Ako porovnať text v Exceli: 8 najlepších a jednoduchých metód

Ak máte čo do činenia s veľkou databázou v excelovskom hárku a potrebujete vyčistiť databázu od duplicitných záznamov, na porovnanie textu v Exceli môžete použiť nasledujúce techniky.

Tabuľka Excel nie je len na udržiavanie finančných účtov, adresárov alebo textových databáz. Môže vám tiež pomôcť pri analýze údajov na vymazanie duplicitných záznamov. Okrem toho môžete použiť niektoré jednoduché vzorce a logické funkcie pracovného hárka programu Excel na porovnanie buniek a rozsahov buniek, aby ste zistili konkrétne hodnoty, ktoré hľadáte.

Hoci môžete vizuálne zoškrabať celý pracovný hárok a nájsť duplicitné alebo cieľové hodnoty, nemusí to byť ideálna metóda, keď pracovný hárok programu Excel obsahuje tisíce položiek. Okrem toho vám jeho rôzne funkcie podmieneného formátovania umožňujú automaticky zvýrazniť bunky, keď zistí hodnotu, ktorú hľadáte.

Čítajte ďalej a zistite, ako porovnávať text v Exceli. Dozviete sa tiež, ako Excel porovnáva text v dvoch stĺpcoch pomocou podmieneného formátovania. Poďme kopať!

Prečo sa potrebujete naučiť porovnávať text v Exceli?

Na vykonanie porovnávacieho textu vo funkcii Excelu môže byť nekonečne veľa dôvodov. Nasledujúce sú však tie najčastejšie, s ktorými sa môžete stretnúť vo svojom osobnom a pracovnom živote:

• Podnikáte a vytvorili ste samostatné excelové databázy pre zákazníkov zo všetkých 50 štátov USA. Teraz niekto pomiešal mená zákazníkov. Tu môžete namiesto manuálneho čistenia hárka použiť porovnávací text v Exceli na nájdenie mien zákazníkov, ktorí sa pomiešali medzi 50 stavmi.
• Vaša firma má dve samostatné databázy pre adresy na čiernej listine a na bielej listine na doručenie tovaru z vášho elektronického obchodu. Zamestnanec si pomýlil adresy. V tejto hroznej situácii môžete použiť funkciu porovnávania reťazcov programu Excel.
• Vytvorili ste nákupný zoznam potravín na celý mesiac a zmiešali ste zoznam s niektorými potravinami, ktoré ste dostali minulý mesiac. Tu môžete použiť porovnanie textu v Exceli.
• Ak ste učiteľ na strednej škole a potrebujete automaticky vyhodnocovať odpovede študentov na otázky, môžete použiť reťazec Excelu na porovnanie stĺpcov a riadkov.
• Na účely propagácie podnikania rozdávate zľavové kódy tisíckam zákazníkov. Teraz chcete znova zacieliť na zákazníkov, ktorí použili zľavové kódy na prezentovanie prémiových produktov a predplatného. Môžete použiť funkciu porovnania textu v dvoch stĺpcoch v Exceli na priradenie mien zákazníkov, ktorí použili propagačné kódy z hlavnej databázy zákazníkov, ktorým ste poslali propagačné e-maily.

Na porovnanie hodnôt a textov v Exceli môžu existovať tisíce ďalších dôvodov. Nech už je dôvod akýkoľvek, nasledujúcich osem metód na porovnanie textu v Exceli v dvoch stĺpcoch bude užitočných:

1. Porovnajte text v Exceli pomocou operátora Equals

Napríklad stačí porovnať dva stĺpce údajov, aby ste sa uistili, že máte všetky spotrebné materiály, ktoré potrebujete. Tu môžete porovnať požadované spotrebné materiály s dodanými pomocou porovnávacieho operátora Equals, ktorý nerozlišuje veľké a malé písmená.

Môžete teda skopírovať referenčné údaje z jednej aplikácie a prilepiť ich do stĺpca referencie alebo požadovaného spotrebného materiálu. Potom môžete importovať cieľové údaje z inej aplikácie a prilepiť údaje do stĺpca cieľov alebo prijatých spotrebných materiálov.

Pri importovaní údajov z rôznych aplikácií nemusíte premýšľať o zhode veľkých a malých písmen a hodnôt textov buniek. Tu je návod, ako funguje porovnanie bez ohľadu na veľkosť písmen:

• Skopírujte a prilepte nasledujúci vzorec do bunky, kde chcete získať výsledok porovnania:

=A2=B2

• Stlačte Enter a Excel zobrazí buď True alebo False v závislosti od referenčných a cieľových údajov.

