, etc. Detta kommer att hjälpa till att minska all stress eller ångest under första dagen som de kan ha.

2. Få en bra start

Du får aldrig en andra chans att göra ett bra första intryck. Imponera på dina nya medarbetare genom att ge dem en rolig och minnesvärd "första dag". Se till att alla i teamet vet att den nya medarbetaren kommer att börja med att skicka ut ett företagsomfattande e-postmeddelande.

E-postmeddelandet bör nämna deras namn, vilken position och team de kommer att vara i och deras tidigare erfarenhet. Du kan också lägga till annan rolig personlig information som den nya medarbetaren vill dela med sig av. För att minska eventuell oro som din nyanställd kan ha, be någon från ditt team att ringa den nya medarbetaren dagen före startdatumet.

Under samtalet kan du ge den nyanställda information om vad de kan förvänta sig den första dagen. Du kan också svara på alla frågor som de kan ha angående din onboardingprocess. Se till att den anställdes arbetsstation är ren och fullt inställd.

All utrustning som kräver inloggningar och lösenord bör också vara förberedd och redo. Om den anställde kommer att bära uniform eller personlig skyddsutrustning, skaffa deras storlekar i förväg så att dessa också kan vara redo för dem första dagen. Företagets swag gör en lång väg för att lysa upp en anställds första dag, så om din budget tillåter det att ge dem en välkomstväska.

Schemalägg ett brett utbud av aktiviteter för den första dagen. Du kan till exempel göra en företagsrundtur för att visa medarbetaren din arbetsmiljö. De kommer snabbt att behöva veta var nödutgångar, toaletter, varuautomater och raster finns.

Du kan också ha lite orienteringsträning den första dagen. En nyanställningslunch är ett bra sätt att introducera de anställda till deras team- eller företagsledning. Vad du än gör, överbelasta inte din medarbetare med pappersarbete eller en störtflod av information. Håll allt lätt och leverera all information i små, smältbara mängder.

En annan bra idé för att få din nyanställd att känna sig välkommen den första dagen är att ha ett utsett välkomstteam. Vissa företag har en grupp anställda vars uppdrag är att välkomna nya medarbetare och hjälpa dem att snabbt integreras i företaget. Detta team ansvarar för att förbereda den nya medarbetarens arbetsyta och till och med lägga till detaljer som blommor, presenter, kaffe, etc.

3. Skapa möjligheter för nya medarbetare att bygga kontakter

Nyanställda behöver bygga rätt relationer och kontakter om de ska lyckas i sina nya roller. Din anställningsprocess bör skapa möjligheter för dina nyanställda att ansluta till rätt personer för att bygga sina karriärer. Under sin första vecka ska den nyanställde ha en nyanställd lunch med sitt nya team.

Detta gör att de kan träffa och känna sina kollegor i en avslappnad miljö. Du kan också schemalägga en teambuilding-aktivitet för den nyanställdes team, avdelning eller till och med hela företaget. Detta kommer att ge nya medarbetare en chans att bygga kontakter med etablerade medarbetare och lära sig hur de arbetar.

Team Building-evenemang är ett bra sätt för nya medarbetare att integreras i sitt nya företag. Alla får arbeta tillsammans för att lösa utmaningar, så alla medarbetare lär sig mycket om hur man jobbar bäst tillsammans. Den rekryterande chefen kan också använda medarbetarintroduktion för att göra strategiska introduktioner mellan nya medarbetare och potentiella mentorer eller kompisar.

Anställningschefen bör känna till den nyanställdes karriärmål, och de känner redan andra personer i organisationen. Så det skulle vara lättare för dem att koppla ihop den nya anställningen med lämpliga personer. Dessa individer kan hjälpa dem att lyckas och trivas på sin nya arbetsplats.

Om du anställer flera nya medarbetare på en gång kan du skapa en "nyanställda"-grupp för dem. De flesta företag har samarbetsprogram som Microsoft-team, Slack eller till och med WhatsApp, där de nyanställda kan chatta i en informell gruppmiljö och dela eventuella utmaningar. Deras kollegor kan sedan komma in och ge råd om hur de övervinner liknande utmaningar. Det kan också vara ett forum för att dela möjligheter, vinster och introduktionsupplevelser.

Om möjligt bör företaget ha en coach som kan hjälpa nyanställda att lyckas på sitt nya jobb. Coachen skulle hjälpa de anställda att identifiera en vision, mål och strategier i linje med företagets vision och strategi. Månatliga möten med coachen skulle hjälpa medarbetaren att identifiera vinster och bygga upp självförtroende för att lyckas i sin nya roll.

När medarbetaren står inför utmaningar kan coachen hjälpa dem att identifiera sätt att hantera problem.

4. Ställ in en onboarding-kalender

Introduktionen av en ny anställd bör helst ta ett helt år. Den första månaden skulle ha de flesta aktiviteter och träning. Du bör ha personliga (eller in-video) orienteringssessioner, utbildning om företagets policyer och procedurer, introduktioner till det högsta ledarskapet, etc.

