NetSuite vs. QuickBooks

Regnskapsprosesser blir mer komplekse etter hvert som en virksomhet vokser. En måte bedrifter kan forbedre nøyaktigheten og overholdelse av regulatoriske krav på, er ved å stole på regnskapsprogramvare. Selv om mange regnskapsprogramvare er på markedet, er NetSuite og QuickBooks blant de ledende.

NetSuite og QuickBooks har imidlertid bemerkelsesverdige forskjeller som gjør dem egnet for spesifikke forretningsbehov. Hvordan sammenlignes de to? Denne artikkelen vil gi svaret.

En oversikt over NetSuite

NetSuite er ikke din vanlige regnskapsprogramvare. Det er en Enterprise Resource Planning (ERP) skyprogramvare som forener alle forretningsaktiviteter. Det betyr at den integreres med en rekke applikasjoner som dekker de fleste forretningsfunksjoner, inkludert regnskap, menneskelige ressurser, Customer Relationship Management (CRM), Inventory and Warehouse Management, forsyningskjede og produksjon.

En av de viktigste fordelene med å bruke denne programvaren er at du ikke trenger å vedlikeholde ulik tredjepartsprogramvare for hver avdeling. Du kan mate informasjon inn i og hente den fra en sentral database i sanntid.

Siden NetSuite er en programvare som en tjeneste (SaaS), trenger du kun å betale et abonnement for å få tilgang til plattformen. Selskapet er ansvarlig for å vedlikeholde og oppgradere den underliggende infrastrukturen, sette opp serveren og installere programvare på dine vegne.

NetSuite retter seg mot mellomstore til store organisasjoner fra ulike bransjer, inkludert produksjon, detaljhandel, helse og profesjonelle tjenester.

En oversikt over QuickBooks

I motsetning til NetSuite, fokuserer QuickBooks først og fremst på økonomistyringsbehovene til oppstart og små bedrifter. Vanligvis er QuickBooks tilgjengelig i to versjoner - online og desktop.

QuickBooks Online er skybasert. Den lar deg få tilgang til bedriftens økonomiske data eksternt så lenge du har en internettforbindelse. Vanligvis kommer QuickBooks Online i forskjellige abonnementsplaner skreddersydd for å møte ulike forretningsbehov.

Omvendt er QuickBooks Desktop installert lokalt på en datamaskin. Som sådan har du kun tilgang til dine økonomiske data i lokalene. Den kommer i forskjellige utgaver, inkludert Pro, Premier og Enterprise, som hver har en fast årlig abonnementsavgift.

Sammenligning mellom NetSuite og QuickBooks

Som nevnt matcher QuickBooks behovene til startups og små bedrifter, mens Netsuite fokuserer på de med 50 til 200+ ansatte. Det faktum at hver retter seg mot en bestemt målgruppe forklarer hvorfor funksjonene deres er så forskjellige.

Assistert bokføring

QuickBooks har en støttefunksjon kalt QuickBooks Live. Den kobler brukere til virtuelle bokholdere som kan hjelpe med oppsettprosessen og utarbeidelse av økonomiske rapporter. Etterpå kan du ha en videosamtale og stille spørsmålene dine til den virtuelle bokholderen.

Imidlertid hjelper den virtuelle bokholderen kanskje ikke med de daglige bokføringsaktivitetene som registrering av fordringer og gjeld, fakturering og lagerstyring.

NetSuite, på den annen side, har ikke en dedikert assistert bokføringsfunksjon. Brukere finner støtte fra tredjepartsselskaper som Cogneesol. I tillegg til å hjelpe med økonomiske rapporter, tilbyr slike selskaper daglige bokføringstjenester.

Antall brukere

QuickBooks har begrensninger når det gjelder antall brukere. For eksempel har QuickBooks Online Advanced plass til tre regnskapsførere og 25 fakturerbare brukere. Dette er fordelaktig fordi det hjelper en bedrift å gi tilgang til flere brukere uten ekstra kostnader. Imidlertid er det kanskje ikke tilstrekkelig i organisasjoner med store regnskapsteam.

