Öll ráð til að bæta notendaupplifun þína hjá Microsoft Teams

Ef þú ert Teams stjórnandi, meistari eða stórnotandi, er líklegt að hluti af hlutverki þínu muni hjálpa til við að bæta Microsoft Teams notendaupplifunina.

Heck, jafnvel þótt þú sért vingjarnlegur einstaklingur sem vill að fólk noti verkfæri sín á afkastameiri hátt, þá viltu gera þetta.

Í þessari færslu förum við yfir nokkur lykilverkfæri og eiginleika til að bæta notendaupplifun Microsoft Teams:

1 - Byrjaðu með ættleiðingaráætlun

Að búa til ættleiðingaráætlun fyrir notendur er allt öðruvísi en að búa til ættleiðingaráætlun fyrir alla stofnunina.

Byrjaðu á því að finna hvers vegna þú vilt nota Microsoft Teams. Sendu síðan áætlunina, leiðina til samþykktar og ávinninginn til hagsmunaaðila þinna. Aftur á móti verða þeir að fæða þessar upplýsingar til eigin notenda.

Þegar þú gengur í gegnum útsetningu þína skaltu halda öllum hagsmunaaðilum upplýstum með reglulegum uppfærslum. Ef allir vita hvað er að gerast (og hvenær) þá kemur það ekki eins mikið á óvart.

Á ferðinni mun fjöldi fólks biðja um tækni-, náms- og ættleiðingarefni.

Þú getur auðvitað búið til þitt eigið byggt á blæbrigðum innanhúss. Það er líka fullt af núverandi Microsoft efni í boði.

Gakktu úr skugga um að þú lætur fylgja með þjálfunarefni eins og Microsoft 365 Learning Pathways, Microsoft Teams End User Experience Training undir leiðbeinanda og vefnámskeið undir forystu Azure verkfræðinga fyrir stuðningsmiðaþjálfun.

Þú þarft líka að tjá hvernig þú vilt að notendur hækki miða þegar eitthvað fer úrskeiðis. Það síðasta sem þú þarft er stíflað pósthólf þegar þú hefur innleitt Teams.

Ef þú vilt að miða sé safnað í gegnum miðlæga gátt geturðu nýtt þér Azure þjónustu. Kannaðu þó stuðningsáætlanirnar fyrst.

2 – Persónulegar sérstillingar í boði í Microsoft Teams

Þegar teymið þitt er sátt við að nota Teams frá degi til dags er mikilvægt að bæta við persónulegum blæ.

Til dæmis eru fullt af Microsoft Teams aðgengiseiginleikum sem bíða eftir að verða uppgötvaðir. En þeir verða áfram óþekktir nema þú upplýsir notendur þína um þá.

Aðgengiseiginleikar fela í sér:

• Spjallþýðing: Ef móðurmál samstarfsmanna þinna er öðruvísi en þitt, þá er þetta gagnlegt tæki. Innbyggð skilaboðaþýðing hjálpar öllum að vera þeir sjálfir og eiga samt skilvirk samskipti.

• Raddskilaboð: Sum löng skilaboð eru best send með raddskilaboðum þar sem hegðunin getur hjálpað til við samhengi og tón. Einnig mun rithöfundur með liðagigt eða úlnliðsgöng einnig finna þetta tól gagnlegt þar sem þeir geta skrifað minna. Haltu einfaldlega inni upptökutákninu, talaðu í hljóðnemann og slepptu þér þegar þú ert búinn að taka upp.

• Kveiktu á TTY-stillingu: Þetta er annar eiginleiki sem hjálpar fólki sem er talskert eða heyrnarlaust. Til að kveikja á Teletypewriter (TTY) fylgdu þessari möppu eftir að þú smellir á prófílmyndina þína - Stillingar > Símtöl.

• Texti í beinni: Fáðu skjátexta í rauntíma í textastíl á Teams fundum.

Taktu þau upp til notkunar síðar.

Fyrst skaltu ganga úr skugga um að Stream falli undir Microsoft 365 leyfið þitt.

Kveiktu á upptöku texta í beinni þegar þú skráir þig inn á Stream. Veldu myndbandið þitt og smelltu á punktana þrjá til að opna valkostavalmyndina.

Merktu við reitinn „Búa til sjálfkrafa myndatextaskrá“.

• Dark mode: Þessi eiginleiki var kynntur fyrir Teams árið 2018 og er gagnlegur til að hjálpa til við að draga úr áreynslu í augum og viðhalda fókus þínum.

Smelltu á þriggja punkta hnappinn og opnaðu Stillingar. Strax undir Almennt geturðu séð þrjá valkostina af sjálfgefnu, dökku og háum birtuskilum.

