Enkle, men effektive tips for å administrere e-postene dine

Alle av oss mottar mange e-poster. Fra ledere til deres ansatte, kolleger, nyhetsbrev fra ulike tjenester du har abonnert på, og hva ikke!

Å sile gjennom slike omfangsrike e-postdata er bortkastet tid og energi. Hvorfor ikke revurdere hvordan du administrerer e-postene dine effektivt.

Visste du at du kan planlegge e-postene dine med noen enkle triks?

• Bli kvitt søppelet

La oss anta at du mottar et gjennomsnitt på hundre e-poster per dag, hvorav bare halvparten av e-postene er viktige og resten er "søppelpost". I tilfelle du møter gjentatte tilfeller av spam/søppelpost, bruk søppelfiler til å fange opp mesteparten av spam og skann den to ganger om dagen, for å bli kvitt uønskede e-poster. Det vil redusere tretti prosent av søppelet fra innboksen din.

Se også:  Slik bruker du "Ikke til stede-assistenten" i Outlook 2016, 2013, 2010 og 365

• Sett opp smarte mapper

Når du åpner innboksen din, vil du legge merke til at en fjerdedel av e-postene er spesialtilbud, rabatttilbud, videresendte vitser eller reklamevarsler. I utgangspunktet, e-postmarkedsføring ting. Det er et salgstriks for å tiltrekke seg flere kunder. Så prioriter e-postene dine i underkategorier for å holde innboksen organisert. Det vil være enkelt å finne ut e-poster i nødstilfeller eller å slette flere e-poster samtidig.

• Slå av alle e-postvarsler

E-post er ikke et øyeblikkelig kommunikasjonsmedium. Vi bruker mobiltelefoner og direktemeldinger til det. E-post er bra for bedrifter der du ikke trenger et øyeblikkelig svar. Så ikke la andre hindre arbeidet ditt. E-postvarsler og pip forstyrrer konsentrasjonen din, kan avlede deg i møter og samtaler. Slå av telefonens vibrasjon eller hørbare lyd for hver ny e-post.

• Avslutt abonnementet på uønskede reklame-e-poster

Du vil aldri lese alle reklame- og salgsfremmende e-poster. Avslutt abonnementet på de unødvendige. Det er en enkel og rask prosess. For å avslutte abonnementet på nyhetsbrev du ikke vil ha, logg inn på e-postkontoen din og se etter «avslutt abonnement» i utsendelsene du er lei av. Se gjennom søkeresultatene og bestem hvilken e-post du vil fortsette med. Du kan også besøke www.unroll.me og melde deg av nyhetsbrevene du vil kaste. Det vil organisere innboksen med forskjellige kategorier og mapper.

• Sett  av tid til å lese og svare på e-post

Å få et varsel eller varsel gjør deg ufokusert mot dine ansvarsområder. Selv om det å vurdere e-postene dine i planlagt tid vil hjelpe deg med akutt hjelp, samt å hjelpe deg med å vedlikeholde og oppdatere kalenderen din om møtene.
Du kan også skrive ut e-posten din for enhver nødsituasjon ved å oppdatere kontaktnummeret ditt og gi passende tidspunkt for å nå deg. På grunn av stor arbeidsmengde kan du også sjekke e-postene dine hver time i ti til femten minutter eller sjekke e-posten din 3-4 ganger om dagen, som morgen ettermiddag og kveld.

Les også:  Slik konfigurerer du e-post i Outlook for Android-appen

• Sortering av e-poster etter kategori

Når du mottar mye e-post sammen, kan du glemme å ta hensyn til viktige e-poster, eller noen ganger kan du slette dem ved en feil uten å lese. Det skjer når du mottar alle e-postene i innboksen din og det ikke er noen mapper og kategorier tilgjengelig for å legge e-posten i de respektive mappene. Noen ganger når du sletter søppel fra innboksen din, ender du opp med å slette jobbrelaterte e-poster. Du kan imidlertid gjenopprette dem fra søppel, men noen ganger er du ikke klar over om du har gjort det!

Du vil kanskje også like:  Slik bruker du Outlook med Gmail

Alle har sin egen måte å håndtere tingene sine på. Dette er bare et forslag til hvordan du administrerer e-postene dine effektivt og hvordan du kan gjøre det enkelt. Men du kan finne et system som fungerer for deg.