Jobber hjemmefra? Slik bruker du Microsoft Teams for å holde kontakten

Blir du plutselig tvunget til å jobbe eksternt? Men har du ingen anelse om hvordan du gjør det? Ikke bekymre deg her, vi har en omfattende veiledning om hvordan du bruker Microsoft Teams.

Microsoft Teams er en relativt ny aktør innen kommunikasjon, teamsamarbeid og videokonferanser . Ettersom bekymringene for personvern og sikkerhet knyttet til Zoom øker, blir de skjulte perlene brakt frem i lyset.

Enkelt sagt er Microsoft Teams et verktøy som integreres med Office 365 , og det kombinerer evner som videokonferanser, fillagring, chat, etc.

Ved å bruke den kan du lage elektroniske kontordokumenter, dele ideer og ekspertise, utnytte roboter og gjøre mye mer.

Det som er viktig er at du ikke engang trenger å betale for å bruke dette fantastiske verktøyet.

Fordeler – Microsoft Teams gratisverktøy

• Ubegrensede chatter, lyd- og videosamtaler
• 10 GB fillagring for teamet
• 2 GB for hver person
• Den integreres med Office Online-apper – Word, PowerPoint, Excel, OneNote og 140 flere forretningsapper
• Kan legge til opptil 300 personer i kontaktlisten din (innenfor eller utenfor organisasjonen)

Merk : Gratisversjonen av Microsoft Teams er kun tilgjengelig for de som ikke har betalt for et kommersielt Office 365-abonnement.

Høydepunkter – Microsoft Teams

• Sett sammen et lag
• Office 365-integrasjon
• Tilpass teams gjennom APIer og bot-rammeverk
• Rediger og åpne filer samtidig
• Azure Active Directory-integrasjon

Ikke overbevist om at du fortsatt vil holde deg til Zoom ?

Her er en rask sammenligning mellom Microsoft Teams og Zoom

Oversikt – Microsoft Teams

For å komme i gang med Microsoft Teams må du gå til: Microsoft Teams nettside og opprette en konto. Når du har en konto, kan du sammenligne både betalte og gratis planer og bestemme hvilken plan du vil bruke. Ved siden av dette kan du også laste ned Microsoft Teams skrivebordsapplikasjon.

Lag og kanaler

Nå som du har installert Microsoft Team, må du sette opp et team ved å gi et navn og en beskrivelse. Hvert lag har underseksjoner kalt kanaler; en generell kanal opprettes automatisk. Når det er en aktivitet, vil kanalen bli uthevet.

Kanalfaner – Hver kanal har sine standardfaner – Samtaler, Filer, Notater, Teamtjenester. Hvis du vil kan du legge til egne faner.

Samtale – Dette er en viktig og sentral funksjon i Microsoft Teams, og den fungerer som en sentralisert diskusjonstavle hvor all kommunikasjon lagres og gjøres søkbar.

Filer – Teams-vinduet lar deg utføre forskjellige oppgaver i vinduet som å chatte med gruppen, slette, laste ned, kopiere, åpne en fil osv. Dette hjelper deg med å unngå å bytte mellom ulike applikasjoner.

Notater – Denne fanen tar teamet ditt til OneNote. Dette betyr at du kan redigere og vise OneNotes.

Legge til faner – Hjelper med å legge til Power BI-dashbord, Planner, regneark osv.

Meny – På venstre side i Teams får du forskjellige alternativer – Chatter, Møter, Filer og Aktivitet. Det meste er selvforklarende. De som trenger en forklaring vil bli beskrevet.

Aktiviteter – Viser de siste aktivitetene utført av team.

Chat – Gir fullstendig chattehistorikk ved å lagre Skype for Business-samtale.

Teams – Oversikt over alle team og kanaler i teamene.

Møter – Henter møter fra Outlook og tillater planlegging av møter.

Filer – Se og søk i filer på tvers av OneDrive, OneNote.

Nå som vi vet om Microsoft Teams og hva vi kan oppnå med det. Det er på tide å lære hvordan du bruker Microsoft Teams.

Slik bruker du Microsoft Teams

Microsoft Teams kombinerer fire viktige forretningsfunksjoner til én enkelt plattform. Ved å bruke den kan du sende meldinger, koordinere med team, foreta tale-/videosamtaler, og til slutt kan du integrere Microsoft 365.

