Instant Messaging (IM)-klienter: Hvorfor er de ikke egnet for organisasjoner?

App-butikker på både datamaskiner og mobiltelefoner oversvømmes av hundrevis av direktemeldingsklienter (IM) eller applikasjoner, hvorav noen har endret måten vi kommuniserer på. Direktemeldinger, gruppechatter, videosamtaler , dokument- og fildeling. Bruken av emojis og klistremerker gjør kommunikasjonen din mer interaktiv. Men hvor pålitelige er disse appene med?

Lære hva direktemeldinger er?

Bildekilde: Wired

Direktemeldinger eller direktemeldinger refererer til kommunikasjon ved å sende og motta sanntidsmeldinger i form av tekstmeldinger. Dette utføres gjennom en frittstående applikasjon, som kan eies, administreres og administreres av et tredjepartsselskap, kalt IM-klienter. Chat-apper har visse unike kjernefunksjoner som holder dem adskilt fra andre kommunikasjonsmedier som chatterom og e-post. Dette inkluderer "tilstedeværelse", som lar brukere vite om brukeren på mottakersiden er online eller ikke. I tillegg støtter IM-applikasjoner direkte fildeling i en levende tekstøkt, slik at brukere kan se gjennom dokumenter, bilder og andre filer i sanntid og diskutere det.

Hvordan er disse applikasjonene forskjellige fra e-poster?

Bildekilde: Tech Spirited

E-poster garanterer ikke umiddelbar sanntidskommunikasjon mellom de to partene. Den gir ikke umiddelbarhet som svar fra mottakerbrukeren til tross for internettforbindelse. Dessuten er e-poster ment for beskrivende samtaler i lang tekstform, mens direktemeldinger vanligvis er kortere. I tillegg er IM-er ment å vise personlig kommunikasjon og har ikke en tendens til å danne en serie overlappende kjedebasert kommunikasjon mellom flere brukere. Imidlertid støtter moderne chat-apper gruppebasert samtale via gruppechatter.

Hvordan fungerer IM?

Bildekilde: Medium

En tredjeparts frittstående IM-applikasjon har sin egen separate nettverksserver. Arbeidet til alle IM-klienter er likt uavhengig av plattformene deres. Chat-applikasjoner oppretter en forbindelse mellom deres servere og brukernes enhet ved å bruke internettforbindelsen deres. Brukeren får IM-klienten i gang ved å registrere en bruker-ID og passord som lagres på klientens server. Nå, som bruker, lar du IM-klienten få tilgang til kontaktlisten din, som den sjekker mot listen over brukere, kalt venneliste. Klienten vil da sende deg informasjonen om hvilke av kontaktene dine som er en del av vennelisten og som er tilgjengelig for tilkobling.

Når din personlige venneliste er klar, kan du velge brukeren du vil kommunisere med, og resten av prosessen er en bit av kaken. Mens du chatter, vil klient-serveren fungere som et overføringsmedium mellom din og mottakerens enhet.

Se også:-

6 nyttige tips og triks for WhatsApp Web er en pålitelig, sikker meldingstjeneste som lar deg sende og motta meldinger fra PC-en din nr.

Hvorfor kan organisasjoner gå i tap på grunn av disse IM-klientene?

Chat-applikasjonene er enkle å bruke, har en enkel registreringsprosess og har mange funksjoner for å gi deg en personlig kommunikasjonsopplevelse. I tillegg lar den deg dele filer og bilder, og noen av dem tillater ofte også posisjonsdeling. Så hvorfor kan ikke organisasjoner bruke disse funksjonene til å utføre sin daglige profesjonelle kommunikasjon og fildeling? Vel, det er ulemper som kan utgjøre risiko for disse virksomhetene:

• Fildeling på tredjepartsserver kan koste deg personvern

All informasjon eller filer som deles på den aktuelle IM-klienten, overføres fra avsender til mottaker, ved hjelp av pakker med data, gjennom klientens server. Disse pakkene inneholder den overførte informasjonen din, som for alltid er lagret hos klienten. Siden disse IM-klientene ikke er interne, har du ingen kontroll over beskyttelsen av personvernet til filer og har ingen kontroll over tilgjengeligheten deres. Du vil være helt avhengig av IM-operatørene for å sikre at data er beskyttet mot uautorisert tilgang. Selv om mange IM-klienter sier at informasjonen alltid er kryptert; men hvem kan fortelle det på ekte?

Som eier eller leder av en hvilken som helst organisasjon, vil du absolutt ikke at noe av din forretningstilknyttede informasjon deles på tredjepartsservere. Mens IM-selskaper har hevdet at dataene alltid er beskyttet, sier de nylige hendelsene med datainnbrudd og uautorisert etterretningsovervåking av IM-klientbrukere noe annet.

• Mangel på datasikkerhet

Bildekilde: TechCrunch

Selv om du kan beskytte enheten din mot spyware og skadelig programvare ved å bruke brannmurtjenester, kan du ikke bare beskytte overføringslinjen mellom enheten og IM-klientserveren bare ved å bruke en brannmur.

Internett er bredt og er fullt av ondsinnede farer som kan skade nettaktivitetene dine, selv ved å hemme samtalene dine. IM-klientene krever tilkobling til offentlige nettverk, og derfor lagrer og behandler serverne informasjonspakker fra flere nettverk rundt om i verden. Denne serveren er sterkt utsatt for malware-angrep og å være tilgjengelig på alle offentlige nettverk gjør det enda mer risikabelt å stole på dem for sikkerhet. Ved et vellykket hackingforsøk vil dataene dine bli kompromittert, og senere kan de bli utsatt for misbruk og ulovlige aktiviteter.

