In-House Instant Messaging (IM)-klient: Sikker organisasjonskommunikasjon

Kommunikasjon og meningsfulle interaksjoner er det som gjør en organisasjon mer effektiv. Uten medlemmenes samhandling kan den aktuelle arbeidsplassen neppe tilby et gunstig forretningsresultat. Kommunikasjon og informasjonsdeling mellom ansatte krever imidlertid et medium som kan oppfylle formålet med effektiv organisasjonskommunikasjon, samt deling av viktige data og nyttige oppdateringer. Flere organisasjoner bruker IM-klienter som WhatsApp og Skype Chat for å hjelpe medlemmene deres med å kommunisere individuelt i grupper. Imidlertid er mange av dem ikke klar over farene som internettbaserte IM-klienter utgjør for en organisasjon og den tilhørende informasjonen som deles på disse tredjeparts IM-klientappene som er vert på eksterne servere.

For å takle disse problemene er det viktig at organisasjonene finner ut en måte å beskytte både organisasjonsdata og ansattes informasjon og andre sensitive filer og informasjon som de deler på deres foretrukne IM-klient. La oss se hvordan en intern IM-klient kan være en bedre og sikrere løsning for å forenkle umiddelbar kommunikasjon mellom medlemmer i et kontorlokale.

Hvordan in-house instant messengers er forskjellig fra tredjedel IM-apper?

Bildekilde: Canadian Business

Tredjeparts IM-klienter som Hangouts, WhatsApp og Skype lar deg kommunisere og dele informasjon ved å tilby deg et overføringsmedium mellom avsender og mottaker. Dette mediet er den berørte IM-klientens datasentre, der alle dataene og chattene du deler på appen lagres. I utgangspunktet blir alle filene du deler, organisasjonsstrategier du diskuterer, og all informasjonen du sender videre ved bruk av den IM-klienten, overført til IM-klientens servere, og den lagres der i form av en database.

Det setter den informasjonen i fare for tyveri og kapring. En annen bekymring reist av mange anmeldere er at dataene må passere gjennom de offentlige nettverkene, og på Internett kan ingen med sikkerhet si at disse dataene ikke vil bli fanget opp av hackere og nysgjerrige myndigheter, som kan misbruke dem.

På den annen side fungerer interne IM-klientapper bare for kontorlokalene dine. I motsetning til tredjeparts IM-klient-appservere, er interne direktemeldinger kun koblet til kontornettverket ditt. Dette betyr at dataene som deles mellom avsender og mottaker på slike IM-klientapper, overføres via serveren, som er installert på arbeidsstedet ditt. Dette lar deg beholde de delte dataene dine i organisasjonen din på en klarert server, som ikke er koblet til et offentlig nettverk.

Må lese:-

Instant Messaging (IM)-klienter: hvorfor de ikke er egnet... Instant Messaging-apper er over hele nettet og på mobiltelefonene våre, noe som gjør kommunikasjonen enklere. Men hvor godt disse IM...

Hvordan fungerer interne IM-klienter?

Prosessen er nesten den samme som for tredjeparts IM-klientservere, om enn med mindre forskjeller. For det første er IM-serveren her i ditt eget kontorlokale i stedet for eierselskapet til en annen tredjeparts IM-app. Dette gjør deg, eller en hvilken som helst oppnevnt person i IT-administrasjonen til din organisasjon, til kontroller-administrator for din interne IM-klient. Nå, for å bruke IM-klientappen, vil den aktuelle brukeren få et spesifikt generert brukernavn og passord (som kan endres senere).

Når passordet er angitt, vil den interne serveren laste brukerens konto direkte med listen over medlemmer som jobber i organisasjonen, som vil danne din personlige venneliste på kontoret. Resten av prosessen er nøyaktig den samme. Avsenderen skriver inn en melding, som sendes til den interne serveren og deretter overføres til mottakeren. Og alt dette er gjort på sekunder, slik at du aldri får tak i hele overføringen, slik at du kan gi og motta umiddelbare svar.

