Ako archivovať e-maily v programe Microsoft Outlook

V dnešnej dobe majú naše e-mailové účty tendenciu byť preplnené – plné vecí, ktoré nechceme alebo nepotrebujeme. Schránky sa môžu rýchlo upchať, čo spôsobí bolesť hlavy, keď sa snažíte nájsť niečo, čo je skutočne dôležité. V súčasnosti väčšinou používam svoje konto Gmail, ale stále používam konto a program Outlook. Je s ňou spojená jedna z mojich starších – a hlavných – e-mailových adries, s množstvom obchodných spojení. Keďže je však e-mailový účet taký starý, viete si predstaviť, aké množstvo nevyžiadanej pošty tam zvyknem dostať.

Nie je to tak dávno, čo som s hrôzou pozeral na svoju Doručenú poštu a zdvihol ruky do vzduchu. Rozhodol som sa, že je čas – *dúšok* – vyčistiť moju doručenú poštu v Outlooku archivovaním časti chaosu.

Archivácia e-mailových priečinkov v programe Outlook je pomerne jednoduchá. Dúfam, že sa vám tento tutoriál o tom, ako sa to robí, bude páčiť.

Ako manuálne archivovať e-maily v programe Outlook

Aby sa vaša doručená pošta nezaplnila, môžete rýchlo presunúť staré a nechcené do archívu. Toto je úplne samostatný dátový súbor v programe Outlook. Potom k nemu môžete znova pristupovať z e-mailového programu kedykoľvek si vyberiete.

Ak stále používate Microsoft Outlook 2013, budete musieť kliknúť na „Súbor“ , potom na „Informácie“ a potom na Nástroje na čistenie“ . Nakoniec vyberte „Archivovať“ .

Ak používate Outlook 2016 alebo 2019, kliknite na „Súbor“ , potom na „Informácie“ , potom na „Nástroje“ a nakoniec vyberte „Vyčistiť staré položky“ .

V okne, ktoré sa objaví, kliknite na „Archivovať tento priečinok a všetky podpriečinky“ a potom vyberte priečinok, ktorý už nebudete musieť chvíľu vidieť. Potom nájdite miesto, kde je napísané „Archivovať položky staršie ako“ a zadajte dátum.

V spodnej časti poľa kliknite na „OK“ a presto! Tie otravné plné priečinky, s ktorými sa nechcete zaoberať, sú teraz prázdne!

Ako zapnúť automatickú archiváciu e-mailov v programe Outlook

Vďaka automatickej archivácii sa môžete rozhodnúť, ako často sa bude nástroj Archivovať sám spúšťať, kde chcete súbory ukladať a dokonca aj to, ako dlho bude váš obľúbený e-mailový program uchovávať e-maily, kým ich za vás archivuje. Tu je to, čo musíte urobiť, aby ste túto funkciu zapli a nastavili:

Kliknite na „Súbor“, potom na „Možnosti“ a potom na „Rozšírené“ .

Posuňte zobrazenie nadol na „Automatická archivácia“ a vyberte „Nastavenia automatickej archivácie“ .

Začiarknite políčko „Spustiť automatickú archiváciu každých n dní“ a potom vyberte, ako často chcete, aby sa tento nástroj spúšťal.

Prejdite si všetky ostatné možnosti a vyberte si tie, ktoré chcete, vrátane úplného vymazania e-mailov namiesto ich odosielania do archívneho priečinka, aby ste ich navždy opustili.

Ako vypnúť automatickú archiváciu v programe Outlook

Rozhodli ste sa, že už nechcete, aby Outlook automaticky archivoval určité priečinky? Potrebujete kontrolu, aby ste si sami vybrali, kedy a ako to urobiť? Ľahunké! Stačí znova vypnúť automatickú archiváciu:

Stlačte ešte raz tlačidlo „Súbor“ , vyberte „Možnosti“ a potom  „Rozšírené“ . Nájdite „AutoArchive“ a znova kliknite na tlačidlo Nastavenia.

Zrušte začiarknutie políčka „Spustiť automatickú archiváciu každých n dní“ a všetko je pripravené!

Máte nejaké ďalšie otázky týkajúce sa programu Outlook, s ktorými vám môžem pomôcť? Zanechajte mi komentár alebo nám pošlite e-mail a ja sa pokúsim pomôcť.

Príjemné posielanie e-mailov!