Omvendt har NetSuite, som er en bedriftsløsning, ingen grense for antall brukere. Du kan legge til så mange brukere du vil. Imidlertid vil abonnementskostnaden øke etter hvert som du legger til flere brukere.

Skalerbarhet

Selv om QuickBooks tilbyr flere versjoner, er skalerbarheten begrenset sammenlignet med NetSuite. Hvis en virksomhet ekspanderer raskt, kan det være utfordrende å tilpasse den for komplekse operasjoner som for eksempel lagersporing uten å stole på tredjepartsverktøy.

NetSuites design har skalerbarhet i tankene. Uansett hvor stor virksomheten din vokser, kan du tilpasse modulene for å møte det økte antallet brukere, transaksjonsvolumer og datakompleksitet knyttet til større virksomheter.

Brukergrensesnitt

QuickBooks har et relativt enkelt brukergrensesnitt som passer for oppstart uten mye erfaring med regnskapsprogramvare. Med minimal trening gir dens forenklede navigasjonsmenyer og layout brukere raskt tilgang til viktige funksjoner. Det brukervennlige grensesnittet hjelper også med å forberede og presentere økonomiske rapporter nøyaktig.

NetSuite har avanserte funksjoner, så brukergrensesnittet kan være utfordrende å navigere. Selv erfarne fagfolk vil kreve opplæring. Men programvaren har opplæringsretningslinjer for å hjelpe brukere med å lære.

Innebygde integrasjoner

Integrasjon med tredjepartsapper øker funksjonaliteten til regnskapsprogramvare. QuickBooks tillater opptil 750 tredjepartsintegrasjoner og har noe innebygd tredjepartsprogramvare. Noen eksempler på QuickBooks-integrasjoner inkluderer lønn, e-handel, lagerstyring og budsjettering.

NetSuite er integrert fra ende til annen, og eliminerer behovet for å koble til tredjepartsmoduler. I noen tilfeller slår den seg til og med sammen med tredjepartsleverandører for å integrere tjenestene deres i NetSuite.

Mobilapp

Behovet for mobil regnskapsprogramvare har økt ettersom de fleste bedrifter går over til fjernarbeid. For å møte brukernes behov har både NetSuite og QuickBooks mobilapper som er kompatible med iOS og Android. Selv om disse appene er funksjonelle og synkroniseres med hovedprogramvaren, kan de ha begrensede funksjoner.

NetSuite-mobilappen har et mer omfattende brukergrensesnitt sammenlignet med QuickBooks. Funksjonene inkluderer alternativer for rapporttilpasning, samtalelogging, tidssporing og nøkkelytelsesindikatorer. Den støtter også en push-varsling for handlinger som trenger umiddelbar oppmerksomhet.

QuickBooks mobilapp lar brukere registrere transaksjoner, sende fakturaer, legge inn utgifter og sende rapporter. I tillegg kan du skanne kvitteringer, og appen registrerer dem på riktig måte. I tilfelle endringer i postene, vil du motta et varsel.

Prissetting

Både NetSuite og QuickBooks er betalt programvare. De har imidlertid en gratis prøveperiode, som du kan benytte deg av for å teste funksjonene før du forplikter deg til et abonnement.

QuickBooks Online har en rekke abonnementsnivåer, hver med forskjellige funksjoner og et forhåndsbestemt antall brukere. De inkluderer:

• Enkel start: Den har grunnleggende funksjoner og støtter én lisensiert bruker.
• Grunnleggende: Dette abonnementet er mer avansert enn den enkle starten, og støtter tre lisensierte brukere. I tillegg til grunnleggende funksjoner lar det brukere legge til ansattes tid til fakturaer og administrere regninger.
• Pro: Den tilbyr alle funksjonene til det essensielle nivået pluss inventar og prosjektsporing. Den støtter også fem lisensierte brukere.
• Avansert: Dette er det dyreste nivået for opptil 25 brukere. Den har alle profffunksjonene pluss batchfakturering, automatisering av arbeidsflyt, administrasjon av ansattes utgifter, avansert forretningsanalyse og mer.

