Produktivitetstips: Bruke IFTTT til å automatisere en prosess – sende Twitter-varsler til en Microsoft Band 2

Microsofts nye og overordnede strategi er å gjøre seg selv til "sky-først, mobil-først" produktivitetsselskap, en massiv transformasjon fra å være hovedsakelig "Windows-selskapet" slik det hadde vært i flere tiår. Ved å tilby et bredt spekter av produktivitetsløsninger som kjører på alle viktige plattformer, er Microsoft på god vei til å bli en virkelig allestedsnærværende leverandør av produkter og tjenester som kan hjelpe deg med å få ting gjort.

Selskapets løsninger fungerer imidlertid ikke i et vakuum. Det finnes en rekke tredjepartsalternativer som kan bidra til å gjøre Microsofts ulike produkter enda mer effektive. Og fordi Microsoft jobber hardt for å sørge for at ting kjører på iOS og Android sammen med deres egen Windows 10-plattform, er det en god sjanse for at du kan bruke alle disse ulike verktøyene med dine favoritt Microsoft-produkter uansett hvilken smarttelefon du har valgt.

Et slikt verktøy er IFTTT (som står for IF This Then That), som jobber i bakgrunnen for å ta ulike input, eller «triggere», behandle dem, og deretter sende dem ut på en eller annen måte til en annen enhet eller sensor. Mens IFTTT har apper som kjører på iOS og Android, og ikke Windows 10 (PC eller mobil), er det først og fremst en tjeneste som støtter en rekke sentrale Microsoft-produkter på baksiden.

Her er en liste over Microsoft-produktene som for øyeblikket støttes av IFTTT:

• OneNote
• OneDrive
• OneDrive for Business
• Office 365 Business and Education (altså ikke-forbrukerversjoner)
  • Office 365-kalender
  • Office 365-kontakter
  • Office 365 Mail

Selv om IFTTTs støtte for Microsofts produktlinje kan virke begrenset, er det fortsatt en god del som kan oppnås. IFTTT kan støtte så mange andre tjenester (totalt 305 kanaler er tilgjengelige når dette innlegget er skrevet) at du kan bli overrasket over hva du kan få gjort. For meg stikker OneNote ut som et enormt viktig element i produktivitetsverktøysettet mitt – OneNote er der jeg til slutt lagrer alt – og derfor passer IFTTT ekstremt godt inn i arbeidsflyten min.

Saken om den overraskende Windows Insider-utgivelsen

I går kveld ble jeg påminnet om en bruk for IFTTT som er ekstremt nyttig for meg som WinBeta-redaktør. Microsoft ga utilsiktet ut Windows 10 Insider Preview build 13432 , og den begynte å sende ut til Insiders rundt 19:30 eller så PST. Antagelig var det ingen som forventet at konstruksjonen skulle bli utgitt, og derfor holdt jeg ikke øye med den.

Som redaktør på denne siden er jeg sammen med andre redaktører på vakt ansvarlig for å sørge for at vi kunngjør slike oppdateringer når de kommer. Noen ganger blir builds utgitt når jeg er den eneste redaktøren på nettstedet, og noen ganger betyr det at jeg har gått bort fra skrivebordet akkurat i det øyeblikket Gabe Aul trykker på den store røde knappen (med vilje eller ikke). I dette tilfellet spiste jeg en sen middag.

Hos WinBeta liker vi å få de første kunngjøringene våre så snart som mulig etter at bygg er utgitt, fordi publikum forventer det av oss. Hvis vi venter i 30 minutter for å informere dere alle om at en ny versjon er tilgjengelig, og hva den inneholder (og ikke gjør), så mister vi verdi. Hvem som helst kan fortelle deg hva som skjer timer senere – vi føler at en forsinkelse på 10 minutter er for lang. Det hender selvfølgelig at vi ikke er først med nyhetene, og at vi noen ganger blir forsinket, men vi liker det absolutt ikke.

Nå, selv når jeg er på siden, fokuserer jeg ikke alltid på Twitter, som er der Gabe først kunngjør at en ny versjon er tilgjengelig. Jeg kan skrive originalt materiale, sjekke RSS-feeds, eller Reddit, eller PRNews, eller en rekke andre kilder for aktuelle historier – eller helt borte fra ethvert system, slik jeg var i går kveld. Det siste jeg vil er imidlertid at noen skal fortelle meg at Gabe tvitret for fem minutter siden at en build ble utgitt – for da må jeg skrive den første historien og få den publisert, som uansett hvor rask jeg måtte være det tar et par minutter å skrive et innlegg. Hvis jeg starter umiddelbart etter at tweeten er presset, så er jeg i forkant.