Annar mikilvægur hluti af sérsniðnum í Teams er gerð og tíðni tilkynninga sem þú færð. 

Tíðni? Það er rétt!

Þó að ekkert sé hægt að gera varðandi fjölda skilaboða sem fólk sendir þér (þó meira um það síðar), geturðu sérsniðið hvenær og hvernig þú færð tilkynningar.

3 - Bestu starfsvenjur fyrir tilkynningar liðs

Þú gætir haft áhyggjur af tilkynningum ef þú stjórnar nokkrum liðum og rásum á Teams reikningnum þínum.

Eða kannski ertu bara meðlimur þessara teyma og rása.

Ofhleðsla tilkynninga og tilkynningaþreyta eru raunverulegir hlutir sem geta haft áhrif á framleiðslu þína ef ekki er stjórnað á réttan hátt.

Svo, hvernig geturðu stjórnað Teams tilkynningum?

Það er auðvelt:

• Búðu til sérsniðnar tilkynningastillingar: Þetta felur í sér að slökkva á tilkynningum um upptöku og fínstilla venjulegar tilkynningar þínar þannig að þær innihaldi aðeins tiltekna hluti eins og persónulega @minnst, svör við samtölum sem ég byrjaði o.s.frv.

• Skildu eftir verkefni sem þarfnast ekki lengur þátttöku þinnar: Það eru líklega teymi eða rásir sem eiga ekki við þig eða vinnuna sem þú vinnur. Hreinsaðu upp ringulreiðina með því að yfirgefa þessi verkefni.

4 - Hvenær á að nota hópspjall á móti rásum

Þegar þú hefur valið rásirnar sem þú þarft að vera á og flokkað tilkynningastefnuna þína, er mikilvægt að vita hvenær er best að nota hópspjall og hvenær rásir henta betur.

Fyrir notendur sem eru nýir í samstarfsvettvangi eins og Teams, verður þú að muna að þetta er algjörlega ný upplifun. Microsoft Teams er  ekki  vettvangur í spjalli eins og þeir kunna að vera vanir að nota.

Það getur verið svo einfalt ef þú vilt, en það getur verið svo miklu meira fyrir samstarf liðanna þinna.

Hópspjall er framlenging á einstaklingssamtölum til að taka þátt í öðrum samstarfsmönnum. Hér geta allir meðlimir Teams hópsins deilt skilaboðum, GIF, emojis, límmiðum og jafnvel skipulagt fundi.

Ef þú þarft að taka samvinnu aðeins lengra, geturðu haldið því öllu skipulagt á Teams rásum. Tveir mikilvægir eiginleikar greina Teams rásir frá hópspjalli:

Skilaboðaþræðir: Samtöl í hópspjalli geta orðið sóðaleg og tapað efni sínu yfirvinnu. Í rásum geta liðsmenn hins vegar fylgst með skilaboðum í því samhengi sem þau eru birt í.

Þetta er mögulegt í gegnum skilaboðaþræði sem þétta samtöl í eina spjallblokk. Þú getur séð öll svörin og þú getur @ minnst á einhvern undir þráða svarinu.

2. Skrár: Ólíkt venjulegu hópspjalli eru rásir með skráarflipa. Þetta er frábært fyrir skjalasamstarf og sérhver skrá sem þú hleður upp er einnig samstillt við SharePoint.

5 - Kostir skilaboðaþráða

Einn stærsti kosturinn við að nota rásir umfram hópspjall er að þú færð aðgang að skilaboðaþráðum.

Þetta snýst allt um auðvelda samvinnu ekki satt?

Þegar öllu er á botninn hvolft þá er góð ættleiðingaráætlun og að losna við ofhleðslu tilkynninga efst á baugi hjá okkur.

En jafnvel á meðan þú vinnur eru skilaboðaþræðir líka frábært tæki til að hámarka upplifun Microsoft Teams notenda.

Þræðir gefa skilaboðin þín samhengi, sýna við hvern þú ert að tala. 

Ávinningur á háu stigi felur í sér:

• Þræðir varðveita þýðingarmikið samhengi og skipuleggja samtöl.
• Þráður hvetur til opinnar umræðu um efni, án þess að trufla aðra.
• Þræðir gefa þér leið til að fá meiri skýrleika, án þess að byrja á nýjum DM.
• Þræðir þínir gera það auðveldara að rekja upplýsingar með því að skoða ákveðin samtöl.
• Þræðir halda tilkynningarásum lausum við auka ringulreið.
• Þræðir eru klístraðir. Þegar þú deilir skilaboðum deila þráðum svörum líka.

