Slik kan IT-administratorer slette Office 365-kontoer og brukere

Her er hvordan IT-administratorer kan slette gamle Office 365-kontoer og også fjerne lisenser for å unngå å betale for ubrukte/slettede brukerkontoer.

Besøk Microsoft 365 Admin Center

Sørg for at bryteren Prøv det nye administrasjonssenteret er slått av på toppen

Klikk på Brukere i sidefeltet, velg brukeren som skal slettes og velg Slett bruker

Gå til Faktureringssiden til Microsoft 365 Admin Center

Klikk på Produkter og tjenester-siden

Velg abonnementet og velg deretter Legg til/fjern lisenser for å slette lisensen.

Når noen forlater en jobb eller ikke lenger er i en organisasjon, er det fornuftig å slette dataene deres og fjerne dem fra Office 365. Dette frigjør ikke bare en plass for fremtidige ansatte, men det forhindrer brukeren i å gå tilbake og få tilgang til dataene sine. Det eliminerer også å betale en ekstra Office 365-abonnementsavgift for brukeren. I denne veiledningen skal vi ta en titt på hvordan IT-administratorer kan slette gamle Office 365-kontoer.

Litt informasjon

Før vi går inn på noe, vil vi nevne at dette kun er en veiledning for IT-administratorer. Bare personer som har tillatelser for global administrasjon eller brukeradministrasjon for Office 365 for en bedrift eller skole, kan slette brukerkontoer. Det er også verdt å merke seg at en IT-administrator bare har 30 dager på seg til å gjenopprette kontoen før brukerens data slettes permanent.

Vi vil også nevne at selv om du sletter en Office 365-bruker, vil du fortsatt betale for lisensen deres. Du må ta det ekstra trinnet å slutte å betale for lisensen eller flytte den til en annen bruker for å unngå å betale ekstra.

Hvis det er en bekymring å miste viktig bedriftsinformasjon, finnes det måter å sikkerhetskopiere en tidligere brukers data på , om nødvendig. Til slutt er det fortsatt mulig å beholde brukerens e-post, før du sletter kontoen ved å flytte e-posten til et annet sted. IT-administratorer med Office 365-abonnementer på bedriftsnivå kan også bevare postboksdataene til en slettet Office 365-brukerkonto ved å gjøre den om til en inaktiv postboks.

Trinn 1: Slett en bruker

Hvis du sletter en brukerkonto som du har konvertert til en delt postboks, må du ta en spesiell vurdering før du sletter en bruker. Det er også spesiell vurdering hvis du har konfigurert videresending av e-post på kontoen.

Grunnen til? Når en person svarer på en melding sendt til den delte postkassen, vil e-posten se ut til å være fra den delte postkassen og ikke fra den enkelte brukeren. I tillegg avhenger videresending av e-post også av at den faktiske kontoen fortsatt er aktiv, og hvis du sletter kontoen, blir postkassen inaktiv. I disse situasjonene anbefaler Microsoft at du slutter å betale for lisensen i stedet for å slette kontoen (som vi beskriver i neste avsnitt.)

Uansett, for å komme i gang med å slette en Office 365-konto eller -bruker, må du besøke Microsoft 365 Admin Center . Herfra vil du sørge for at Prøv den nye administrasjonssenter-bryteren er slått av på toppen. Du kan deretter klikke på Brukere i sidefeltet, velge brukeren du vil slette og velge Slett bruker.

IT-administratorer med mer inngående erfaring kan også fjerne mange brukere samtidig med Remove-MsolUser PowerShell cmdlet. Vi kommer ikke inn på de tekniske aspektene ved det, men du kan lese om det her hvis du ønsker det .

Trinn 2: Slutt å betale for lisensen deres

Igjen, sletting av en Office 365-konto betyr fortsatt at du betaler for lisensen. Du kan slutte å betale for lisensen ved å gjøre følgende. Du vil først gå til Faktureringssiden til Microsoft 365 Admin Center . Deretter vil du klikke på Produkter og tjenester-siden. Du kan deretter velge abonnementet og deretter velge Legg til/fjern lisenser for å slette lisensen. Du kan også overføre lisensen til noen andre fra samme side, om nødvendig. Bare vær oppmerksom på at det ikke vil bli tildelt noen automatisk.

Andre merknader

Avhengig av situasjonen din, kan det hende du ikke kan fjerne den tilsvarende lisensen når du har fjernet en Office 365-bruker (i dette tilfellet kan du fortsatt tilordne den nå frigjorte lisensen til en ny bruker). Dette vil skje hvis du har kjøpt lisenser gjennom en partner eller volumlisensiering. Det kan hende du heller ikke kan fjerne lisenser hvis du betaler for en årlig plan eller hvis du er midt i en faktureringssyklus. I dette tilfellet vil du ikke kunne fjerne lisensen fra abonnementet ditt før forpliktelsen er fullført. Du kan lære mer om sletting av Office 365-kontoer fra Microsoft her .