Administrere e-posten din: sjekk ut disse beste fremgangsmåtene for å sende e-post med Outlook på Windows 10

I vårt siste Microsoft 365-stykke vil vi forklare noen av våre beste fremgangsmåter for Outlook på Windows.

Organiser e-postene dine i mapper i Outlook

Bruk filtre og kategorier for å rydde opp i innboksen og finne meldingene dine

Bruk Outlook til å planlegge Teams-møter

Blokker ute spam og søppelpost med alternativer for søppelpost

I disse dager bruker du kanskje mye tid i e-postinnboksen din for å følge med på skolen og jobben, og til og med alle de nettbaserte shoppingbestillingene. Det kan bety at innboksen din er et rot, noe som betyr at det å administrere e-postene dine er noe som er enda viktigere.

Vel, hvis du ikke allerede bruker den, er Microsoft Outlook-appen, inkludert som en del av Microsoft 365, en fin måte å administrere e-postene dine på Windows 10. Med den kan du organisere e-poster i mapper, opprette Teams-møter, og så mye mer. Det er derfor vi i vår nyeste Microsoft 365-del vil forklare noen av våre beste fremgangsmåter for Outlook på Windows.

Bruk mapper

Først og fremst vil du organisere e-postene dine i mapper i Outlook. Dette kan virke som en av de mer åpenbare tingene å gjøre, men det vil virkelig hjelpe deg med å rydde opp i innboksen og organisere deg selv. Å gjøre dette er ganske enkelt. Først vil du åpne Outlook og besøke innboksen og listen over meldinger. Deretter høyreklikker du på Innboks og velger Ny mappe.

Når du har gjort det, kan du gå tilbake til innboksen din, høyreklikke på en melding og deretter velge mappen du opprettet. Du kan opprette mapper de fleste steder i Outlook, inkludert mappen Slettede elementer, der slettede elementer går. Ved å gjøre dette blir det enkelt å finne meldinger du kanskje til slutt glemmer. Og alle mapper du oppretter i Outlook Desktop-appen vil også synkroniseres med Outlook på nettet og Outlook på telefonen, noe som gir deg en flott måte å organisere e-poster på, uansett hvor du er.

Bruk filtre og kategorier

Hvis mapper ikke fungerer for deg og innboksen din fortsatt er et rot, er det noen ekstra kontroller i Outlook-appen for Windows 10 som du kan bruke til din fordel. Disse inkluderer kategorier og filtre.

Kategorier er mye som mapper, men i stedet for å flytte e-poster til sitt eget rom, vil hver e-post du kategoriserer få en fargekode ettersom den forblir i innboksen din. Som standard er det noen få kategorier. Listen inkluderer blå, grønn, rød, gul og lilla. Når du høyreklikker på en e-post for å kategorisere den for første gang, får du muligheten til å navngi kategorien, og til og med tilordne en snarvei. Når du har kategorisert e-postene dine, kan du gå til Hjem-fanen og velge det firefargede firkantede ikonet for å vise kategoriikonet på en e-post. Du vil se den spesifikke fargekategorien vises over datoen.

I tillegg til kategorier, er det også filteralternativet i Outlook. Med dette alternativet, som vises i Hjem-fanen som en trekant mot høyre på skjermen, kan du filtrere meldingene dine etter uleste, meldinger med vedlegg, etter uke, kategori og til og med hvem som har blitt CC'et på den. Dette gjør det mye enklere å finne e-postene dine!

Bruk Teams med Outlook

Microsoft Teams går sammen med Outlook, og Outlook går sammen med Teams. Men visste du at du kan opprette Teams-møter direkte fra Outlook? I stedet for manuelt å opprette et møte i Microsoft Teams-appen, kan du også lage et gjennom selve Outlook, som er hvor du vanligvis må gå for å sende en lenke på e-post, uansett.

Vi har tidligere forklart hvordan du kan gjøre dette , men vi skal oppsummere. Igjen, det er ganske enkelt. Først åpner du Outlook og bytter til kontoen du vil at dette møtet skal være med. Deretter går du til toppfanen og velger Hjem. Det skal være en rullegardinpil ved siden av Ny e-post. Når du klikker på dette, vil de være et alternativ for Teams Meeting. Et nytt møtevindu vil dukke opp, og deretter kan du fylle ut informasjonsfeltene etter behov. Når du er ferdig, kan du klikke Send. Akkurat sånn er det så enkelt å lage et Teams-møte i Outlook!

Blokker ute spam og søppel

Søppelpost er farlig. Ikke bare forurenser det innboksen din, men noen ganger kan koblingene i dem skade PC-en din hvis du ender opp med å klikke ved et uhell. Det er derfor du kan blokkere søppelposten i Outlook ved å klikke på bestemte avsendere. Vanligvis vil Outlooks egne spam- og søppelfiltre gjøre jobben, men hvis du stadig får uønskede meldinger, kan du bruke Outlook-appen i Windows 10 til å blokkere meldinger fra en bestemt avsender.

For å blokkere meldinger kan du gå til Hjem-fanen, etterfulgt av søppelpostalternativer. Du bør da få opp et nytt vindu, som lar deg velge hvilke avsendere og e-poster fra hvilket land du vil identifisere som spam. Herfra kan du også endre beskyttelsesnivået ditt.

Det er forskjellige nivåer, fra lave, høye og bare trygge lister. Lav er vanligvis best hvis du ikke får mange søppelmeldinger. Høy er for hvis du mottar mye søppel. Og sikre lister er den mest restriktive. Microsoft forklarer hver av disse i dybden på denne støttesiden .

Vi har flere guider!

Våre beste fremgangsmåter for å sende e-post med Outlook er bare starten. Vi har også forklart noen av favoritttriksene våre for Outlook-appen , som inkluderer hurtigtaster og sikkerhetskopiering av e-post. Og vi har også delt noen tips og triks for å få mest mulig ut av Outlook på nettet . Alt er en del av Microsoft 365-dekningen vår, som du kan utforske her for å finne flere guider, fremgangsmåter, nyhetsartikler og mye mer.