Preskúmajte Porovnanie textu v Exceli pomocou operátora Equals

• Ak vzorec vyzerá dobre, skopírujte ho a vložte ho do celého stĺpca, aby ste získali okamžitú predstavu o prijatom tovare v porovnaní s objednaným tovarom.

2. Použite funkciu EXACT na porovnanie textu v Exceli

Uvažujme, že pracujete na projekte, kde je dôležité rozlišovať malé a veľké písmená pri porovnávaní hodnôt medzi stĺpcami v excelovom hárku. V tomto scenári nemôžete použiť operátor Rovná sa na porovnanie textu v Exceli.

V tomto jemnom scenári môžete použiť PRESNÝ vzorec, ako je uvedené nižšie:

• Vytvorte príslušnú hlavičku stĺpca a do riadkov pod stĺpcom zadajte referenčné údaje.
• Podobne vytvorte stĺpec s údajmi, ktoré sa majú vyhodnotiť, vedľa prvého stĺpca a vyplňte údaje do riadkov nižšie.

Zistite, ako používať funkciu EXACT na porovnávanie textu v Exceli

• Po dokončení vložte znamienko rovnosti (=) do bunky, v ktorej chcete výsledok porovnania, TRUE alebo Fales, a zadajte nasledujúci vzorec:

=EXACT(B2,C2) (pre rovnaký pracovný hárok)

= PRESNE(Hárok8!B2,Hárok9!C2) (pre rôzne pracovné listy)

• Môžete tiež vybrať referenčné alebo cieľové údaje z iného pracovného hárka toho istého excelového zošita.
• Stlačte Enter a získate rýchle porovnanie na základe veľkých a malých písmen daných textov.

3. Porovnajte text v Exceli pomocou vzorca IF

Uvažujme, že na porovnanie textu chcete použiť buď PRESNÝ vzorec alebo operátor Rovná sa, ale nechcete ako výsledok porovnania vidieť hodnotu TRUE alebo FALSE. V skutočnosti chcete zobraziť texty ako Zhodné a Nezhodné. V takom prípade môžete vnoriť ktorýkoľvek z vyššie uvedených vzorcov do funkcie IF, ako je uvedené nižšie:

• Zadajte znamienko rovnosti (=) a vzorec začnite IF .
• Potom zadajte ktorýkoľvek z vyššie uvedených vzorcov ako logickú výzvu funkcie IF.
• Po logickej výzve zadajte text, ktorý sa má zobraziť, napríklad Zhodný v úvodzovkách.

Ako porovnať text v Exceli pomocou vzorca IF

• Vložte čiarku a potom vložte ďalší text, ktorý má Excel zobraziť, ak logická výzva zlyhá. V tomto prípade je položka Nezhodná obklopená úvodzovkami.
• Konečný vzorec teda vyzerá takto:

=IF(PRESNÁ(B2,C2)„Zhoda“„Nezhoduje sa“)

4. Na porovnanie textu v Exceli použite funkciu VLOOKUP

Napríklad musíte nájsť mená kandidátov zo skupiny A, ktorí sa dostali do užšieho výberu. Tu musíte porovnať mená v skupine A s menami v stĺpci všetkých kandidátov na užšom výbere.

Tu môžete jednoducho použiť funkciu VLOOKUP a nechať Excel porovnať text v dvoch stĺpcoch. Tu je postup:

• Prvý stĺpec pracovného hárka by mal obsahovať mená zo skupiny A .
• V ďalšom stĺpci môžete skopírovať a prilepiť mená kandidátov z užšieho výberu.

Porovnajte text v Exceli pomocou funkcie VLOOKUP

• V najkrajnejšom stĺpci môžete získať výsledky porovnania, v ktorých sa zobrazia mená kandidátov, ktorí sa kvalifikovali v prvom kole.
• Teraz jednoducho skopírujte a prilepte nasledujúci vzorec na miesto, kde chcete porovnávať zoznam názvov skupiny A z užšieho zoznamu mien .

=VLOOKUP(A2;$C2:2:C$15;1;FALSE)

• Ak chcete chyby #N/A nahradiť textom Zlyhanie, použite tento vzorec uvedený nižšie:

=IFNA(VLOOKUP(A2;$C2:2:C$15;1;FALSE)„Nezlyhalo“)

5. Porovnajte text a rýchlo vyhľadajte neprítomných účastníkov

Uvažujme, že ste koordinátorom udalosti na technologickej konferencii. Musíte porovnať účastníkov so zoznamom registrovaných osôb, aby ste mohli poslať certifikáty iba jednotlivcom, ktorí sa dostavili na seminár. Tu je návod, ako to môžete urobiť pomocou vzorca VLOOKUP a IFNA, kde porovnávate text medzi dvoma stĺpcami:

• Vytvorte hlavičku stĺpca pre Registrované a vložte názvy do riadkov nižšie.
• Napravo od tohto stĺpca vytvorte ďalší stĺpec pre jednotlivcov, ktorí sa skutočne zúčastnili seminára.