Nánar tiltekið, með skilaboðaþráðum færðu ósamstillingu í Teams skilaboðunum þínum.

Það sem þetta þýðir er að skilaboð á rásinni þurfa ekki að vera samstillt - þú þarft ekki að vera að svara öllum skilaboðum í rauntíma.

Jafnvel þó að algjörlega sé slökkt á tilkynningunum þínum geturðu farið aftur í samtalsþráð til að sjá nýjar uppfærslur. Í hópspjalli myndirðu venjulega hafa áhyggjur af því að þú gætir misst yfir því hvað gerist þegar þú ert ekki í hópnum.

Þetta þýðir að þú munt hafa meiri tíma til að einbeita þér að öðrum hlutum og vera enn í hringnum.

6 – Það sem þú getur gert með Teams farsímaforritinu

Fullt af fólki mun nota Teams á ferðinni. Frekar en að þurfa að draga fram fartölvuna sína í hvert sinn sem þeir þurfa að spjalla við einhvern á skrifstofunni eða heima, geta þeir notað Teams farsímaforritið í staðinn.

Sumir  notendur þínir gætu endað með því að nota farsímaforritið vegna þess að þeir kjósa upplifun skilaboðaþráðar í farsímaviðmótinu.

Hér eru nokkrir aðrir snyrtilegir eiginleikar Teams farsímaforritsins:

Hraðbendingar: Hreinsaðu virknistrauminn þinn af tilkynningum þegar þú merkir skilaboð sem lesin eða ólesin með því að strjúka með fingrinum.

Kyrrðarstundir og kyrrðardagar: Skráðu tiltekna tíma og daga þegar þú munt taka PTO. Þetta mun slökkva á tilkynningum fyrir þig á þeim tímum.

Smelltu á prófílinn þinn og síðan á Tilkynningar. Undir hlutanum Lokaðar tilkynningar, smelltu á Á kyrrðartíma.

Hér hefurðu möguleika á að kveikja og slökkva á kyrrðarstundum og kyrrlátum dögum, auk þess að sérsníða frekari stillingar á eigin spýtur.

Innbyggð skrifstofulinsa: Auðveldin við að taka myndir er nú þegar flottur eiginleiki.

Hins vegar er Office Lens samþætt í Teams farsímaforritinu þannig að þegar þú tekur töflu eða skjal, þekkir það það sjálfkrafa.

Hvaða miðill sem það er mun Office Lens sjálfkrafa fínstilla myndina, sem þú getur með texta eða teikningum.

Endurraða neðstu stikunni: Þú getur aukið aðgengi að mest heimsóttu flipunum þínum á teymum með því að endurraða yfirlitsstikunni.

Smelltu á táknið með þremur punktum hér að neðan og þú munt sjá þann möguleika að draga Breyta leiðsögugluggann í fullan skjá. Þú getur síðan endurraðað flipunum til að uppfylla óskir þínar betur.

Auðvelt að skipta úr farsíma yfir í fartölvu: Skiptu um símafund og tilkynningar á milli fartölvunnar og farsímans í rauntíma.

Ef þú þarft að vera á ferðinni en þú ert á símafundi geturðu skipt yfir í farsímann þinn án þess að trufla fundinn.

Þú getur líka stillt tilkynningar fyrir farsímann þinn til að slökkva á sér þegar þú skráir þig inn á Teams á skjáborðinu þínu, sem dregur úr ofhleðslu tilkynninga.

7 – Samhæfni skilaboða

Þegar þú talar aðeins við fólk í Teams, þá er engin þörf á öðru forriti. 

En hvað gerist þegar þú vinnur með verktaka sem notar Slack? Eða viðskiptavinur sem krefst þess að nota Webex?

Algengasta atburðarásin? Þú halar niður appinu þeirra til að halda þeim ánægðum.

En hvað þýðir það fyrir þig? Stöðugt að skipta á milli forrita til að stjórna ytri tengiliðum þínum.

Skilaboðasamvirkni er ferlið við að tengja þessi öpp saman svo þú getir sent skilaboð frá Microsoft Teams til ytri tengiliðsins á annað hvort Slack eða Webex.

Samvirkni bætir innri samskipti og gerir raunverulegt samstarf milli fyrirtækja kleift.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Hins vegar að bæta við 600 samþættingum er til að afturkalla alla þá fínu vinnu sem við höfum gert hingað til til að bæta notendaupplifun þína á Teams.

Í staðinn skaltu velja úr kirsubervöldum bestu Microsoft Teams samþættingunum sem geta bætt notendaupplifun Microsoft Teams.