IFTTT og mitt Band 2 kommer til unnsetning

Og så, spurte jeg meg selv en dag, hva er den beste måten å vite når Gabe tweeter nyhetene – spesielt hvis jeg er borte fra skrivebordet mitt, og spesielt hvis jeg ikke har telefonen eller noe annet med meg? Svaret viste seg å være enklere enn jeg trodde. Den eneste tingen som nesten alltid er med meg – faktisk på meg – er Microsoft Band 2 . Den eneste gangen jeg tar den av, stort sett, er når jeg dusjer og når den trenger litt tid i laderen som står på skrivebordet på hjemmekontoret mitt.

Det var den første delen av puslespillet. Hvis jeg går bort fra skrivebordet i arbeidstiden, er jeg nesten garantert å ha min Band 2 på håndleddet. Band 2 er i stand til å sende varsler så lenge telefonen min er innenfor Bluetooth-rekkevidde, som er stort sett overalt i huset mitt. Selv om jeg ikke har så mange varsler på Band 2, har jeg varslinger for telefonsamtaler, tekstmeldinger og Cortana-påminnelser hele tiden.

Det fikk meg til å stille det neste spørsmålet - er det noen måte å bli varslet via telefon eller tekstmelding når Gabe tweeter om et nytt bygg? Telefonsamtaler kommer ikke til å skje, i hvert fall ikke lett, og de er forstyrrende. Men tekstmeldinger, nå er det et alternativ som kan fungere for meg.

Hvordan kan jeg da få en tekstmelding når Gave tweeter om et nytt bygg? Det er her IFTTT kommer inn, og prosessen er faktisk ganske enkel. Her er hvordan jeg gjorde det.

Trinn 1: logg på IFTTT

Det er enkelt nok - jeg opprettet en IFTTT-konto for godt over et år siden og har brukt den produktivt siden. En ting å huske om IFTTT er at tjenesten krever tilkobling til forskjellige andre tjenester (f.eks. se trinn 2) og gi autorisasjon til å gjøre ting. Hvis du er bekymret for slike ting av sikkerhets- og/eller personvernhensyn, kan det hende at IFTTT ikke er noe for deg.

Begynn å lage en gratis ifttt ved å skrive inn e-postadressen din og opprette et passord.

Personlig er jeg ok med det fordi så vidt jeg kan se, er risikoen begrenset. OneNote-kanalen, for eksempel, ser ut til å bare være i stand til å lage sider, ikke få tilgang til dem, og det virker derfor ikke som om noen kan hacke seg inn i OneNote gjennom IFTTT-kontoen min og gjøre noe annet enn å lage nye notater. Jeg ville vært mer bekymret hvis IFTTT var i stand til å lese mine personlige notater og, enda verre, kopiere eller publisere dem et annet sted.

Generelt sett er jeg ikke bekymret for hva noen kan gjøre med de andre kanalene jeg har koblet til, for eksempel Facebook eller Twitter. På det meste ville de vært pinlige hvis noen hacket seg inn og postet noe støtende. Og selvfølgelig er IFTTT bare en av mange hacking-vektorer - hvis jeg tenker for mye på slike ting, vil jeg bare slutte å bruke teknologi helt.

Likevel er det noe å huske på

Trinn 2: koble til IFTTTs Twitter-kanal

Kanaler er backend-tjenestene som IFTTT kan samhandle med for å utføre oppgaver. Å koble til Twitter-kanalen krevde innlogging på Twitter og deretter autorisere IFTTT for å få tilgang til Twitter-kontoen min. Merk: igjen, bruk av IFTTT krever tilgang til kontoer som du kanskje ikke vil tillate. Hvis du i det hele tatt er bekymret for å aktivere slik tilgang, kan du slutte å lese, fordi det kreves for å gjøre noe av dette kule.

Kobler til en twitterkonto.

Legg merke til hva du tillater når du autoriserer ifttt til å bruke Twitter-kontoen din.

