Slik bruker du Microsoft Lists avanserte listeredigering

Slik åpner du Microsoft Lists avanserte listeredigering:

Åpne en liste i Microsoft Lists.

Klikk på Innstillinger-ikonet øverst til høyre.

Klikk "Listeinnstillinger" for å åpne listens innstillinger i SharePoint.

Microsoft Lists er et nytt datalagrings- og organisasjonssystem som blander regneark, databaser og nettapper sammen. Lists er egentlig et nytt grensesnitt på toppen av den eksisterende SharePoint Lists-infrastrukturen. Vi har tidligere vist hvordan du oppretter en ny liste i selve Lister ; nå skal vi gå i dybden på listekonfigurasjon ved å bruke SharePoint-grensesnittet.

Lists gjør en god jobb med å gjøre seg selv så tilgjengelig som mulig. SharePoint-støtten blir bare avslørt når du leter etter den. Når du ser på en liste, klikker du på Innstillinger-ikonet øverst til høyre og deretter på «Listeinnstillinger» for å åpne konfigurasjonsalternativene i SharePoint.

Skjermbildet SharePoint List Settings er mye tettere enn det du får i Lists-appen. Du har omfattende administrasjonsmuligheter for å tilpasse listens felt, validering, tillatelser og metadata.

Generelle innstillinger

Startende fra toppen inneholder "Generelle innstillinger" globale kontroller som gjelder for selve listen, eller alle data i listen. Vi kommer ikke til å dekke alle alternativer her, da mange av dem bare brukes i SharePoint Lists UI, ikke Lists-appen.

Noen bemerkelsesverdige innstillinger finner du i "Avanserte innstillinger". "Tillatelser på varenivå" lar deg kontrollere hva brukere kan se på delte lister, for eksempel alle elementer eller bare elementer de har opprettet selv.

Alternativet "Vedlegg" kan brukes til å deaktivere muligheten til å legge til vedlegg til nye elementer i lister, som er på som standard. Lenger ned på skjermen er det innstillinger for å kontrollere om listeelementer kan vises i søkeresultater og om de kan lastes ned til brukernes enheter.

Kolonner

Tilbake på skjermbildet for hovedlisteinnstillinger er delen "Kolonner" verdt ytterligere oppmerksomhet. Ved å klikke på et kolonnenavn kan du redigere egenskapene. Alternativene som er tilgjengelige her vil avhenge av kolonnens datatype. Noen eksempler du kan se inkluderer muligheten til å angi maksimale tegnlengder (for tekstfelt), angi standardverdien for nye elementer og bytte om feltet er en nødvendig inndata.

Interaktive datatyper, for eksempel flervalgskomponenten, vil ha flere innstillinger. Disse kan inkludere muligheten til å endre typen inngang som brukes, slik at du kan velge mellom alternativknapper eller en rullegardinmeny. De fleste - men ikke alle - av disse alternativene er tilgjengelige når du redigerer kolonner i hovedappen Lister. Ved å bruke skjermbildet for SharePoint-innstillinger avsløres alle mulige innstillinger, og gir deg mest mulig kontroll over hvordan data lagres og presenteres.

Du kan opprette en ny kolonne ved å bruke koblingen "Opprett kolonne" på siden for listeinnstillinger. Du må velge et kolonnenavn, velge datatypen og fylle ut innstillingsfeltene for den datatypen. Avmerkingsboksen "Legg til standardvisning" bør være merket for å sikre at feltet vises som standard i Lists-grensesnittet.

Visninger

Når det gjelder visninger, kan du administrere disse i "Visninger"-delen nederst på innstillingssiden. Du kan opprette nye visninger og redigere eksisterende. En "visning" definerer feltene som skal vises i Lists UI. Du starter med en enkelt "All Items"-visning som standard. Når du legger til flere visninger, kan du få tilgang til dem i Lister ved å klikke på navnet på gjeldende visning øverst til høyre.

Skjermbildet Vis-innstillinger lar deg velge hvilke felt som skal vises og rekkefølgen de skal vises i. Du kan også sette opp sorteringsrekkefølgen for rader med data og konfigurere standardfiltre. I kolonnevalgsseksjonen vil du se flere off-by-default-felt som vanligvis er skjult. Slå dem på for å legge til standard metadata i listevisningen, for eksempel navnet på elementets forfatter («Opprettet av») eller endringstiden («Endret»).

Lenger ned på skjermbildet for visningsinnstillinger finner du seksjoner som lar deg konfigurere om totaler skal vises nederst i kolonner, om data skal grupperes sammen og hvor mange dataelementer som skal vises på en enkelt skjerm. Den siste delen, "Mobil", lar deg velge om du vil gjøre denne visningen tilgjengelig på mobile enheter. Standardlistene for skrivebord og mobil kan settes uavhengig av hverandre, så det er mulig å gi en tilpasset visning for mindre enheter.

SharePoint-innstillingsskjermene er langt mindre tilgjengelige enn Lister selv er. Du trenger kanskje ikke å bruke dem ofte, siden de mest brukte funksjonene støttes i Lists egne konfigurasjonspaneler.

Kraften til Lists kommer i dens allsidighet - du kan komme i gang med en grunnleggende liste veldig raskt og deretter legge til mer avanserte funksjoner over tid. Til slutt kan du komme til et punkt der du trenger et SharePoint-alternativ som ikke er eksponert i Lists UI. Når den tid kommer, klikker du på "Listeinnstillinger", bryter gjennom Lists-fasaden og begynner å bruke egenskapene - og kompleksiteten - til SharePoint i stedet.