Máte problémy so správou dokumentov?

Keď podnikáte, správa dokumentov môže byť niekedy prekliatím vašej existencie. Od veľkých súborov až po nespočetné množstvo e-mailov, práca s toľkými informáciami môže byť náročná na správu, najmä ak na vás lietajú termíny zo všetkých strán.

Problém je v tom, že na trhu je len toľko nástrojov, ktoré sľubujú, že vám pomôžu, no narobia viac škody ako úžitku. Tu je niekoľko jednoduchých spôsobov, ako pomôcť znížiť úroveň stresu a ušetriť peniaze efektívnou správou dokumentov.

Obsah

• 1 Výhody efektívnej správy dokumentov
• 2 Aké jednoduché kroky vám pomôžu lepšie spravovať vaše dokumenty?
  • 2.1 1. Vytvorte si postup správy súborov
  • 2.2 2. Navrhnite plán súborov a rozvrh
  • 2.3 3. Usporiadajte existujúce súbory
  • 2.4 4. Zlikvidujte neaktuálne a nadbytočné súbory
  • 2.5 5. Vytvorte plány skladovania a likvidácie
  • 2.6 6. Zabezpečte pravidelnú údržbu

Výhody efektívnej správy dokumentov

Plánovanie, správa a dokonca organizovanie úloh alebo dokumentov je veľa práce. Existuje mnoho poskytovateľov služieb, ktorí vám to môžu odobrať z taniera, ale aké sú výhody používania efektívnej správy dokumentov?

• Predchádzanie porušovaniu právnych predpisov
• Lepšie využitie kancelárskych priestorov
• Vylepšený prístup k dokumentom
• Ochrana dôverných informácií
• Znížené náklady na každodennú prevádzku
• Vylepšená efektivita kancelárie
• Znížený počet sťažností zákazníkov

Aké jednoduché kroky vám pomôžu lepšie spravovať vaše dokumenty?

Správa dokumentov nie je jednoduchá úloha. S príchodom internetu máme teraz k dispozícii záplavu informácií a množstvo komunikácie. Všetko je online, od sťahovania filmov až po nakupovanie potravín. Z tohto dôvodu sa správa vašich dokumentov stala ťažšou ako kedykoľvek predtým.

Existuje niekoľko nástrojov/softvéru na správu rôznych dokumentov, ktoré denne používa podnik. Pre bežné dokumenty máme systém správy dokumentov, zatiaľ čo systém správy zmlúv je najvhodnejší pre špecifické dokumenty, ako sú zmluvy. Tieto jednoduché kroky sú však účinné pre všetky formy dokumentov.

1. Vytvorte si postup správy súborov

Mnoho podnikov má množstvo dokumentov, ktoré potrebujú mať kedykoľvek pod kontrolou, no ani netušia, ako dobre ich sledujú, nieto ešte, čo s nimi robiť, aby k nim mali v prípade potreby ľahký prístup. Úplne prvá vec, ktorú by mali všetky podniky urobiť, je vytvoriť postup pre správu dokumentov.

To sa dosiahne vytvorením špecifických smerníc a procesov, ktoré chcete pri správe dokumentov dodržiavať. Je potrebné venovať čas dôkladnému vysvetleniu dokumentov, ktoré by sa mali uchovávať. dokumenty požadované na dennej báze, ako dlho by sa mal dokument uchovávať alebo kedy by sa mal zlikvidovať.

2. Navrhnite plán a rozvrh súborov

Ak chcete byť úspešní pri správe svojich dokumentov, postupujte podľa plánu a plánu súborov. To vytvorí konzistentnosť a pomôže vám stať sa produktívnejšími vo vašom podnikaní. Či už pracujete na probléme pre klienta alebo posielate faktúru zákazníkovi, všetky tieto veci by mali ísť do priečinkov. Súbory by sa mali čo najčastejšie pridávať do programu, ktorý používate na správu dokumentov.

3. Usporiadajte existujúce súbory

Usporiadanie existujúcich súborov je skvelý spôsob, ako začať spravovať svoje dokumenty. Či už uvažujete o kúpe softvéru alebo nie, je dôležité najprv usporiadať existujúce dokumenty.

To vám dá predstavu o tom, aké komponenty systému správy dokumentov si prajete a čo presne pre vás budú robiť.

Pomôže vám tiež zistiť, či potrebujete softvér alebo sa môžete spoľahnúť na pero a papier na správu dokumentov.

4. Zlikvidujte neaktuálne a nadbytočné súbory

Každý má zvyčajne vo svojom počítači niekoľko súborov, ktoré sú zastarané alebo už nie sú potrebné. Bohužiaľ, tieto súbory majú tendenciu sa hromadiť vo veľkom počte. Je mimoriadne dôležité, aby ste sa zbavili starších verzií a zistili, kde máte uložené nadbytočné kópie . Je tiež dôležité vyhnúť sa ukladaniu rovnakých súborov znova a znova.

5. Vytvorte plány skladovania a likvidácie

Aby ste mohli správne spravovať svoje dokumenty, musíte určiť, čo je dôležité a čo možno po primeranom čase dočasne archivovať. To je dôvod, prečo by ste si mali naplánovať skladovanie a likvidáciu, aby vaše dokumenty len tak nelietali.

6. Zabezpečte pravidelnú údržbu

Je dôležité mať pravidelnú údržbu vašich obchodných dokumentov, ako sú vlastnícke práva a záznamy o zmluvách. Tieto dokumenty majú tendenciu sa rýchlo hromadiť a v dôsledku toho by bolo ťažké ich nájsť, keď ich potrebujete. Preto je potrebné mať organizovaný systém na správu vašich obchodných dokumentov.

Vzhľadom na to, že takmer každý dnes pracuje s počítačmi a narastá počet mobilných telefónov, dôležitosť dobre organizovanej a bezpečnej správy dokumentov má prvoradý význam. Ale správa vašich súborov bude niečo, s čím sa stretneme všetci. Je dôležité mať správne nástroje a vaše informácie bezpečne uložené.

Možno si ani neuvedomujete, aké ľahké je stratiť informácie alebo že ich momentálne ukladáte na nesprávne miesto. Existuje mnoho rôznych typov nástrojov na správu , ktoré vám pomôžu správne ukladať súbory. Preto je niečo, na čo treba dávať pozor, keď vaša firma rastie, aby ste sa uistili, že efektívne narábate so všetkými aspektmi svojho podnikania – vrátane narábania so súbormi.