Kako preprečiti neprijetne trenutke spletnega sestanka

Možnost oddaljenih spletnih sestankov doma je lahko zelo priročna. Predstavlja pa tudi cel seznam priložnosti za zelo neprijetne trenutke.

Če imate otroke, hišne ljubljenčke, dojenčke ali celo okno za seboj, ki prikazuje na prostem, imate vse sestavine recepta za katastrofo.

V tem članku bomo obravnavali nekaj najpogostejših težav, ki bi lahko privedle do neprijetnih spletnih sestankov, in kako jih preprečiti.

Spletna srečanja: Kaj bi lahko šlo narobe?

Eden najbolj znanih primerov takšnega neprijetnega trenutka se je zgodil profesorju Robertu Kellyju, ko je z njim v živo na televiziji intervjuval BBC.

Eden od Kellyjevih malčkov je vstopil v njegovo pisarno sredi intervjuja, prav tako tudi njegov dojenček v hojci. Končno njegova podivjana žena priteče v sobo, da bi iz sobe spravila otroke.

Ne samo, da je bil to neprijeten trenutek spletnega srečanja, ampak je bil trenutek, ki se je odvijal v živo in je bil predvajan po vsem svetu milijonom gledalcev.

Preprečevanje neprijetnih trenutkov spletnega sestanka

Obstajajo načini, kako lahko nastavite svoj delovni prostor, računalnik in sam sestanek, da zmanjšate verjetnost morebitnih nesrečnih dogodkov.

Če upoštevate vse te smernice, ste lahko prepričani, da bodo vsa vaša spletna srečanja potekala gladko in brez »nepozabnih« trenutkov.

Blokirajte svojo kamero, ko je ne uporabljate

Obstaja veliko varnostnih razlogov, zakaj bi morali imeti spletno kamero pokrito, razen če je v uporabi. A ne glede na varnost, prav tako ne želite prikazati svojega videa na začetku spletnega sestanka, preden ste pripravljeni.

Obstajajo zgodbe o ljudeh, ki so jih ujeli med sestankom na stranišče, ker je bila njihova spletna kamera usmerjena proti odprtim vratom kopalnice. 

To se lahko zgodi zaradi več razlogov.

• Spletna kamera se samodejno vklopi ob začetku srečanja
• Med sestankom pozabite, da je kamera vklopljena
• Mislili ste, da se je sestanek končal, vendar je kamera še vedno vključena, medtem ko so osebe povezane

Vse te scenarije najlažje preprečite tako, da uporabite drsni pokrov na spletni kameri, če ga ima. Če se ne, imejte pri roki nekaj lepilnega traku, da ga držite čez kamero, ko je ne uporabljate.

Uporabite zavese na oknih v ozadju

Windows je morda odličen za osvetlitev vaše pisarne, a ko ste na spletnem sestanku, lahko povzročijo veliko težav.

Obstaja več scenarijev, ki lahko povzročijo zadrego z okni, zato raziščimo tri glavne.

Izgledaš kot zlobnež

Predstavljajte si, da se nekdo pojavi na sestanku in se zdi le kot senca v zatemnjeni sobi. Kakšen bi bil vaš prvi vtis o tej osebi?

Večino ljudi bi spomnili na številne filme, kjer zlobnež sedi v ječni brlog in snuje svoj naslednji zlobni načrt.

Svetloba, ki teče skozi okno, se igra z večino spletnih kamer in jih prisili, da samodejno filtrirajo svetlobo, zaradi česar je celotna soba videti veliko temnejša, kot v resnici je.

To težavo boste najlažje rešili tako, da boste vsa okna za seboj zagrnili z zavesami in med sestanki imeli zavese ali senčila vedno zaprte.

Hišni ljubljenčki obožujejo okna

Tudi hišni ljubljenčki obožujejo okna, hišni ljubljenčki in spletna srečanja pa so redko dobro združeni.

Če opazite, da se ljudje na sestanku smejijo ali smejijo, medtem ko govorite, boste morda želeli pogledati za seboj.

Možnosti so precej dobre, da vaša mačka ne bo dobra.

Če ste pripravljeni začeti spletni sestanek, spravite vse svoje hišne ljubljenčke iz sobe, da se ne bodo skrivali na okenski polici in vas pripravljeni osramotiti med videokonferenco.

Opomba: Če zaprete vrata pisarne (in jih zaklenete), lahko preprečite nezaželene hišne ljubljenčke in druge nepovabljene goste.

Na prostem ni vedno lepo

Druga težava z okni so stvari, ki se dogajajo na drugi strani teh oken.

Ali res želite, da vaši sodelavci ali drugi udeleženci sestanka vidijo vašega soseda, kako zunaj kosi trato v pižamah? 

