Ako triediť v Exceli

Hoci väčšina organizácií zhromažďuje údaje, ktoré pomáhajú pri rozhodovaní, často končia v Exceli v neusporiadanom formáte. Preto môže byť ťažké pochopiť vzťahy, vzorce a trendy v údajoch.

Našťastie môžete v Exceli robiť rôzne veci, ako je pridávanie tabuliek a zaokrúhľovanie buniek , ale ako triedite údaje? Ak ste na tento účel nikdy nepoužívali Excel, ste na správnom mieste. Tento článok vysvetľuje, ako zoradiť údaje v Exceli, či už v skupine alebo v celej tabuľke. 

Čo treba vedieť o triedení údajov v Exceli

Úspešné triedenie údajov v Exceli vyžaduje, aby ste tabuľku pripravili rôznymi spôsobmi. Najprv by ste mali odstrániť prázdne bunky, pretože Excel ich zoradí, čo ovplyvní súčty a ďalšie formulované prvky.

Ďalej by údaje v stĺpcoch mali byť rovnakého typu. Ak napríklad stĺpec obsahuje dátumy, v rozsahu buniek by nemala byť žiadna iná forma údajov, ako je text alebo čísla, inak zoradenie zlyhá.

Pred zoradením buniek alebo stĺpcov môžete tiež skontrolovať a odstrániť duplikáty v programe Excel, aby ste sa uistili, že sa po zoradení nič nepokazí.

Nakoniec je dôležité mať zálohu údajov pre prípad, že sa počas procesu niečo pokazí. 

Abecedné triedenie údajov v Exceli

Ak máte jednoduchý stĺpec, ktorý potrebujete zoradiť podľa abecedy, môžete vybrať bunky a zvoliť možnosti zoradenia. Excel však triedi iba vybrané bunky, čo môže pokaziť celú tabuľku.

Ak vám vyššie uvedená možnosť vyhovuje, je to skvelé. Ak nie, máte dve možnosti:

• V prípade tabuliek so zalomeniami medzi riadkami alebo niekoľkými hlavičkami v jednom stĺpci vyberte bunky stĺpca, ktoré chcete zoradiť (v rámci zvoleného stĺpca), vrátane všetkých priradených riadkov, a potom vyberte možnosti zoradenia.
  
• V prípade veľkých tabuliek bez medzier medzi riadkami môžete vybrať celú tabuľku (užitočné, ak sú zahrnuté hlavičky), určiť stĺpec, ktorý chcete zoradiť, a potom zvoliť možnosti zoradenia.
  

Obe možnosti triedenia Excelu uvedené vyššie presúvajú všetky údaje riadkov spolu s údajmi zoradených stĺpcov, aby sa zachovali všetky priradenia. Tu je návod, ako urobiť oboje.

Ako zoradiť sekciu údajov abecedne v Exceli

1. Ak chcete zoradiť stĺpec v sekcii, zvýraznite všetky riadky a stĺpce, ktoré obsahujú údaje stĺpca, ktoré chcete zoradiť. Nevyberajte žiadne hlavičky.
2. Výberom karty Údaje  na paneli s ponukami otvoríte súvisiaci pás s nástrojmi pod ňou.
3. Zvoľte Triediť  , aby ste otvorili dialógové menu triedenia. Nepoužívajte „AZ“ alebo „ZA“, pretože využívajú aktuálne nastavené možnosti z ponuky Triediť  , čo by mohlo všetko pokaziť.
4. Zrušte začiarknutie políčka Moje údaje majú hlavičky, ak ste tak ešte neurobili.
5. Vyberte stĺpec triedenia z rozbaľovacieho zoznamu Stĺpec  .
6. V rozbaľovacom zozname Zoradiť podľa vyberte položku Hodnoty buniek  .
7.  V rozbaľovacom zozname „Objednať“ kliknite na spôsob triedenia od A po Z alebo od Z po A. Bunky s písmenami a číslami budú zoradené v poradí zľava doprava.
8. Kliknutím na tlačidlo OK  uložte nastavenia triedenia.
9. Excel teraz zobrazí výsledky zoradené podľa abecedy. Riadok údajov každého stĺpca sa tiež pohybuje so zoradenými bunkami.

Ako zoradiť stĺpec údajov abecedne v Exceli

Na rozdiel od triedenia časti údajov, triedenie stĺpca vyžaduje výber celej tabuľky. Ak vyberiete stĺpec, presunú sa iba tieto údaje, čím sa zakóduje celá tabuľka. Ak máte v stĺpci viac ako jednu hlavičku, musíte použiť vyššie uvedený proces, ktorý triedi sekcie. Po výbere celého hárka si môžete vybrať stĺpec, ktorý chcete zoradiť, a všetky ostatné možnosti zoradenia pomocou krokov nižšie.

1. Otvorte tabuľku a kliknite na tlačidlo Vybrať všetko  v ľavom hornom rohu hárka hneď pod poľom s názvom.
   
2. Kliknutím na kartu Údaje  na paneli s ponukami otvoríte súvisiaci pás s nástrojmi pod ňou.
3. Zvoľte Triediť  , aby ste otvorili dialógové menu triedenia. Neklikajte na „AZ“ alebo „ZA“ v páse s nástrojmi, pretože reagujú na základe aktuálnych nastavení v ponuke Triediť  . To by mohlo všetko pokaziť.
   