• For IM-kunder vil organisasjonen din være et produkt

Bildekilde: Messenger People

IM-klientapplikasjoner drives av forretningsselskaper, og akkurat som organisasjonene dine har de også en forretningsmodell. Disse selskapene bruker brukerinformasjonen din til ulike markedsføringskampanjer og tjener penger i bytte mot å dele denne informasjonen med relevante annonsører. Som bedriftseier vil man aldri ønske at organisasjonsinformasjonen hans blir offentliggjort for en ukjent eller uidentifisert kilde.

• Sikkerhetskopieringsproblemer og overføringsbegrensninger

Bildekilde: Solutions Review

På bedriftsnivå vil enhver bedrift ønske å føre en oversikt over dokumenter som inneholder viktige organisasjonsdata. Disse dataene brukes som referanse i fremtidige forretningsstrategier. Men ingen meldingsapplikasjoner vil noen gang gi deg stor sikkerhetskopiplass. Hver IM-klientapplikasjon har dessuten begrensninger på tegngrense for tekster, så vel som for størrelsen på filene som skal overføres. For et organisatorisk formål kan disse begrensningene være kommunikasjons- og datadelingsbarrierer.

I de fleste tilfeller vil en bedriftsorganisasjon velge en separat skysikkerhetskopieringstjeneste i tillegg til IM-klienten. Dette vil igjen utgjøre en risiko ved bruk av tredjepartsservere. Derfor forblir dine lagrede data alltid på en ekstern skyserver, og du er avhengig av serverens eiere for sikkerheten. Så uansett hva du gjør, hvis IM-klienten du bruker ikke er internt, det vil si bygget for å oppfylle kun kontorinteresser, vil organisasjonen din fortsette å møte disse problemene.

• Forbrukerstøtte?

Bildekilde: AnswerFirst

Det burde være et større spørsmålstegn etter det. Som en individuell bruker er det ingen stor sak å møte problemer som tap av data eller serverfeil. Men å være i en organisasjon kan disse problemene koste deg en formue. En organisasjon har absolutt ikke råd til å miste data eller takle sine daglige oppgaver hvis kommunikasjonsklienten gir opp det. Tredjepartsservere kan ofte møte problemer og noen ganger blir de til og med stengt av deres administrerende selskaper av alle slags årsaker. Lykke til med å sjonglere mellom deres forbrukerserviceeksperter, samtidig som du setter arbeidet og tiden din i fare.

• Ved siden av Zero Control: Hyppige endringer og oppdateringer

Bildekilde: Wired

Tredjeparts IM-klientapplikasjoner har mer enn én bruker. Derfor er det hundrevis av andre forbrukere av slike apper, og alle har forskjellige krav. Nå vil eierselskapet til den berørte IM-klienten gjøre endringer eller oppgraderinger i den appen, i henhold til behovene til flertallets forbrukerbase. Du, som bedriftseier, kan ikke være sikker på om disse oppgraderingene eller endringene oppfyller dine interesser eller ikke.

I tillegg endres ofte avtalevilkår, personvernregler og brukeravtaler uten at du vet det. Å drive en organisasjon uten kontroll på datadeling og organisatorisk kommunikasjon er en risikabel oppgave. Er det verdt den risikoen?

• Muligens lav medlemsdeltakelse

Bildekilde: Wired

Hvorfor trenger du en IM-klient til kontorlokalene dine? For å holde alle involverte medlemmer tilkoblet via et felles verktøy, og for å sikre at organisatoriske beslutninger og informasjon nås til alle, uten noen form for diskriminering. Nå er det hundrevis av IM-klientapplikasjoner der ute. Det er ikke mulig at alle medlemmer av organisasjonen bruker samme IM-klientapplikasjon. Så, noen av dem vil laste ned den direktemeldingsappen, som de ikke er interessert i. Siden de ikke vil være aktive der, vil det påvirke brukermedvirkning.

• Det er ikke bare for jobb

Hvilke er mest brukte IM-klientapplikasjoner; WhatsApp, Google Hangouts, Skype osv.?

Ikke sant?

Bildekilde: Android Central

Ingen av disse applikasjonene deler seg mellom offisielle personer og dine individuelle kontakter. Hvis dine personlige forbindelser er tilgjengelige på appen som brukes av organisasjonen din, vil de bli inkludert i vennelisten din. Så nå er dine personlige og profesjonelle samtaler slått sammen, noe som gjør grensesnittet ditt og din organisatoriske kommunikasjonsadministrasjon til en plagsom oppgave.

Med alt dette sagt, er det helt klart at det ikke er et godt alternativ å bruke en global tredjepartsserver og Instant Messaging-klient for en komplett organisasjonsbruk. Siden disse IM-klientapplikasjonene drives av forretningsselskaper, vil de sannsynligvis aldri oppfylle dine organisasjonsinteresser med prioritet. Dessuten kommer de med alle ulempene som en ekstern server vil forårsake. Det utsetter informasjonen din for risiko for tyveri og misbruk, holder deg utenfor kontroll, begrenser dine dataoverføringsprivilegier, og viktigst av alt, den deler dataene dine med utenforstående for deres kommersielle gevinster.

Tror du at du på denne måten kan drive og utvide en sikker virksomhet i fremtiden? Med så mye overvåking av organisasjonsaktivitetene dine, ville disse IM-klientene neppe hjelpe deg å vokse. Så det er viktig at du som bedriftseier finner et alternativ som kan løse problemene dine en gang for alle. 

Interne IM-klienter har potensial til å erstatte tredjeparts meldingstjenester . Siden de kjører på private servere og er fri for tredjepartsinterferens, kan de være det beste alternativet moderne organisasjoner kan velge.