Hvordan bruke Microsoft Flow i stedet for IFTTT

Her er det du trenger for å begynne å bruke Microsoft Flow.

Registrer deg for en konto på Microsoft Flow-nettstedet

Bla gjennom Microsoft Flow-maler

Velg en mal og modifiser den etter dine behov

Microsoft Flow er en automatiseringsplattform for arbeidsflyt som kobler sammen ulike apper og tjenester for å automatisere oppgaver. Flow integreres med mange eksisterende Microsoft-apper og -tjenester (Office 365), så vel som andre arbeidsplassapper for å automatisere oppgaver for å øke produktiviteten din. Flow er Microsofts svar på IFTTT.

I 2016 ga Blog.WebTech360 informasjon om hvordan du kommer i gang med Microsoft Flow og hvordan du oppretter en Microsoft Flow . Siden den gang har Microsoft Flow endret seg betydelig. Flere og flere flyter har blitt lagt til av Microsoft og vanlige brukere som bidrar til å øke produktiviteten, automatiseringen og effektiviteten.

Microsoft opprettet Flow for å "Lag automatiserte arbeidsflyter mellom favorittappene og -tjenestene dine for å få varsler, synkronisere filer, samle inn data og mer." Hvis du har erfaring med å jobbe med IFTTT (If This Then That), ligner Microsoft Flow på IFTTT, bortsett fra at Flows kan integreres med flere tjenester og håndtere de spesifikke kravene til et selskap på bedriftsnivå.

Microsoft Flow er forskjellig fra IFTTT

Microsoft Flow lar brukere lage arbeidsflyter, også kjent som "flyter". Strømmer er basert på triggerhendelser. For eksempel kan brukere opprette en flyt som laster ned svar eller svar på en e-post og deretter laster opp disse meldingene til OneDrive med angitte intervaller. En flyt kan også laste ned hver tweet som sendes fra bedriftskontoen din til en Excel-fil og lagre den på OneDrive .

Slik bruker du Microsoft Flow

Microsoft Flow er allerede en del av Microsoft 365 , Office 365 og Dynamics 365 applikasjonssuiter. Hvis du ikke abonnerer på noen av disse Microsoft-tjenestene, kan du fortsatt bruke Microsoft Flow gratis; alt du trenger er en nettleser og en Microsoft-konto. For øyeblikket støtter Microsoft Flow alle versjoner av Microsoft Edge, så vel som andre nettlesere, inkludert Chrome og Safari. Her er en rask videoopplæring for å gi deg en bedre forståelse av hvordan Microsoft Flow fungerer.

Microsoft Flow-maler

Mange enkle oppgaver må gjøres daglig. Flytmaler hjelper deg med å ta vare på disse oppgavene ved å bruke Microsoft Flow til å gjøre dem automatisk samtidig som du sparer tid i prosessen.

For eksempel kan Flow automatisk varsle deg på Slack når sjefen sender e-post til Gmail-kontoen din . Flytmaler er forhåndsdefinerte 'flyter' for vanlige prosesser. Alle flytmalene er forklart i den enorme Microsoft Flow-databasen, som er tilgjengelig for alle brukere.

Så hvis du tror du har en flott flyt i tankene, sørg for å sjekke ut det store biblioteket med eksisterende flytmaler før du oppretter en som kanskje allerede eksisterer. Selv om det er mange tilgjengelige flytmaler, legger Microsoft ofte til de mest brukte flytmalene laget av andre brukere til listen over generelle maler.

Hvordan lage en flyt fra en mal

Det er enkelt å lage en Microsoft Flow fra en mal, forutsatt at du har en Microsoft Flow-konto. Hvis du ikke gjør det, kan du registrere deg for en her . Når du har en Microsoft Flow-konto, kan du velge fra hvilken som helst av Flow-malene som for øyeblikket er tilgjengelige for å komme i gang. Å bla gjennom de tilgjengelige Flow-malene vil gi deg en bedre ide om hvordan Flows fungerer og hvordan Flows kan hjelpe deg med å automatisere arbeidsflyten.

Når du har bestemt deg for hvilken Microsoft Flow-mal du vil bruke, må du kanskje endre tre ting for Flow:

Frekvens : spesifiser hvor ofte du vil at flyten skal kjøre.

Innhold : Type innhold i Flow-malen.

Koble til : Koble til kontoen(e) der du vil koble til tjenestene.

Når du oppretter en flyt for en gjentakende handling, kan du endre malen slik at den fungerer i henhold til tidsplanen din og i tidssonen din. E-postarbeidsflyter kan endres for å utløses uten arbeidstid, helligdager eller under en planlagt ferie.

Her er de tre hovedtypene arbeidsflyter du kan lage med Microsoft Flow:

Automatisert : En flyt designet for å kjøre automatisk, basert på forekomsten av en hendelse – for eksempel en e-post, endringer som er gjort i en fil eller et kort lagt til Microsoft Teams.

Knapp : En manuell flyt, som bare kjøres når en knapp trykkes.

Planlagt : En tilbakevendende flyt, der du spesifiserer frekvensen på flyten.

I tillegg til tilpassede arbeidsflyter, støtter Microsoft integrasjon med populære applikasjoner for forbedret sammenkobling. Disse inkluderer Microsofts tjenester, inkludert Office 365 og Dynamics 365. Microsoft Flow støtter også integrasjon med populære tredjepartsapper som Slack , Dropbox , Twitter og mer. Microsoft Flow aktiverte også andre koblingsprotokoller, inkludert FTP og RSS, for enda mer tilpasset integrasjon.

Prissetting

For øyeblikket har Microsoft Flow tre månedlige planer. En gratis og to betalte månedlige planer. Her er en oversikt over hver plan og kostnadene.

Selv om Flow Free er gratis og du kan lage ubegrensede flyter, er du begrenset til 750 kjøringer per måned og 15-minutters sjekker. Flow Plan 1 tilbyr 3-minutters sjekker og 4500 kjøringer per måned for $5 per bruker, per måned. Flow Plan 2 tilbyr flest tjenester og funksjoner til $15 per bruker, per måned.

For Office 365- og Dynamics 365-brukere trenger ikke en ekstra månedlig avgift for å bruke Microsoft Flow, men de er begrenset i enkelte funksjoner. Deres Office 365- og/eller Dynamics 365-abonnement inkluderer opptil 2000 kjøringer per bruker per måned og en maksimal flytfrekvens på 5 minutter.

Videre er antall flytkjøringer aggregert på tvers av alle brukere som dekkes av Office 365- eller Dynamics 365-abonnementet ditt. Hvis en bruker overskrider mer enn de inkluderte kjøringene per måned per bruker, kan du kjøpe ytterligere 50 000 kjøringer for en ekstra $40,00 i måneden. Microsoft Flow-plandetaljer om grenser for kjøringer og konfigurasjoner finner du her .

Forbedrede funksjoner

Selvfølgelig er flere tjenester og funksjoner tilgjengelige for betalte abonnenter. I den siste Microsoft Flow-oppdateringen, 2019-utgivelsesbølge 2, la Microsoft til AI Builder for å overvåke og automatisere flyter for betalte brukere. Microsoft tilbyr en YouTube-video som går over alle funksjonene og tjenestene som er tilgjengelige i den nye oppdateringen.