4. Začiarknite políčko Moje údaje majú hlavičky  v dialógovom okne Zoradiť, pretože boli vybraté všetky hlavičky. Všimnite si, že môžete mať iba jednu hlavičku na stĺpec. V opačnom prípade budete musieť zoradiť podľa sekcií pomocou postupu uvedeného vyššie.
5. Vyberte stĺpec triedenia z rozbaľovacieho zoznamu Stĺpec  . Namiesto písmen stĺpcov by sa mali zobrazovať názvy hlavičiek.
6. V rozbaľovacom zozname Zoradiť podľa vyberte položku Hodnoty buniek  .
   
7.  V rozbaľovacom zozname Objednávka vyberte možnosť zoradenia od A po Z alebo od Z po A. Bunky s číslami a písmenami budú zoradené zľava doprava, takže „IN0119“ a „IN0118“ budú zoradené ako „IN0018“ nasledované „IN0019“ pri použití možnosti „A až Z“.
8. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK . Tabuľka sa zobrazí zoradená abecedne podľa vybratého stĺpca. Ak ste výsledky pokazili alebo sa vám nepáčili, použite možnosť Späť  .

Čo treba vedieť o číselnom alebo chronologickom triedení údajov v Exceli

Zoradenie údajov číselne alebo chronologicky sa príliš nelíši od abecedného, ​​ale máte rôzne možnosti triedenia. Excel identifikuje údaje v bunkách a na základe týchto kritérií zobrazí možnosti zoradenia. Rovnako ako pri všetkých možnostiach zoradenia odstráňte prázdne bunky a riadky v dokumente programu Excel , inak to ovplyvní zoradené výsledky.

Dátumy by vám poskytli verše „od najstarších po najnovšie“ a „od najnovších po najstaršie“ od „A po Z“ a od „od po A“. Čísla by vám dali „od najmenšieho k najväčšiemu“ a „od najväčšieho“ k najmenšiemu.

V závislosti od toho, či potrebujete zoradiť sekciu číselne/chronologicky alebo celý stĺpec, skontrolujte procesy nižšie.

Ako triediť časť údajov numericky/chronologicky v Exceli

Triedenie časti údajov chronologicky (tj dátumy) alebo číselne (tj čísla) je podobné ako abecedné triedenie, s tým rozdielom, že možnosti triedenia sú odlišné.

1. Ak chcete zoradiť sekciu stĺpca číselne/chronologicky v rámci sekcie údajov, vyberte riadky obsahujúce údaje stĺpca, ktoré chcete zoradiť, ale nevyberajte žiadne hlavičky.
   
2. Kliknite na kartu Údaje  nachádzajúcu sa na paneli s ponukami. Táto akcia otvorí príslušný pás s možnosťami pod ňou.
3. Zvoľte Triediť  , aby ste otvorili dialógové menu triedenia. Neklikajte na „AZ“ alebo „ZA“ v páse s nástrojmi, pretože reagujú na základe aktuálnych nastavení v ponuke Triediť  . To by mohlo všetko pokaziť.
   
4. Zrušte začiarknutie políčka Moje údaje majú hlavičky,  ak ste tak ešte neurobili, pretože ste v predchádzajúcich krokoch nevybrali žiadne hlavičky. Je to čistejší spôsob triedenia.
5. Vyberte stĺpec zoradenia, ktorý nájdete v rozbaľovacom zozname Stĺpec  .
   
6. V rozbaľovacom zozname Zoradiť podľa vyberte položku Hodnoty buniek  .
7. V rozbaľovacom zozname Poradie vyberte ako možnosť zoradenia od najstarších po najnovšie alebo od najnovších po najstaršie  .
   
8. Kliknutím na tlačidlo OK  uložíte nastavenia zoradenia. Uvidíte stĺpec sekcie zoradený chronologicky alebo číselne. Všetky riadky by sa mali zobraziť so zodpovedajúcimi bunkami stĺpcov.

Ako zoradiť viacero stĺpcov v Exceli

Niekedy možno budete potrebovať viacero kritérií triedenia, aby boli údaje lepšie interpretovateľné. Zoradenie viacerých stĺpcov však môže zmeniť usporiadanie údajov v závislosti od rozloženia tabuľky.

Viacnásobné zoradenie by malo byť založené na primárnom zoradení, za ktorým by malo nasledovať presné zoradenie, ako napríklad „Dátum nákupu“, po ktorom nasleduje „Kategória produktu“, po ktorej nasleduje „Oddelenie“.

Vyššie uvedený príklad znamená, že Excel bude triediť najprv na základe dátumov nákupu a potom podľa kategórií produktov v rámci každého súvisiaceho dátumu nákupu. V tomto bode uvidíte všetky produktové kategórie zakúpených položiek zoradené chronologicky pod každým dátumom.

