Hvordan lage en flyt i Microsoft Teams og hvorfor du kanskje vil hjelpe deg å holde deg produktiv

Med Power Automate og Microsoft Flow kan du lage visse "Flows" for å hjelpe deg med å holde oversikt over virksomheten din, og bidra til å øke produktiviteten. Dette er hvordan.

Konfigurer Power Automate-appen på Microsoft Teams ved å installere den fra appkatalogen i sidefeltet til venstre i Teams

Når du er konfigurert, kommer du til startsiden i Power Automate. Klikk på Ny flyt-knappen. Velg deretter en som passer med Microsoft Teams.

Sørg for å koble kontoene dine til Flow, for å få den til å lyse grønt

Fortsett og følg instruksjonene på skjermen og klikk deretter på Opprett flyt

Flow vil fylles ut i Teams, og den vil vises i listen på hovedsiden for Power Automate

Har du noen gang ønsket å få et varsel om aktiviteter som skjer i Teams knyttet til dokumenter som lastes opp, skjemaer som signeres eller til og med oppgaver som fullføres i Planner? Vanligvis må du kanskje sjekke hver av disse Microsoft 365-appene individuelt for å få fart på ting. Med Power Automate og Microsoft Flow kan du imidlertid lage visse "Flows" for å hjelpe deg med å holde oversikt over virksomheten din, og bidra til å øke produktiviteten. I dag skal vi vise deg hvordan du kan gjøre det.

Legger til Power Automate til Teams

Først må du legge til Power Automate i Microsoft Teams for å fortsette. For å gjøre dette, klikk på Apps-delen i Teams-sidefeltet. Derfra søker du etter Power Automate. Velg deretter Power Automate-appen som åpnes og velg den lilla legg til-knappen. Hvis du vil ha flyter i en bestemt kanal eller et helt team for alle brukere, kan du også velge nedoverpilen og velge Legg til i team, hvis du har rettighetene til å legge til en automatisering for alle. Når du er ferdig, bør du se Power Automate-appen åpnes i sidefeltet i Teams.

Opprette en forhåndslaget, "populær" flyt i teams

Neste opp, bør du bli tatt til et filtrert alternativ som viser deg bare Microsoft Teams Flows and Templates. Du kan filtrere til andre flyter hvis du vil ved å klikke på filterknappen ved siden av Søkeflyt-knappen (men mer om det senere.) Uansett bør du også legge merke til noen populære maler for flyter i team. Dette er forhåndslagde maler fra Microsoft, som du kan aktivere med bare noen få klikk, ingen koding nødvendig!

Vi vil fokusere på disse først, siden disse er de mest populære og hjelper deg med å dekke noen av de vanligste behovene for varsler i Teams. Her er en liste nedenfor, men husk at du kan se en liste over alle Teams-flytene ved å velge Se alle Teams-maler nederst i Power Automate-appen. Generelt sett vil en hvilken som helst av flytene i Teams-listen være rett frem å sette opp, og trenger bare noen få enkle trinn.

• Varsle et team når et nytt skjemasvar sendes inn
• Når statusen til en oppgave i Planner endres for å fullføres, varsle en kanal
• Varsle et team når et nytt element opprettes i en SharePoint-liste
• Lagre en melding i OneNote
• Opprett et arbeidselement fra en melding
• Varsle et team når en ny oppgave legges til et Trello-brett
• Varsle et team når statusen til et arbeidselement endres i Azure DevOps
• Varsle et team når et varsel utløses i PowerBI.

Hvis flyten du ønsker er i denne listen, klikker du på den. Du får en popup-melding som lar deg konfigurere den. Vi bruker flyten for oppgaveendringer i Planner, som et eksempel. Vanligvis bør du se en boks som lar deg navngi flyten. Deretter, under det, vil det være en liste over pålogginger (eller koblinger) du trenger. Pass på at du logger på hver og en, og klikk deretter på fortsett og følg instruksjonene på skjermen. I vårt tilfelle må vi konfigurere og velge Planner-gruppe-ID, Plan-ID, Teams-teamet og deretter kanalen for å fortsette.

Når du er ferdig, kan du velge Opprett flyt. Og du bør da se en popup-melding som sier at arbeidsflyten din er opprettet. Den vises nå i listen over flyter på hovedsiden for Power Automate! Og den vil kjøre automatisk fra nå av.

Opprette annen og tilpasset flyt i teams

Takket være Power Automate er du ikke bare begrenset til Flow-tema mot team. Hvis du vil, kan du også lage andre flyter. Du kan bytte til disse ved å klikke på Filter-knappen øverst på skjermen, ved siden av søkeboksen, og velge Alle maler. Se deretter til venstre for å velge en kategori. Trinnene vil være de samme, og krever at du logger på og kobler til kontoer, som vi gjorde ovenfor.

Hvis du er en mer avansert bruker, kan du også lage en tom flyt, på egen hånd, uten å følge en mal. Klikk på Opprett-fanen i Power Automate, og velg deretter Opprett fra tomt. Derfra vil du se en liste over utløsere og handlinger. Du vil også se noen temaer under Alle. Velg temaet ditt for å filtrere utløseren og handlingene.

Velg deretter en utløser ved å følge instruksjonene på skjermen. Etter at utløseren er fullført, konfigurerer du handlingen ved å følge instruksjonene og veiviseren på skjermen. Hver flyt har et annet sett med instruksjoner, men det er ganske enkelt å forstå. Du kan deretter teste flyten ved å klikke på Test-knappen øverst. Du kan også sjekke flyten for feil ved å velge Flow Checker også. Når du er klar, klikker du på Lagre og flyten din settes i gang.

Sjekke og slette flyter

Nå som du har opprettet flytene dine, kan du enkelt slette dem, eller redigere dem også. Bare åpne opp Power Automate-appen i Teams ved å klikke på ( . . .) i sidefeltet, og deretter klikke på Hjem-fanen. Derfra bør du se en liste over flytene dine. Du kan flytte musen helt til høyre og klikke på de tre prikkene i listen og deretter velge Rediger eller Slett for å slette flyten. Enda viktigere, du kan også sjekke kjøringsloggen for å se hvordan den kjører, om den har blitt useriøs.

Bare starten på uendelige muligheter!

Å skape flyt i team med power Automate er bare starten på mulighetene. Microsoft har en plattform kjent som PowerApps, som lar deg lage dine egne tilpassede apper for virksomheten din ved å bruke lignende maler. Du kan lære mer om det her . Og husk, sjekk vår Microsoft 365-hub for flere nyheter og informasjon.