——————–>

Den interne IM-klientappen som jobber på en intern server koblet til et privat nettverk lar deg holde dataene dine innenfor veggene på arbeidsstedet. Men det er ikke alt en intern instant messenger tilbyr deg.
Hvilke fordeler tilbyr interne, vertsbaserte IM-klienter mot tredjeparts IM-klientapper

Hvorfor skal en organisasjon bruke en intern IM-klient i forhold til en lett og fritt tilgjengelig tredjeparts instant messenger? Her er en liste over alle plusspunktene som vil hjelpe deg å forstå hvorfor tredjeparts budbringere, til tross for funksjonene de tilbyr, ikke er egnet for organisasjoner:

1. Informasjonsdeling blir tryggere

Pakkeinformasjonen du deler på en intern IM-klientapp i form av et bilde eller et dokument, blir kun overført over kontornettverket og lagres på en server der før de overføres til mottakeren. Siden dataene som deles, forblir innenfor ditt eget nettverk og servere, og ikke er med et tredjepartsselskap, trenger du ikke bekymre deg for muligheten for uautorisert tilgang eller misbruk av informasjon.

Må lese:-

Clash of Instant Messaging Titans: WhatsApp v/s Snapchat WhatsApp handler om teksting og Snapchat lar deg dele morsomme historier med vennene dine. Her er noen fordeler og...

2. Du, som eier, har kontroll og overvåking over delt informasjon

Som bedriftseier vil du absolutt ikke at noen skal mishandle organisasjonsdataene eller dele uautoriserte filer over chat. Du kan ikke anta noe i denne forbindelse på en tredjeparts IM-klient; Hvis du bruker en in-house instant messenger som kjører på en kontorserver, kan du imidlertid regelmessig sjekke informasjonen og dataene som hele tiden deles over appen. Dette vil hjelpe deg å unngå hatefulle ytringer og uetisk kommunikasjon som spres i organisasjonen.

3. Selvforetrukket databaseadministrasjon

Bildekilde: MitchJ

I stedet for å overlate serverdatabasen samlet fra all aktivitet på IM-klienten til et tredjepartsselskap, vil en intern messenger gjøre det mulig for deg å holde databasen i kontorlokalene. Deretter kan du få IT-folkene til å organisere databasen etter eget valg, noe som også vil gjøre datainnhenting og lagring mer håndterlig. Disse organiserte dataene kan videre brukes i ettertid for å tjene organisasjonsinteresser til forskningsformål.

4. Du kan holde dataene dine sikre med hvilken som helst av dine foretrukne brannmurmetoder

Bildekilde: The Washington Post

Med tredjeparts IM-applikasjoner må du være avhengig av klientens utviklere og bedriftseiere for sikkerheten til serverne. En enkelt feil fra deres side kan føre til et brudd og kan gjøre dataene dine ubeskyttet og sårbar utenfor din kontroll. Imidlertid kan en intern server beskyttes av en hvilken som helst brannmur du velger som eier og kan holdes trygg på dine egne vilkår og betingelser. Dermed kan du bestemme hvor sikker du vil holde serverne dine mot skadelig programvare og spywareangrep.

5. Dataene dine er dine å bruke

Bildekilde: Puter Pros

Tredjeparts IM-klienter kan bruke dataene dine og selge deler av informasjon hentet fra dem til digitale annonsører og markedsførere for å hjelpe dem med å skaffe forbrukere i bytte mot provisjoner eller direkte betalinger. Selv om mange slike aktiviteter er forbudt ved lov, hengir IM-klienter seg til slike aktiviteter i en viss grad og det også med din tillatelse (som du gir ved å akseptere på deres nevnte vilkår og betingelser).

Men ved å ha en intern IM-app, med full administrasjonskontroll, kan du velge dine egne vilkår og betingelser og fjerne alle muligheter for uautorisert og irrelevant bruk av dataene dine.