Nikoli ne veste, kdo ali kaj bo šlo mimo okna, zato je to še dodaten razlog, da poskrbite, da ima okno za vami zavese in jih uporabite.

Povečajte osvetlitev

Ko že govorimo o osvetlitvi, je dobro osvetljena pisarna najboljši video med spletno konferenco. Najboljši način za popolno osvetlitev je, da svojo mizo postavite tako, da je okno (z odprtimi zavesami) za monitorjem, proti kateremu ste obrnjeni, ali ob strani. 

Naravna svetloba iz oken ob strani deluje ravno nasprotno kot okno za vami. Namesto da bi prisilila spletno kamero, da filtrira svetlobo, na vas osvetli naravno svetlobo, ki jo kamera zajame.

Če nimate okna v svoji pisarni, je naslednja najboljša rešitev, da prižgete čim več stropnih luči.

Še bolje, uporabite luči Philips Hue in jih nastavite na najsvetlejšo nastavitev.

Pospravite pred sestanki

Glede na študijo Univerze v Michiganu iz leta 2018 so psihologi ugotovili, da so ljudje negativno mnenje o ljudeh razvili samo zaradi stanja v njihovi pisarni.

Ta ugotovitev ni presenetljiva. Vendar pa je žalostno, če ste ves teden trdo delali in preprosto niste imeli časa, da bi počistili prostor okoli sebe pred tistim spletnim videosestankom.

Enostavna rešitev je, da si v koledarju določite vsaj 15 minut pred začetkom videosestanka. Ta čas porabite za pobiranje vsega nereda za seboj. Vsaj počisti vse, kar vidi kamera.

To morda ne pomeni, da je celotna soba čista ali da vaše namizje ni še vedno nereda, vendar če ljudje, ki se udeležijo sestanka, ne vidijo nereda, ne bodo vedeli nič bolje.

Oh zvoki, ki jih ustvarjamo

Zvok je lahko vaš najhujši sovražnik med videokonferenco. Vaš mikrofon vas lahko spravi v zadrego na različne načine. 

Preprosto pozabite, da je mikrofon vklopljen, in storite nekaj od naslednjega:

• Jedo čips ali kaj drugega hrustljavo in glasno
• Mmrmranje nekaj negativnega o sodelavcu pod sapo, ki ga vsi slišijo
• Osebni stranski pogovor z zakoncem ali drugim družinskim članom
• Spuščanje neprijetnih telesnih zvokov

Vsi ti scenariji so lahko od rahlo šaljivih do boleče neprijetnih. 

Kaj je rešitev? Na začetku sestanka vedno preverite, ali je vaš zvok izklopljen, razen če morate govoriti, in med sestankom pozorno spremljajte stanje svojega mikrofona. 

Še bolje, konfigurirajte nastavitve programske opreme za videokonferenco tako, da bo mikrofon samodejno izklopljen, ko se sestanek začne.

V Skypeu lahko to nastavitev najdete v meniju Nastavitve pod Avdio in video . Prepričajte se, da je Vklop zvoka za dohodne klice izklopljen.

Večina glavnih aplikacij za videokonference ima podobno nastavitev za mikrofon.

Drugi koristni nasveti

Upoštevanje vseh zgornjih nasvetov bo zagotovilo, da bodo vaše videokonference potekale gladko in brez kolcanja. 

Nekaj ​​drugih nasvetov vam lahko pomaga pri videoklicih:

• Skupna raba zaslonov : Ko delite svoj zaslon, ne izberite gumba za skupno rabo, dokler ne vidite označenega pravilnega zaslona. Vsaka večja aplikacija za spletne konference poudari zaslon, ki ste ga izbrali, tako da vedno veste, kateri zaslon boste dali v skupno rabo. Če delite napačen zaslon, lahko ljudje vidijo stvari, ki jih ne želite.
• Sramotna obvestila : Nič ni hujšega od tega, da vam sodelavec pošlje osebno sporočilo, medtem ko si med sestankom delite svoj zaslon. Onemogočite obvestila Windows pred vsako video konferenco.
• Postavitev okna : Pogosta napaka, ki jo ljudje delajo, je, da okno za klepet postavijo tako, da so obrazi vseh na zaslonu stran od spletne kamere. Namesto tega ga postavite na isti zaslon, da bo videti, kot da gledate neposredno v ljudi.
• Virtualna ozadja – večina aplikacij, kot sta Zoom in Skype, zdaj omogoča izbiro virtualnega ozadja. Izberete lahko nekaj iz prednastavitev ali pa prenesete svojo sliko in jo uporabite kot ozadje. Nekatere aplikacije omogočajo tudi zameglitev ozadja, tako da, če imate slabo ozadje za klic, si zagotovite virtualno.

Ste med videokonferencami kdaj imeli neprijetne trenutke? Z veseljem bomo slišali vašo zgodbo v spodnjem oddelku za komentarje.