Trinn 3: koble til IFTTTs SMS-kanal

Den andre IFTTT-kanalen jeg trengte å autorisere var tjenestens SMS-kanal. Det krevde ganske enkelt å skrive inn mobilnummeret mitt og deretter skrive inn en pinkode som IFTTT sendte via tekst som bekreftelse. Deretter måtte jeg klikke gjennom meldingene som varslet meg om at jeg kunne bli belastet for tekstmeldinger sendt gjennom IFTTT.

Kobler til sms-kanalen.

Legg merke til forbeholdene for å koble til sms.

Trinn 4: lag en IFTTT-oppskrift.

Her er hvor magien skjer. Deretter opprettet jeg en IFTTT "oppskrift" som ville overvåke Twitter for en tweet fra Gabe Auls Twitter-konto og deretter sende meldingen til telefonen via tekstmeldinger. Den grunnleggende prosessen er avbildet nedenfor.

Det første trinnet er å velge å lage en oppskrift.

Klikk deretter på "dette" og velg deretter en triggerkanal. I dette tilfellet valgte jeg twitter.

Velg hva slags trigger du vil starte oppskriften.

Fullfør utløseren ved å skrive inn kriteriene. I dette tilfellet skrev jeg inn gabeaul som twitterkonto.

Klikk deretter på "det" og velg deretter en handlingskanal for oppskriftens utgang. Jeg valgte sms i dette tilfellet.

Velg en handling du vil at oppskriften skal utføre. Jeg trenger ifttt for å sende en sms til telefonen min.

Fullfør handlingen ved å spesifisere hva du vil inkludere. I dette tilfellet vil jeg ha en sms-melding som inkluderer Gabes tweet.

Bekreft til slutt at oppskriften er riktig.

Og her er hvordan den ferdige oppskriften ser ut.

Trinn 5: slå på tekstmeldingsvarsling på Band 2

Som jeg nevnte, var den delen allerede satt opp, så jeg var klar til å gå. Band 2 gir akkurat nok vibrasjon på håndleddet til å få oppmerksomheten min, men ikke nok til å for eksempel forstyrre familien min på middag.

Jeg har meldingsflisen aktivert i helseappen på min nexus 6p. Resultatet: Jeg får surr på håndleddet når Gabe sender en tweet.

Nå, hver gang Gabe publiserer en tweet når oppskriften er slått på, sender IFTTT en tekstmelding til mobiltelefonen min. My Band 2 mottar deretter varselet og vibrerer. Jeg sjekker tekstmeldingen min, ser at det er en tweet om et nybygg, og suser tilbake til skrivebordet for å publisere.

Her er noen av tekstene sendt fra ifttt da Gabe tvitret om det nye bygget.

Jeg slår bare på oppskriften når det er rimelig å forvente et bygg (f.eks. Gabe har antydet at et bygg kan komme), jeg er den eneste redaktøren, og jeg vet at jeg blir borte fra skrivebordet mitt, for ellers kunne jeg bli oversvømmet med meldinger. Jeg slo på oppskriften på mandag på grunn av hint om at det kan komme nye bygg denne uken, og så var jeg klar.

Men det er ikke alt

Selvfølgelig er det en rekke andre oppskrifter du kan lage. Noen andre jeg bruker er følgende:

• Lag et notat i OneNote når en tweet av meg er likt.
• Lag et notat i OneNote hver gang jeg er merket på Facebook.
• Lag et notat i OneNote hver gang jeg oppretter en ny statusmelding på Facebook.
• Lag en Twitter-hashtag som jeg kan legge til en tweet for automatisk å sende en kopi til OneNote.
• Lag et notat i OneNote hver gang jeg favoritter en Tweet.

Det er klart at jeg bruker IFTTT med OneNote ganske mye, og jeg har en rekke andre, ikke-Microsoft IFTTT-oppskrifter som jeg har brukt. Det er hundrevis (eller tusenvis?) av oppskrifter publisert på IFTTT-siden som du kan benytte deg av, i tillegg til å lage dine egne.

Hvis du leter etter en god måte å automatisere noen prosesser på, kan det være lurt å prøve IFTTT. Det hjalp absolutt i går kveld da build 14342 ved et uhell ble utgitt, og selv om middagen min ble litt kald, ble nyheten publisert. Og det er den typen ting denne teknologien skal gjøre, ikke sant?