Hvordan synkronisere SharePoint-biblioteker ved hjelp av OneDrive for Business

Hvis du bruker SharePoint på Office 365 eller en lokal server, har du sannsynligvis hatt tider da du har ønsket å få tilgang til filene dine fra Windows-skrivebordet. Du kan gjøre dette med OneDrive for Business-synkroniseringsklienten, selv om det ikke er en funksjon i den vanlige moderne OneDrive-appen.

Microsofts viktigste OneDrive-app som leveres forhåndsinstallert med Windows 10 kan synkronisere filer fra personlige kontoer, jobb- og skolekontoer. Dette inkluderer OneDrive for Business-filer og SharePoint-nettsteder som er en del av Office 365 Business-abonnementer. Den nye appen kan imidlertid ennå ikke synkronisere SharePoint-dokumentbiblioteker, en viktig og svært populær SharePoint-funksjon som lar deg lagre, organisere og dele filer.

For å synkronisere et dokumentbibliotek, må du først åpne det i SharePoint-appen online. Med OneDrive for Business-appen installert og åpen på PC-en din, klikk på "Synkroniser"-knappen på SharePoint-verktøylinjen. Klikk på "Synkroniser nå"-knappen i ledeteksten som vises, og godkjenne forespørselen om å åpne OneDrive for Business.

Når OneDrive for Business lanseres, vil du bli vist navnet på biblioteket og SharePoint-nettstedet du prøver å synkronisere. Velg en mappe du vil lagre biblioteket i på PC-en din ved å klikke på koblingen "Endre". Når du er konfigurert, trykk "Synkroniser nå" for å begynne å laste ned filene i biblioteket. Du kan bli bedt om å logge på med Office 365- eller SharePoint-legitimasjonen din hvis du aldri har synkronisert fra siden før.

OneDrive for Business vil holde deg informert om fremdriften når den begynner å synkronisere. Når den er ferdig, vil du kunne få tilgang til filene dine fra Filutforsker, som om du bruker OneDrive med en vanlig personlig eller bedriftskonto. Hvis du trenger å fjerne biblioteket i fremtiden, høyreklikker du på OneDrive for Business-ikonet i systemstatusfeltet og klikker på "Stopp synkronisering av en mappe." Du kan også sette synkronisering på pause eller legge til et nytt bibliotek direkte fra en URL.

Det er noen få begrensninger rundt synkronisering av dokumentbibliotek som du bør være kjent med. I motsetning til den moderne OneDrive-klienten, kan du ikke selektivt synkronisere mapper i et bibliotek. Hvis du har mange filer, men bare vil ha tilgang til noen få frakoblet, kan du prøve å sortere dem i to forskjellige "offline" og "online" biblioteker.

I tillegg vil OneDrive for Business-klienten bare synkronisere opptil 5 000 elementer i et enkelt bibliotek og 20 000 elementer totalt. Kombinert med filstørrelsesdekselet på 2 GB, kan disse begrensningene være problematiske hvis du har mye data lagret på nettet. Det er ikke en enkel måte å omgå problemene på, så du må planlegge hvordan du lagrer filer for å sikre at du ikke treffer dem.

Synkronisering av et SharePoint-dokumentbibliotek til PC-en krever litt innsats, men lar deg få tilgang til alle filene dine naturlig uten å bruke en nettleser. Synkronisering av dokumentbibliotek er den eneste gjenværende unike muligheten til siste generasjons OneDrive for Business-klientapp. Det forventes at Microsoft til slutt vil brette funksjonen inn i den moderne OneDrive-appen, noe som forenkler prosedyren.

I mellomtiden må du beholde begge synkroniseringsklientene installert hvis du vil laste ned dokumentbiblioteker. Microsofts støttesider gir en fullstendig oversikt over hvilken OneDrive-versjon som skal brukes for de fleste vanlige brukstilfellene.