Efter den första månaden, planera incheckningssessioner, teambuilding, träning och andra aktiviteter under resten av året. För att säkerställa att du inte missar något är det bäst att ha en onboarding-kalender med påminnelser för varje aktivitet. Schemalägg regelbunden kommunikation som ett en-till-en-möte eller ett samtal med någon från HR-teamet för att ta reda på hur medarbetaren mår.

Under samtalen kan du få feedback på eventuella utmaningar som medarbetaren står inför så att dessa kan jämnas ut. Frekvent kommunikation med den nyanställda kommer också att ge dig insikt i områden i din introduktionsprocess som behöver förbättras.

5. Skapa strukturerade interaktioner mellan de nya anställda och deras chefer

En anställds direkta chef eller arbetsledare har störst inflytande på deras engagemang. Se till att en ny anställd helt bosätter sig i det nya företaget genom att uppmuntra deras direkta linjechefer att interagera med dem. Inom de första dagarna bör chefen träffa medarbetaren och berätta vad de förväntar sig.

Avdelningsmål, prestationsstandarder och KPI:er kan läggas upp så att medarbetaren vet hur deras prestation kommer att mätas. Chefen kan erbjuda stöd genom utbildning på jobbet eller genom att tillhandahålla resurser som medarbetaren kan behöva för att lyckas. Obstruktiva och otillgängliga chefer och arbetsledare kan i hög grad hämma en nyanställds framgång.

För att säkerställa att chefer checkar in med nyanställda regelbundet, schemalägg en-till-en-möten mellan dem och de nyanställda. Följ upp för att säkerställa att mötena ägde rum och eventuella åtgärdspunkter stängda. Uppmuntra chefen att känna igen alla nyanställda som gör ett bra jobb.

Erkännande är en utmärkt strategi för att öka medarbetarnas engagemang. Uppmuntra också chefer att intressera sig för medarbetarutveckling och karriärtillväxt. Du kommer att upptäcka att chefer som visar ett omsorgsfullt intresse för sin medarbetares tillväxt kommer att rapportera högre retentionsnivåer.

6. Håll dina resurser tillgängliga

Se till att din nyanställning alltid stöds genom att hålla dina resurser tillgängliga. Allt ditt onboarding-utbildningsmaterial bör laddas in på ditt anställdas intranät. Detta gör att anställda kan komma åt det när de vill slå upp något.

Internet har också gjort det möjligt att ha utbildningar online så att medarbetarna kan gå igenom utbildningen i sin egen takt. Du bör också ge dina nyanställda en "kompis" som de kan rådfråga när de har en fråga eller ett problem.

Buddies är nuvarande anställda som arbetar på samma avdelning och kan ge vägledning om alla aspekter av jobbet. De kan också ge råd i frågor som var man kan köpa lunch, vilken buss man ska ta till jobbet etc.

7. Få feedback

Ett av de bästa sätten att förbättra ditt onboarding-program är att få feedback från anställda som har gått igenom processen. Skapa undersökningar för att checka in med anställda 1 månad, 3 månader och 1 år efter deras anställning. Fråga medarbetarna vad de skulle vilja se mer av och mindre av.

Du kan också genomföra en frågesport för att kontrollera hur väl de har integrerat din företagskultur och värderingar. Du bör också be chefer och arbetsledare att ta del av din onboarding- och utbildningsprocess. De arbetar med de nyanställda, så att de kan få unik insikt om vad som ska inkluderas i din nya medarbetares onboarding.

Ett annat viktigt sätt att få feedback är att fråga anställda varför de lämnade sitt tidigare jobb. Denna insikt kan hjälpa dig att undvika misstagen deras tidigare företag gjorde. Du kan också undersöka hur andra företag genomför medarbetarintroduktion och jämföra dig med dem. Att läsa artiklar och forskning om onboarding kan också ge dig bra idéer om hur du kan förbättra ditt program.

8. Lär dig hur du kan förbättra introduktionsprocessen för din medarbetare

Många nyanställda upplever stress, ångest och frustration under de första månaderna på ett nytt jobb. Nyanställda kan ha flera års tidigare arbetslivserfarenhet. Men de förstår ännu inte din verksamhet, har inga arbetsrelationer och är osäkra på vad de ska göra.

Det är inte konstigt att utan rätt vägledning och stöd, många anställda slutar nya jobb inom 6 månader efter att ha skrivit på ett kontrakt. Arbetsgivare kan öka sina anställdas engagemang och behållningsnivåer genom att ha ett välstrukturerat introduktionsprogram för anställda.

HR-team kan påskynda inlärningen och integrationen av nya medarbetare genom teambuilding-evenemang, riktad utbildning på jobbet, onboarding-mjukvara och strategiska introduktioner till rätt mentorer.

Använd några av dessa metoder för ditt företag för att förbättra de anställdas upplevelse. För mer information om introduktion av anställda och den bästa onboarding-mjukvaran, läs resten av vår blogg.