Siden NetSuite tilbyr ERP-løsninger, er det dyrere enn QuickBooks. Vanligvis avhenger prisen du betaler av størrelsen på organisasjonen din, antall brukere, årlig inntekt og modulene du velger. I tillegg til grunnkostnaden for programvaren, må du også betale en avgift per bruker.

Kundeservice

NetSuite og QuickBooks knytter seg til å tilby omfattende støtte til sine brukere. Hvis du får problemer med å bruke en av programvarene, kan du kontakte merkene via e-post, telefon eller live chat-støtte. Den eneste lille forskjellen i dette tilfellet er at QuickBooks ringestøtte er tilgjengelig i arbeidstiden, mens NetSuite tilbyr hjelp døgnet rundt. Du kan også samhandle med andre brukere gjennom fellesskapsstøtte.

Datasikkerhet

Finansielle data er alltid sensitive og konfidensielle for de fleste virksomheter. Derfor bør regnskapsprogramvare, enten det er skybasert eller lokalt, kunne beskytte dataene mot uautoriserte personer.

NetSuite tilbyr flere datasikkerhetsfunksjoner. Sikkerheten starter med sterk datakryptering, passordoppsett og rollebasert tilgang. For et ekstra sikkerhetsnivå begrenser programvaren tilgangen til enheter med en annen IP-adresse enn den som er spesifisert.

På samme måte legger QuickBooks til sikkerhet til alle sine prosesser ved å bruke funksjoner som kryptering og passordbeskyttede pålogginger.

Egenskaper

Her er hvordan NetSuite og QuickBooks regnskapsfunksjoner er forskjellige:

Leverandørgjeld

Leverandørgjeld er varene som en bedrift kjøper fra leverandører på kreditt. Uten riktig kontroll over leverandørgjeld er det alltid stor sjanse for feilinformasjon eller uredelige aktiviteter.

Netsuite forhindrer dette ved å ha en godkjenningsarbeidsflytmotor. Det sikrer atskillelse av de forskjellige aktivitetene knyttet til leverandørgjeld, som å gjøre en ordre, motta den og betale den, selv om ansvarlige parter ikke er sammen. Dette sikrer at hver part får tilgang til data relatert til deres rolle. Hvis det oppstår en feil, vil det være mulig å finne ut hvor den kommer fra.

Derimot har QuickBooks begrenset godkjenning av arbeidsflyt. Brukere kan bare opprette noen få atskilte oppgaver, noe som svekker kontrollene.

Kundefordringer

Kundefordringsfunksjonen i QuickBooks og NetSuite fungerer på samme måte. Det hjelper deg med å administrere debitorlisten din, spore fordringsbeløpet og registrere betalinger nøyaktig. Du kan også generere rapporter relatert til debitorene dine, for eksempel fakturaanalyse, aldringsrapporter og utsatt inntekt.

Imidlertid er de fleste av kundefordringer-funksjonene i NetSuite svært automatiserte og krever ikke mye manuell inntasting som i QuickBooks. I tillegg har NetSuite-kundefordringsmodulen over 300 funksjoner, noe som betyr at den har flere funksjoner. QuickBooks, derimot, utmerker seg ved å ha et enkelt grensesnitt.

Drift av anleggsmidler og leieavtaler

Du kan gjøre rede for anleggsmidler og leieavtaler i QuickBooks gjennom journalposter. Programvaren har imidlertid ikke dedikerte funksjoner for administrasjon av anleggsmidler eller leieavtaler innebygd i funksjonaliteten. Dette gjør den mindre funksjonell sammenlignet med NetSuite, som har dedikerte funksjoner for administrasjon av anleggsmidler og leieavtaler.

