Hvordan sjekke e-post for tilgjengelighet

E-poster, som er det mest praktiske mediet for kommunikasjon og deling av dokumenter og andre ting, bør forbli tilgjengelig og brukbart for alle. På grunn av et bredt spekter av funksjonshemninger er det imidlertid flere personer som kan være fra vår gruppe med kolleger, våre familiemedlemmer eller våre nærmeste, som ikke kan bruke e-posttjenester på riktig måte og synes det er vanskelig å få tilgang til dem.

Microsofts Outlook har en innebygd tilgjengelighetskontroll som lar brukere med funksjonshemminger få tilgang til e-poster uten uro fullt ut og vil sikre at de ikke møter slike problemer.

Hvordan få tilgang til tilgjengelighetskontrollen i Outlook?

Tilgjengelighetskontrollen for Outlook-e-poster sikrer at e-posten din er utformet på riktig måte slik at den kan nås av personer med funksjonshemming. Den skanner e-postinnhold for ulike anomalier som manglende alternative tekster i bilder, komplekse tabellstrukturer med lesbar tekst, kompleksitet i overskriftsstiler osv. Tilgjengelighetskontrollen sørger for at alle slike anomalier kan elimineres som kan utgjøre noen vanskeligheter for funksjonshemmede.

Slik kan du sjekke Outlook-e-poster for tilgjengelighetsproblemer:

Trinn 1: Skriv e-posten din først, men ikke send den.

Trinn 2: Klikk på menyen Flere alternativer, angitt med tre prikker nederst i vinduet for e-postsammensetning.

Trinn 3: Fra den nye menyen klikker du på Se etter tilgjengelighetsproblemer .

Trinn 4: E-posten din vil automatisk bli skannet for tilgjengelighetsproblemer.

Trinn 5: Se etter skanneresultatene i ruten til høyre, som vises sammen med skanneresultatene.

Trinn 6: Tilgjengelighetskontrollen viser tilgjengelighetsproblemene med e-postinnholdet.

Trinn 7: Klikk på Løs dette for å løse problemet.

Trinn 8: Du vil se tilgjengelighetsproblemet løst på e-postinnholdet ditt. Se gjennom endringene.

Trinn 9: Sjekk igjen for fullstendig sikkerhet.

På denne måten kan du fikse tilgjengelighetsproblemene i e-posten din på Outlook. Denne funksjonen er et utmerket initiativ fra Microsoft som fokuserer på forbrukerinkludering og oppfyller sin plikt som et forbrukerorientert selskap til å hjelpe hver enkelt bruker uten å overse noe scenario eller problem.

Hvordan be om tilgjengelighets-e-poster fra Outlook?

En bruker kan også få tilgang til sine avsendere for å sende dem tilgjengelighets-e-poster nøyaktig slik at avsenderen på forhånd vet at han/hun må sjekke e-postinnholdet for tilgjengelighetsproblemer før det sendes gjennom. Dette er for å gjøre funksjonshemmede lettere og spare bryet med å fortelle individuelle avsendere å sende dem e-post kun etter en skikkelig sjekk av tilgjengelighetsproblemene.

Du kan aktivere denne innstillingen rett fra Outlook-kontoen din ved å logge på den i en hvilken som helst nettleser . Her er trinnene du må følge for å aktivere forespørsler om tilgjengelighets-e-poster på Outlook:

Trinn 1: Åpne Outlook-kontoen i en nettleser.

Trinn 2: Klikk på Innstillinger- knappen øverst til høyre.

Trinn 3: Fra rullegardinmenyen klikker du på Vis alle Outlook-innstillinger .

Trinn 4: Velg Generelle innstillinger fra ruten til venstre.

Trinn 5: Fra den nye ruten velger du Tilgjengelighetsinnstillinger .

Trinn 6: I Tilgjengelighetsinnhold- delen som vises på skjermen, finn en avmerkingsboks som sier Be avsendere om å sende innhold som er tilgjengelig .

Trinn 7: Merk av i boksen og sørg for at den er innkapslet i en blå hake.

Trinn 8: Finn og klikk på Lagre nederst til høyre på siden.

Det er det; nå vil en avsender vite å sende deg e-poster som kjøres gjennom Outlook Accessibility Checker før du trykker på Send-knappen.

Outlooks tilgjengelighetskontroll gir også folk et innblikk i hvordan de kan lage en mer lesbar e-post og lage e-postinnholdet mer estetisk for å appellere til leserne. Dette fungerer først og fremst i et tilfelle hvor du sender et følgebrev eller CV til en potensiell arbeidsgiver som søker på en ledig stilling. Eller når du har dokumentert en rapport i e-post eller kanskje en del av den. Tilgjengelighetskontrollen hjelper deg med å lage bedre profesjonelt innhold for e-poster på Outlook. Så sørg for å få en sjekk på e-posten din gjennom trinnene nevnt ovenfor før du trykker på Send.