Nyttige tips om hvordan du organiserer virtuelle møter på riktig måte

Virtuelle møter har blitt mer vanlig, spesielt under pandemien da folk flest begynte å jobbe eksternt. Noen selskaper har kontorer over hele verden, så de gjennomfører ofte nettmøter for å kommunisere effektivt.

Det ville være svært vanskelig å få kontakt med kolleger, klienter eller ansatte uten virtuelle møteapper. For å gjennomføre et virtuelt møte på riktig måte, er det et par ting å vurdere, som vil bli diskutert i denne artikkelen.

Innhold

• 1 Forberede en møtesjekkliste
• 2 Velge riktig plattform
• 3 Kommunikasjon og engasjement

Utarbeide en møtesjekkliste

Det er viktig å delta i virtuelle møter med en plan i tankene for å utnytte tiden din akkurat som du ville gjort i et ansikt til ansikt-møte. Først av alt må du etablere målene og målene du ønsker å oppnå i dette møtet. Skriv alle punktene du vil dekke i møteagendaen for å holde ting organisert og få en jevn møteøkt.

Noter hvem som skal være vert for møtet og hvem som skal introdusere et bestemt emne. Skriv disse navnene ved siden av hvert samtalepunkt i møteagendaen din. Når du er ferdig, send denne agendaen via e-post til alle mulige deltakere på forhånd for å gi dem en sjanse til å se gjennom den og oppmuntre dem til å forberede spørsmål angående disse emnene.

Velge riktig plattform

Det er mange møteprogrammer på nettet som folk bruker over hele verden for å gjennomføre sine virtuelle møter. For å velge den riktige, er det noen få faktorer å vurdere. Hvis bedriften din ønsker å gjennomføre virtuelle møter for store begivenheter, prøv å søke etter en plattform som er spesifikk for dette formålet.

For vanlige hverdagsmøter, søk etter et program som lar deg ta opp møtene for fremtidig referanse, eller hvis noen gikk glipp av møtet, kan de se gjennom det senere. Noen programmer inneholder en sidechat for å stille spørsmål til foredragsholderen uten å forstyrre talen. Noen ganger vil folk stille flere spørsmål samtidig, og hvis de snakker samtidig, kan det forstyrre møtet og kaste bort tid.

En annen nyttig funksjon er å se om programmet lar deg synkronisere møteplanene med din online kalender. Det gjør det enklere å invitere folk til møtet og sender ut automatiske påminnelser til hver person.

Noen programmer lar deg legge til firmaets logo og fargetemaer i de virtuelle møterommene slik at du reflekterer din profesjonelle identitet når du møter kunder. Andre funksjoner som å sende spørrekonkurranser og spill til de ansatte under møtet kan bidra til å gjøre det aktivt og oppmuntre folk til å engasjere seg. Du trenger alle mulige verktøy for å sikre at folk deltar aktivt i et virtuelt møte.

Kommunikasjon og engasjement

For å sikre at møtet går jevnt, bør du etablere noen grunnleggende punkter i møteetiketten som alle deltakerne bør følge. Bestem først hvordan deltakerne kan stille spørsmål når noen snakker.

Skal de trykke på «løft hånden»-knappen eller stille spørsmålene sine i chatten? I alle fall, be deltakerne om å trykke på mute-knappen når noen snakker for å blokkere bakgrunnsstøy og bare snakke når verten ber dem delta i samtalen for å unngå avbrudd.

Husk at det kan være forskjeller i Internett-tilkoblingshastigheter, noe som forårsaker taleforsinkelser og forstyrrelser som kan være tidkrevende. Sørg for å bruke noen minutter på å spørre hvordan folk har det før du starter møtet. Du kan delta i en vennlig samtale i fem minutter for å få kontakt med de ansatte og la dem kommunisere med hverandre.

Det kan være vanskelig å engasjere deltakerne til å delta i et virtuelt møte. Hvis ansatte har en tendens til å døse under ansikt-til-ansikt-møter, hvordan tror du de vil opptre i virtuelle møter? Sørg for å rope ut hver person ved navn for å fange oppmerksomheten deres og stille et spørsmål her og der.

Hvis du føler at en person ikke svarer eller ikke deltar i sidechatten, la vedkommende snakke nå og da og be dem delta i samtalen. Dette vil få andre til å ta hensyn også, i tilfelle du stiller dem et spørsmål. Det får dem også til å føle at du ønsker å høre deres innspill i møtet.

Det viktige i ethvert virtuelt møte er å sørge for at hver person deltar noen få ganger eller så mye som møtet tillater. La hver person snakke minst én gang i møtet og oppmuntre dem til å skrive spørsmål i sidechatten.

Det er også nyttig å gjennomføre et morsomt møte minst en gang i måneden slik at folk kan bli kjent med hverandre, slik at møtene går mer naturlig.