Kako uporabljati Microsoft Planner za izboljšanje delovnega poteka

Orodje za upravljanje projektov, Microsoft Planner, je podobno brezplačnim ali plačljivim storitvam, kot sta Trello ali Asana. Planner, ki je vgrajen neposredno v Office 365, vam lahko pomaga zmanjšati kaos pri delu in izboljšati potek dela. Evo kako.

• Ustvarite kategorije za različna opravila v načrtovalniku z "vedrčki"
• Sledite opravilom v načrtovalniku tako, da nastavite napredek, datume, dodate podrobnosti na kartice in drugo
• Uporabite filtre ali razvrstite po funkciji, da boste lažje izbrali pomembna opravila
• Preizkusite grafikone, da dobite analitičen pogled na svoj napredek

Če je vaše delovno mesto ali podjetje naročeno na Microsoft Office 365 , obstaja veliko odličnih orodij, ki jih lahko uporabite za izboljšanje učinkovitosti. Nekaterih od teh smo se že dotaknili, med drugim Teams , Outlook , OneDrive in OneNote . Zdaj pa je čas, da svojo pozornost usmerimo na Microsoftov načrtovalec.

Orodje za upravljanje projektov, Planner je podobno brezplačnim ali plačljivim storitvam Trello ali Asana. Na voljo je brez dodatnih stroškov in je vgrajen neposredno v Office 365 ter lahko pomaga vaši organizaciji slediti pomembnim nalogam in izboljšati potek dela. Tukaj je več o tem, kako ga uporabljamo v Blog.WebTech360, in vodnik, kako ga lahko uporabite tudi na svojem delovnem mestu.

Ustvarite kategorije za različna opravila z "vedri"

V središču izkušnje načrtovalca so nekatere stvari, znane kot "načrt", "vedra" in "deske". Prvič, tabla je dom vašega načrta ali seznama nalog. Ko ustvarite načrt v Načrtovalniku z gumbom (+) na stranski vrstici, boste imeli novo tablo. Nato lahko znotraj plošče ustvarite različne "vedre" za organizacijo različnih vrst nalog.

To lahko storite s pritiskom na povezavo "Dodaj novo vedro" na vrhu plošče. Tukaj v Blog.WebTech360 uporabljamo Planner za sledenje naših novic. Imamo tudi različne plošče za naše druge vrste pokritosti, vključno s Office 365 in navodili. Običajno imamo tudi vedra za ideje za zgodbe, novice, DIBS, pa tudi posebno vedro za urednike, da označijo dokončane zgodbe.

Ko dodate vedro, je pod imenom vedra ločen gumb (+). To vam bo omogočilo, da ustvarite novo kartico opravil in nastavite rok ali jo dodelite članu ekipe. Več o tem imamo spodaj.

Pogled na vzorčno ploščo v načrtovalniku microsoft

Sledite opravilom z nastavitvijo napredka, datumov, dodajanjem podrobnosti na karticah in še več

Kartice opravil v Plannerju lahko izkoristite na veliko načinov za svojo produktivnost. S spustnim menijem ga lahko premaknete v različne segmente, spremenite njegov napredek ter nastavite začetni datum in rok. Prav tako lahko vnesete opis, da svojim sodelavcem sporočite, kaj delate. na. Zaradi poenostavitve obstaja celo kontrolni seznam, ki lahko pomaga spremljati napredek vsega, kar je bilo dodeljeno.

Še bolje, obstaja tudi gumb »Dodaj prilogo«, s katerim lahko vstavite datoteke ali povezave, ki bodo vidne na sami kartici. To funkcijo pogosto uporabljamo tukaj v Blog.WebTech360, da delimo povezave do virov za vse članke, o katerih pišemo.

Poleg tega obstajajo različne barvne "oznake", ki potekajo ob strani vsake kartice opravil. Na voljo jih je skupno šest, za vsakega pa lahko prilagodite ime. Tako boste ob strani kartice nalepili barvno nalepko in pomagali ustvariti vizualni namig o tem, kaj kartica pomeni. Za nas v Blog.WebTech360 uporabljamo oznake »visoka prioriteta« in »nizka prioriteta«.

Vzorčna kartica v načrtovalniku microsoft

Uporabite filtre ali razvrstite po funkciji, da boste lažje izbrali, kaj je pomembno

Ko v načrtovalec dodajate vedno več opravil in seznamov, bo morda postalo težko slediti dogajanju. Na srečo obstaja funkcija filtra, ki lahko pomaga. Na voljo v zgornjem desnem kotu okna, vam bo omogočilo filtriranje nalog samo na podlagi vašega imena --- ali imena vašega sodelavca.

Kot alternativo lahko uporabite tudi funkcijo "Razdruži po", da spremenite videz seznamov. To vam bo omogočilo združevanje po osebi, ki ji je naloga dodeljena, po napredku ali po rokih in oznakah.

Možnost »dodeljeno« pod skupino po

Preizkusite grafikone, da dobite analitičen pogled na svoj napredek

Načrtovalec je lahko včasih nered in (kot šef ali vodja) morda ne boste vedno videli, na čem se dela in kdo je pri kateri konkretni nalogi. Na srečo ima Microsoft v načrtovalniku vgrajeno lepo majhno funkcijo, ki lahko pomaga.

V zgornji menijski vrstici, poleg imena načrta, boste videli ikono, ki je videti kot graf. Če kliknete to, vas preklopi v način grafikona. Ogledate si lahko skupno stanje načrtov in več podrobnosti o tem, katera opravila so bila začeta, v teku, pozno ali dokončana. Ogledate si lahko tudi število opravil na vedro in število opravil na člane. Na strani si lahko ogledate tudi seznam z vsemi razpoložljivimi predmeti vedra.

Podobna funkcija je na voljo tudi vsem v skupini, da si lahko vizualno ogledajo svoje naloge v vseh načrtih in segmentih. Preprosto kliknite ikono kroga na levi stranski vrstici, da odprete stran s pregledom. Dobili boste vizualni pogled, koliko nalog vam je ostalo in še več.

Diagrami v načrtovalcu

Kako boste uporabljali Planner?

Kot lahko vidite, je Planner zelo zmogljivo orodje. Obstaja več kot en način, kako ga lahko uporabite za odpravo kaosa in boljše upravljanje nalog v okolju na delovnem mestu. Vgrajen je neposredno v Office 365 in dobite lahko vse, kar potrebujete za upravljanje svoje ekipe, ne da bi vam bilo treba skrbeti, da boste morali preklapljati med različnimi storitvami ali aplikacijami. Ali menite, da boste v svojem podjetju uporabljali Planner? Sporočite nam v spodnjih komentarjih.