Ako porovnať text a rýchlo nájsť neprítomných účastníkov

• Do tretieho stĺpca zadajte nasledujúci vzorec:

=IFNA(VLOOKUP(A2;$C2:2:C$15;1;FALSE)„Neprítomné“)

• Skopírujte a prilepte vzorec smerom nadol, aby ste získali súčasný alebo neprítomný stav registrovaných jednotlivcov.

Excel porovná registrované názvy z referenčného stĺpca, aby zobrazil výsledky v treťom stĺpci, kde chcete názvy. Vzorec IFNA tiež zabezpečí, že ak sa zobrazí chyba #N/A, Excel nahradí kód chyby textom Chýba.

6. Porovnajte text v Exceli pre čiastkové hodnoty

Povedzme, že potrebujete porovnať texty medzi stĺpcami A a B, ale nehľadáte absolútnu zhodu. V tejto situácii musíte použiť vzorec FIND, ako je uvedené nižšie:

• Vložte údaje referenčného textu do stĺpca A a cieľové údaje do stĺpca B.

Ako používať FIND na porovnanie textu v Exceli

• V stĺpci C zadajte nasledujúci vzorec na vyhľadanie a zobrazenie hodnoty pre čiastočné porovnanie textu v Exceli:

=FIND(C2;A2)

Použite FIND a ISNUMBER spolu

• Funkcia NÁJSŤ vráti chybu , ak nemôže nájsť čiastočnú zhodu. Funkciu FIND som vnoril do funkcie ISNUMBER . Teraz sa vo vzorci zobrazí PRAVDA , keď dôjde k čiastočnej zhode, a NEPRAVDA , ak sa nezhoduje vôbec.

=ISNUMBER(FIND(C2,A2))

7. Porovnajte texty alebo reťazce pomocou podmieneného formátovania

Predstavte si, že ste v kancelárii, kde máte na starosti kontrolu všetkých nákupov. Od rôznych oddelení podnikania získate rôzne požiadavky na nákup. Vašou povinnosťou je zabezpečiť, aby vaša organizácia neodosielala objednávky na duplicitné položky.

V tomto scenári môže podmienené formátovanie Excelu porovnať dva alebo viac stĺpcov údajov a zvýrazniť bunky, ktoré obsahujú duplicitné hodnoty. Ak si chcete precvičiť tento trik porovnávania textu v Exceli, postupujte podľa týchto krokov:

• Zostavte si databázu textov, ktoré chcete porovnať.
• Vyberte celý rozsah a kliknite na položku Podmienené formátovanie v ponuke Domov na páse s nástrojmi Excel.

Vo voľbe Pravidlá zvýraznenia buniek vyberte možnosť Duplikovať hodnoty

• V rozbaľovacom zozname umiestnite kurzor myši na možnosť Zvýrazniť pravidlá bunky .

Ako porovnávať texty alebo reťazce pomocou podmieneného formátovania

• Zobrazia sa pravidlá viacerých buniek. Vyberte možnosť Duplikovať hodnoty .
• Vo vyskakovacom okne Duplicitné hodnoty môžete vybrať formát zvýraznenia kliknutím na rozbaľovací zoznam Hodnoty s .

8. Porovnajte stĺpce Excelu, ak je text 1 vo vnútri textu 2

Ak potrebujete nájsť množinu textov v rámci skupiny textov, môžete použiť funkciu HĽADAŤ, ako je znázornené tu:

• Vytvorte stĺpec textov pre referenciu a ďalší stĺpec pre testovacie texty.
• Teraz do tretieho stĺpca zadajte nasledujúci vzorec:

=SEARCH(C2;A2)

• Stlačte Enter . Teraz skopírujte a prilepte vzorec do buniek tretieho stĺpca.

Ako porovnať stĺpce programu Excel, ak je text 1 vo vnútri textu 2

• Stlačením klávesu Enter získate ďalšie výsledky.

Excel zobrazí číslo znaku, odkiaľ nájde zhodu s testovacím textom v referenčnom stĺpci.

Záver

Môže existovať mnoho ďalších vzorcov a vnorených vzorcov, ktoré zodpovedajú textom medzi dvoma alebo viacerými bunkami alebo stĺpcami v Exceli. Najjednoduchšie a najpoužívanejšie metódy sú však uvedené vyššie v tomto článku.

Ak poznáte iný intuitívny spôsob porovnávania textu v Exceli, nezabudnite tento spôsob uviesť v poli komentárov nižšie. Medzitým sa môžete naučiť  používať vzorec IF-THEN v Exceli .