Hvernig á að nota Microsoft Planner til að halda utan um verkefni þegar unnið er í fjarvinnu

Hvernig á að nota Microsoft Planner til að halda utan um verkefni þegar unnið er í fjarvinnu:

Búðu til áætlun.

Búðu til fötu til að tákna stig ferlis.

Búðu til verkefni og dragðu þau á milli fötu til að sýna framfarir.

Microsoft Planner er verkefnastjórnunarkerfi í Kanban-stíl sem miðar að uppteknum teymum og fjarstarfsmönnum. Skipuleggjandi getur hjálpað þér að skipuleggja, úthluta og rekja verkefni þegar þú getur ekki rætt þau í eigin persónu.

Skipulagsvinna á sér stað í „áætlunum“ sem eru bundin við Office 365 hópa. Þegar þú býrð til nýja áætlun mun hún sjálfkrafa búa til nýjan hóp (nema þú bætir áætluninni við núverandi hóp). Hópurinn er til eins og hver annar í Office 365 - hann mun hafa sína eigin SharePoint síðu, OneNote minnisbók og önnur úrræði.

Þetta kann að hljóma flókið í fyrstu en það hjálpar til við að knýja sumar af háþróuðum samþættingum Planner. Í daglegri notkun ættir þú ekki að þurfa að hafa of miklar áhyggjur af undirliggjandi hóplíkaninu. Þú getur notað Planner viðmótið til að búa til áætlanir og bæta notendum við þær, án þess að taka þátt í Office 365 hópstjórnun.

Áætlanir og verkefni

Skráðu þig inn á Planner á tasks.office.com og smelltu á „Ný áætlun“ í vinstri valmyndinni. Nefndu áætlunina þína og veldu hvort þú gerir hana opinbera eða einkaaðila. Opinber áætlanir eru sjálfkrafa sýnilegar öllum í fyrirtækinu þínu.

Verkefnum innan áætlana er raðað í dálkalaga Kanban uppbyggingu. Þeir eru sýndir sem lóðréttir listar („fötur“) af spilum sem birtast lárétt yfir skjáinn þinn. Þú getur bætt við eins mörgum fötum og þú þarft.

Til að búa til verkefni skaltu smella í hvaða fötu sem er og slá inn heiti fyrir verkefnið. Valfrjálst, veldu gjalddaga og úthlutaðu verkefninu til notanda. Það mun þá birtast sem verkefni fyrir þá að klára.

Þegar verkefni hefur verið búið til geturðu smellt á það til að sýna fleiri valkosti. Þetta felur í sér möguleikann á að bæta við athugasemdum, gátlistum, athugasemdum og viðhengjum. Þú getur líka gefið til kynna forgang verkefnis og núverandi framvindu.

Hægra megin á glugganum er hægt að velja úr litakóðuðum merkimiðum til að bæta við verkefnið - þeir munu birtast á kortinu aftur á borðskjánum. Smelltu á hvaða merki sem er til að breyta nafni hans. Merkingar hjálpa þér að greina á milli mismunandi tegunda verkefna.

Að nota Planner

Það er engin ákveðin leið til að nota valkostina sem eru í boði. Fyrir smærri teymi gæti einföld uppsetning dugað, með „Að gera“, „Að gera“ og „Lokið“ fötu. Þú getur síðan dregið verkefnaspjöld á milli fötanna til að búa til skýra yfirsýn yfir framfarir.

Stærri teymi með meira magn verkefna geta notið góðs af skipulagðari nálgun. Áætlanir sem tákna línulegt ferli geta innihaldið fötu fyrir hvert stig ferlisins (svo sem „Hönnun“, „Þróa“, „Próf“ og „Gefa út“ fyrir hugbúnaðarþróun, eða „Áætlun“, „Skrifa“, „Breyta“ , „Skoða“ til að skrifa). Þú gætir síðan notað „Framfarir“ valmöguleikann á kortum til að gefa til kynna lokastöðu.

Til að fá meiri innsýn í verkefni geturðu notað innbyggða greiningargetu Planner. Smelltu á „Charts“ flipann efst á skjánum til að fá sjónræna sundurliðun á áætlun þinni. Þetta skýrir frá verkefnastöðu, fötu og forgangi, svo þú getur greinilega séð hvernig verkinu gengur. Áætlunarflipi gefur þér dagbókaryfirlit sem gerir þér kleift að sjá hvenær vinnu er fyrirhugað að vera lokið.

Þessi grein hefur gefið þér yfirlit á háu stigi yfir grunnhugtök Planner. Við höfum ítarlegri leiðbeiningar tiltækar um sérstaka eiginleika, ef þú vilt læra meira. Skipuleggjandi skarar fram úr í að skipta út skrifborðum á skrifstofunni sem eru þakin dálkum af límmiðum. Þú getur fengið yfirsýn yfir verkefnin þín í fljótu bragði, sem heldur öllum upplýstum, jafnvel í dreifðum fjarvinnuteymum.