Lagerstyring

QuickBooks lar brukere utføre grunnleggende lagerstyringsoppgaver som å lage produktlister, spore mengder og administrere ombestilling. Brukere må integrere programvaren med tredjeparts lagerstyringsverktøy for avanserte lagertjenester.

Derimot er NetSuite mer avansert fordi den har en svært automatisert innebygd lagerstyringsmodul. Det lar brukere få umiddelbar synlighet av lagernivåer, omsetning og bestillinger for bedre beslutningstaking. Produksjonsbedrifter som lagrer råvarene sine i varehus kan også bruke NetSuite fordi det har en lagerstyringsfunksjon.

Rapportering

Enten du bruker QuickBooks eller NetSuite, kan du generere regnskaper, inkludert kontantstrøm, resultat og finansiell stilling. QuickBooks er avhengig av sine avanserte rapporteringsfunksjoner, mens NetSuite bruker avanserte analyse- og rapporteringsfunksjoner.

Faktorer som avgjør om du skal bruke QuickBooks eller NetSuite

Både QuickBooks og NetSuite er pålitelig regnskapsprogramvare. Imidlertid har hver sine styrker og svakheter - også, det er spesifikke situasjoner når hver er egnet. Her er noen faktorer som hjelper deg med å bestemme om du skal velge QuickBooks eller NetSuite.

Størrelsen på virksomheten

Vanligvis har små bedrifter ikke komplekse regnskapsbehov. Så, QuickBooks kan være nok i dette tilfellet. Store organisasjoner med filialer og datterselskaper i forskjellige land bør gå for NetSuite. I tillegg til å administrere regnskapsbehov, kan det hjelpe virksomheten din med å automatisere andre prosesser.

Kostnaden

Som nevnt ovenfor, er NetSuite-abonnementstjenester dyrere. For en virksomhet som fortsatt er i de tidlige vekststadiene, kan det å legge til flere utgifter påvirke lønnsomheten negativt, så før du velger NetSuite, er det avgjørende å vurdere om virksomheten din kan forplikte seg til langsiktige utgifter uten å få økonomiske problemer. Hvis kostnadene er for høye, gå for QuickBooks.

Eksisterende forretningsbehov

Bedrifter må utvikle seg med vekst. Hvis det kommer til et punkt hvor QuickBooks-funksjonene kommer til kort, kan du bytte til NetSuite. Det høye tilpasningsnivået gjør det mindre utfordrende for en virksomhet å skalere uten å erstatte den eksisterende infrastrukturen.

Vanlige spørsmål

Kan jeg bruke både QuickBooks og NetSuite i min forretningsdrift?

Det er ikke mulig å bruke både QuickBooks og NetSuite i virksomheten din, siden begge fungerer som frittstående programvare og ikke integreres. Dessuten vil dette føre til ineffektivitet ettersom du må vedlikeholde dataene dine på separate steder.

Er NetSuite bedre enn QuickBooks?

NetSuite har mer raffinerte funksjoner enn QuickBooks, noe som kan få det til å se bedre ut. Imidlertid dekker disse programvarene forskjellige behov. Så hver er best for det den er designet for å gjøre.

Hvor lang tid tar det å oppnå avkastning på investeringen etter bytte fra QuickBooks til NetSuite?

Det kan ta noen måneder før bedriften din oppnår avkastning på investeringen etter at du har byttet til NetSuite. Faktorer som valgte moduler, tilpasning og opplæring påvirker imidlertid tidslinjen.

Velg regnskapsprogramvare som fungerer for din bedrift

Bare fordi NetSuite og QuickBooks begge er regnskapsprogramvare, betyr det ikke at de fungerer på samme måte. Hver har unike funksjoner som oppfyller ulike forretningsbehov, så før du velger noen av dem, er det avgjørende å gjøre en grundig vurdering for å velge den som vil hjelpe virksomheten din med å holde effektive journaler.

Hvilken regnskapsprogramvare tror du passer for din bedrift nå? Hvilke faktorer har du vurdert for å komme til denne konklusjonen? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.