6. Ingen problemer med plass, før du går tom for det ved basen

Bildekilde: IBI Times

Hver IM-klientapp har en begrenset skyplass dedikert til én spesifikk konto. Utover det må du enten velge separate tredjeparts sky- og webtjenester eller betale for ekstra plass. Men når det gjelder interne IM-klienter, er plassen begrenset bare hvis du bestemmer deg for å ikke utvide den. Serverne har dedikerte harddisker installert inne i dem. For å tillate at mer data kan lagres på serveren, kan du alltid ha flere dedikerte stasjoner eller stasjoner med større diskplass installert på serveren. På denne måten kan du alltid ha flere og flere chattelogger lagret på IM-serveren din uten problemer med å betale for ekstra plass.

Må lese:-

De 10 beste teamkommunikasjonsverktøyene - teamsamarbeid... Hvis du også tror at "Teamarbeid er viktig for suksess for alle virksomheter", så begynn å bruke gruppekommunikasjonsverktøy og...

7. Kontroll over endringer i IM-appen

Tredjepartsselskaper kan vurdere den generelle interessen til forbrukere mens de gjør endringer og oppgraderinger til deres IM-klienter. Å ha en intern IM-klientapp lar deg imidlertid ha full autoritet over brukerpolicyer, oppdateringer og begrensninger. Du kan stille inn alt dette i henhold til kravene til din virksomhet og organisasjonsformål, og derfor kode den aktuelle budbringeren i samsvar med oppnåelsen av dine forretningsinteresser. Dette betyr ingen unødvendige oppgraderinger, uønskede funksjoner (i henhold til bedriftens bruk) og frihet fra begrensede vilkår og retningslinjer for brukeravtaler.

8. Kun til organisasjonsbruk

En intern IM-klient ville være noe som bare ville fungere på kontorsystemer. Siden den skal kobles til kontorservere og nettverk, kan man ikke bruke den eksternt til personlig kommunikasjon. Dette vil tillate deg å ha en egen dedikert IM-klientapp for virksomheten din og organisasjonskommunikasjon, som også vil være obligatorisk installert på hver datamaskin som er i bruk. Siden den er begrenset til kontorsystemer og vennelisten som kun består av organisasjonsmedlemmer, vil den aktuelle IM-klientappen være fullstendig dedikert til din forretningskommunikasjon og informasjonsdeling, og det vil ikke være noen forstyrrelse av personlige kontakter og personlig kommunikasjon på en forretnings-IM app.

9. Fullfør deltakelse

En intern IM-klientapp vil etablere et felles kommunikasjonsmedium mellom medlemmene, som vil være tilgjengelig fra de tildelte systemene. Dessuten vil den være atskilt fra tredjeparts IM-apper som er eksternt tilgang til, og vil derfor bare være åpen for kontorkommunikasjon. Dermed vil det bli brukt av alle medlemmer obligatorisk, da det vil forbli det eneste stedet for å samle alle organisatoriske oppdateringer og komme overens med andre kolleger.

Med den raskt økende kommunikasjonshastigheten er direktemeldinger en viktig måte å få et tilkoblet kontor på. Det lar arbeidsgruppen kommunisere med hverandre umiddelbart, dele data og filer, få svar og svar på en nesten umiddelbar basis. Når det er sagt, er det viktig å huske at kappet om hastighet ikke betyr at vi går på akkord med sikkerheten og helligheten til organisasjonsdataene. Det er flere konsekvenser av å bruke en tredjepartstjeneste, den viktigste av dem er det faktum at de eies og kontrolleres av en tredjepart!

Organisasjoner må koble seg til offentlige nettverk for å få tilgang til tredjepartsservere for intern kommunikasjon. Med økende bekymringer for personvern og sikkerhet og den slappe holdningen til disse tredjeparts kommunikasjonstjenesteleverandørene, er det avgjørende at vi velger riktig medium for intern kommunikasjon. Prøv en direktemeldingsklient som er vert for deg selv i dag!