Pointa je, že Excel triedi na základe objednávky, ktorú vytvoríte, takže najprv zoradí stĺpec „Dátum nákupu“ a potom stĺpec „Kategórie produktov“ v rámci každého dátumu.

V každom prípade je najlepšie skopírovať tabuľku, pracovať na duplikáte kvôli porovnávaniu a chrániť pôvodné údaje pred poškodením.

1. Otvorte príslušnú tabuľku a vyberte ľubovoľnú bunku, potom prejdite na panel ponuky v hornej časti a kliknite na kartu Údaje  .
   
2. Ak chcete otvoriť dialógové okno zoradenia, vyberte položku Zoradiť  v lište ponuky v hornej časti.
3. Prejdite do sekcie Stĺpec  v dialógovom okne a kliknite na  rozbaľovaciu ponuku Zoradiť podľa . Vyberte primárny stĺpec triedenia.
4. Vyberte rozbaľovaciu ponuku Zoradiť podľa  a vyberte položku Hodnoty buniek.
   
5. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Objednávka  a vyberte kritériá triedenia, ktoré chcete použiť.
6. Presuňte sa do ľavého horného rohu a vyberte Pridať úroveň.  Tým sa pridá nová sekcia triedenia.
   
7. V časti Stĺpec kliknite na rozbaľovaciu ponuku Potom podľa  a vyberte ďalší stĺpec, ktorý chcete zoradiť. Toto bude sekundárna funkcia triedenia, ktorá triedi v rámci prvej.
8. Kliknite na rozbaľovacie ponuky Zoradiť podľa a Objednávať  a vyberte preferované kritériá.

Pamätajte, že stĺpec, ktorý vyberiete ako prvý, sa stane primárnym kľúčom triedenia. Druhé triedenie filtruje v rámci prvého a tretie filtruje v rámci druhého. Ak zoradenie druhého alebo tretieho stĺpca narúša kritériá, ktoré ste nastavili pre prvý stĺpec, zostane nezoradený.

Ako triediť údaje vo vlastnom poradí v Exceli

Možno budete chcieť zoradiť údaje pomocou možnosti, ktorá nie je predvolene uvedená v Exceli, ako je triedenie podľa malých , stredných , veľkých a veľkých . Abecedné zoradenie ich zaraďuje do nesprávneho poradia a číselné/chronologické zoradenie nie je použiteľné. V tomto prípade môžete vytvoriť vlastné poradie triedenia.

1. Otvorte tabuľku s údajmi, ktoré chcete zoradiť.
2. Prejdite na panel s nástrojmi v hornej časti a vyberte položku Údaje.
   
3.  Na paneli s ponukami vyberte možnosť Zoradiť .
4. Prejdite do sekcie „Stĺpec“, kliknite na rozbaľovaciu ponuku Zoradiť podľa  a vyberte hlavný stĺpec zoradenia.
   
5. V rozbaľovacej ponuke Zoradiť podľa  vyberte položku Hodnoty buniek,  aby ste ich zoradili podľa obsahu.
   
6. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Objednávka  a potom vyberte  kritériá zoradenia od A po Z alebo od Z po A.
7. Ak chcete pridať sekundárne triedenie, kliknite na tlačidlo Pridať úroveň  .
8. Postupujte podľa predchádzajúcich krokov zoradenia: Nastavte  možnosti Zoradiť podľa , Zoradiť podľa a Zoradiť a potom stlačte tlačidlo OK.
   

Ako zoradiť riadok v Exceli

Primárna štruktúra Excelu organizuje údaje do stĺpcov. Niekedy však môžu mať vaše údaje horizontálne rozloženie, kde každý riadok obsahuje iný atribút množiny údajov. V tomto prípade je logickým spôsobom usporiadania údajov triedenie riadkov.

Tu je postup:

1. Keď sú údaje, ktoré chcete zoradiť, otvorené v tabuľke Excel, stlačte kurzor na prvej bunke riadku, ktorý chcete zoradiť, a potiahnutím vyberte všetky bunky s údajmi. 
   
2. Prejdite na navigačný panel v hornej časti a klepnite na možnosť Údaje  . 
   
3. Klepnutím na možnosť Zoradiť  otvoríte dialógové okno s možnosťami zoradenia. 
4. V pravom hornom rohu dialógového okna  vyberte položku Možnosti .
5. Vo vyskakovacom okne Možnosti zoradenia vyberte možnosť Zoradiť zľava doprava  a stlačte OK .
   
6. Prejdite do sekcie Zoradiť podľa  a kliknite na rozbaľovaciu ponuku. 
7. Vyberte riadok 1 alebo riadok 2 alebo ktorýkoľvek riadok, ktorý chcete zoradiť, a klepnite na tlačidlo OK  . Tým sa údaje automaticky zoradia.
   

Zoraďte si tabuľku

Netriedené dáta nikdy nedávajú zmysel. Čo je ešte horšie, ručná organizácia môže zabrať čas a viesť k ľudským chybám. Pomocou Excelu môžete triediť údaje v ľubovoľnom formáte a vytvárať vlastné kritériá. 

Ďalej sa možno budete chcieť dozvedieť, ako používať funkciu VLOOKUP v Exceli na nájdenie potrebných údajov.