1. Start Microsoft Teams

Du kan bruke Microsoft Teams direkte fra en nettleser eller kan laste ned en skrivebordsapplikasjon (Mac eller PC) eller på en mobilenhet (Android og iOS).

For denne veiledningen vil vi bruke en nettleserversjon. Siden den har samme funksjonalitet, vil du ikke møte noen problemer når du bruker den som en stasjonær eller smarttelefonapplikasjon.

For å bruke team, gå til https://teams.microsoft.com/start

Her vil du få muligheten til å registrere deg gratis. Du kan opprette en Microsoft-konto på dette tidspunktet, eller du kan logge på med en eksisterende.

Men hvis du allerede bruker forretningsversjonen av Microsoft Office 365, vil du ha Teams installert.

Når du er logget på, vil du bli spurt om formålet du vil bruke det til, som venner, bedrift, familie osv. Hvert alternativ tilpasser profiler deretter, men den grunnleggende funksjonaliteten forblir den samme.

Siden de fleste av oss jobber hjemmefra på grunn av COVID-19, vil vi velge "For jobb".

La oss nå lage det første laget.

2. Opprett et team

For å opprette eller bli med i et team, klikk på Team-seksjon > Bli med eller Opprett et team. Hvis offentlige team allerede er opprettet, vil du se dem, klikk på det. Men hvis du ønsker å bli med i et spesielt team, kan du skrive inn en kode.

I dette eksemplet velger vi Opprett et team-alternativ.

Nå kan du bestemme om teamet skal gjøres offentlig, privat eller organisasjonsomfattende.

• Det offentlige laget kan brukes av alle
• Privat er kun for invitasjoner
• Organisasjonsbredde legger automatisk til alle i virksomheten

Når du har bestemt deg for typen, teamet ditt som ønsker å opprette, må du deretter navngi det og gi en beskrivelse.

3. Legge til lag

Du kan legge til personer i Teams på flere måter. Men den enkleste måten er å sende en lenke via e-post. Når mottakeren klikker på den, registreres de automatisk. Alternativt kan du legge til e-postadresser direkte i Teams eller importere navn, e-postadresser fra Outlook, People, etc.

Når personene er koblet til, vil du se dem på Teams-listen og kan motta medlemmene og deres aktivitet.

Som standard har den en generell underseksjon kalt kanaler. Du kan legge til en av disse kanalene og begynne å samhandle med andre.

4. Legg til en kanal

For å opprette en kanal, gi den en tittel, beskrivelse. Du kan velge å holde den standard eller privat. Hvis du ønsker å ha en privat samtale, kan du velge et privat alternativ.

Når kanalen er opprettet, kan du laste inn filer, legge til innlegg og samhandle med teammedlemmer.

5. Kanalsamtaler

Chatting i en standardkanal, det er ikke privat; det er som en høylytt diskusjon. Hvis du for eksempel har sendt en melding til Jim, kan alle i samtalen se den. Men bare Jim vil bli varslet slik at han kan fokusere på budskapet. Videre, hvis du vil, kan du svare på en kanal selv når den ikke er nevnt.

6. Videochat

Nederst i det høyre panelet vil du se det viktigste alternativet: Møt. Det ligner et videokamera og leser Møt nå.

For å starte en videochat, klikk på dette ikonet. Du kan dempe, deaktivere video, dele filer, vise deltakere. Du kan også dele skrivebordet ditt eller bruke en tavlefunksjonalitet.

7. Administrere kanaler

Du kan bli med og forlate hvilken som helst kanal. Hvis du blir med i en kanal og ikke finner den passende, kan du slette den. Før du bestemmer deg for å slette den, husk når du gjør det, alle samtaler, opptak og alt annet relatert til den kanalen vil bli slettet.

Men hvis det er noen vedlagte filer, vil de beholdes på Sharepoint.

8. Legge til funksjonalitet

For eksempel forklarte vi bare kjernefunksjonaliteten. Du kan imidlertid legge til ulike funksjoner og integrasjoner til Teams som kalenderen for å planlegge møter og holde deg informert.

Du kan også koble til et stort utvalg tredjepartsprodukter som Zoom, Trello, KUDO, etc.

Dette var det; ved å bruke disse enkle trinnene kan du bruke Microsoft Teams og samarbeide med teammedlemmene dine. Ikke bare dette, men du kan også uttrykke deg selv ved å bruke klistremerker, emoji, GIF-er. Vi håper du vil prøve Microsoft Teams. Når du har brukt den, del gjerne opplevelsen din med oss.