Slik bruker du To Do i Outlook med Microsoft 365 for produktivitetsfordelen

Microsoft Outlook har integrasjon med To Do, et oppgavebehandlingsverktøy som kan hjelpe deg med å bli litt mer produktiv. Her er hvordan du kan bruke det.

• "Min dag"-visningen lar deg legge til oppgaver du ønsker å utføre hver dag
• "Viktig"-visningen lar deg legge til viktige og presserende oppgaver
• "Planlagt"-visningen lar deg legge til oppgaver for fremtiden
• Du kan også se oppgaver fra e-poster og Microsoft Planner med delen "Tildelt deg" og "Flagget e-post"

Hvis du er en Microsoft 365 Personal, Family eller Business-abonnent, har du kanskje lagt merke til et lite hakemerke nederst til høyre i postkassen når du ser på sidefeltet i Outlook på nettet. Hvis du også klikker Prøv den nye Outlook-bryteren, er dette en kobling som tar deg til å prøve en forhåndsvisningsintegrasjon med To Do, Microsofts nye oppgavebehandlingsverktøy.

Dette verktøyet er noe som både småbedriftseiere, elever, foreldre eller lærere kan finne det nyttig. Den kan hente viktige flaggede e-poster, vise deg ting som er planlagt, og til og med hente oppgavene dine i Microsoft Planner. Her er en titt på alt dette, og hvordan du kan bruke det til din produktivitetsfordel.

Min dag og gjøremål

Det første som merkes i To Do er det som er kjent som «Min dag». My Day er en ny, ren tavle for å legge til visse oppgaver du ønsker å utføre hver dag. Du kan manuelt legge til vanlige oppgaver med knappen Legg til en oppgave, eller du kan se foreslåtte reiseruter og andre elementer for dagen din med lyspæreikonet øverst på skjermen. Forslag vil bli gruppert etter i går, senere og tidligere, basert på når To Do mener du bør legge dem til. Du kan klikke på +-ikonet ved siden av oppgaven for å legge den til, eller sirkelboksen for å fullføre den. Andre alternativer tilgjengelig fra Min dag-siden inkluderer alternativer for sortering. Du vil se alternativer for å sortere etter viktighet, forfallsdato, alfabetisk eller opprettelsesdato.

Bemerkelsesverdig er også delen "Oppgaver" i To Do. Dette vises nederst i sidefeltet og er listen din over alle tingene du har lagt til To Do fra alle kategoriene som vi skal diskutere neste gang.

Viktig i å gjøre

Neste opp i To Do er det som er kjent som «Viktig». Viktig i å gjøre er en samling oppgaver som du har merket som haster, si å delta på det viktige møtet, eller gi karakteroppgaver, eller til og med mate kattungene. Disse vil få ekstra visuell oppmerksomhet takket være stjerneikonet du ser ved siden av dem. Viktige oppgaver fungerer på samme måte som andre oppgaver. Etter å ha opprettet en med Legg til en oppgave-knappen, vil du se den fylle ut listen, og du kan merke som viktig med en stjerne. Du kan fullføre den ved å klikke på sirkelen. Alle oppgaver i To Do vil også ha et ikon ved siden av oppgaven for å fortelle deg hvor den kom fra --- det være seg Min dag eller en e-post.

Planlagt i To Do

Et tredje område i To Do er det som er kjent som planlagt. Som navnet tilsier, er planlagte oppgaver oppgaver for fremtiden. Du kan opprette disse oppgavene med +-ikonet, og deretter klikke på legg til. Når den er lagt til, kan du endre forfallsdatoen ved å høyreklikke og velge en annen dato. Et tradisjonelt venstreklikk på oppgaven vil i mellomtiden gi deg påminnelsesalternativer, trinn og flere alternativer for å angi en annen dato. Du kan til og med legge ved filer eller legge igjen notater hvis du trenger det.

Tildelt til deg og flagget e-post i To Do

Hvis den lille bedriften eller skolen din abonnerer på Microsoft 365 og bruker Microsoft Planner, er denne delen av To Do noe for deg. "Tildelt til deg"-delen vil vise deg oppgaver som er tildelt deg av ledelsen gjennom To Do eller Microsoft Planner.

Du må kanskje se den opp ved å klikke på Opprett-knappen i popup-vinduet i sidefeltet, for å koble Planner-kontoen din til To Do. Når den er konfigurert, vil alle Planner-oppgaver vises i To Do. Du kan til og med se gamle ved å klikke på . . . og velg deretter Vis fullførte oppgaver. Det er en fin liten funksjon som gir deg et godt produktivitetsløft og en titt på alle oppgavene du trenger å fullføre for dagen.

Vi vil også snakke om delen Flagget e-post også. Hvis du har flagget noen e-poster i Ourlook, vil de dukke opp i denne delen av To Do. Herfra kan du høyreklikke på oppgaven for å legge den til "Min dag"-listen, fjerne viktigheten eller endre forfallsdatoen. Dobbeltklikk på det, i mellomtiden, vil vise deg informasjonen fra meldingen, og la deg åpne den i Outlook. Igjen, det er en fin liten snarvei for å unngå å måtte klikke gjennom flere ting for å finne det som er viktig.

Andre aspekter ved To Do

Vi har berørt kjerneaspektene ved To Do, men du kan også utnytte Liste-funksjonen til tjenesten også. Når du legger til en oppgave i To Do, kan du lage en liste for den. Si at hvis oppgaven er å gå på shopping, kan du høyreklikke på oppgaven og deretter lage en liste for den. Listen vises i sidefeltet, og du vil kunne krysse av for ting etter hvert som du fullfører dem. Det er en veldig fin måte å håndtere kompliserte situasjoner på, som å karakterisere papirer eller til og med en oversikt over ting.

Hvis du synes To Do er nyttig, gi oss beskjed i kommentarene nedenfor. Og sjekk gjerne ut nyhetssenteret vårt , der vi snakker om de andre Microsoft 365-appene og -tjenestene.