Rendezés Excelben

Bár a legtöbb szervezet adatokat gyűjt a döntések meghozatalához, ezek gyakran rendezetlen formátumban kerülnek az Excelbe. Emiatt nehéz lehet megérteni az adatokon belüli kapcsolatokat, mintákat és trendeket.

Szerencsére többféle dolgot is megtehet, például táblázatokat adhat hozzá és cellákat kerekíthet az Excelben , de hogyan kell rendezni az adatokat? Jó helyen jár, ha még soha nem használta az Excelt erre a célra. Ez a cikk elmagyarázza, hogyan rendezheti az adatokat az Excelben, akár egy csoportban, akár egy teljes táblázatban. 

Mit kell tudni az adatok rendezéséről az Excelben

Az adatok Excelben való sikeres rendezéséhez különféle módokon kell elkészítenie a táblázatot. Először is el kell távolítania az üres cellákat, mert az Excel rendezi őket, befolyásolva az összegeket és az egyéb megfogalmazott elemeket.

Ezután az oszlopokban lévő adatoknak azonos típusúaknak kell lenniük. Például, ha egy oszlop dátumokat tartalmaz, semmilyen más adat, például szöveg vagy szám nem lehet a cellatartományban, különben a rendezés sikertelen lesz.

Ezenkívül érdemes ellenőrizni és eltávolítani az ismétlődéseket az Excelben a cellák vagy oszlopok rendezése előtt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a rendezés után nem történik semmi baj.

Végezetül kulcsfontosságú az adatok biztonsági mentése arra az esetre, ha valami hiba történne a folyamat során. 

Adatok rendezése ábécé sorrendben Excelben

Ha van egy egyszerű oszlopa, amelyet betűrendben kell rendeznie, kiválaszthatja a cellákat, és kiválaszthatja a rendezési beállításokat. Az Excel azonban csak a kiválasztott cellákat rendezi, ami az egész táblázatot összezavarhatja.

Ha a fenti lehetőség működik az Ön számára, az nagyszerű. Ha nem, akkor két lehetőséged van:

• A sorok közötti töréseket vagy egy oszlopban több fejlécet tartalmazó táblázatok esetén válassza ki a rendezni kívánt oszlopcellákat (a kiválasztott oszlopon belül), beleértve az összes kapcsolódó sort, majd válassza ki a rendezési beállításokat.
  
• A sorok közötti hézagok nélküli nagyméretű táblázatok esetén kijelölheti a teljes táblázatot (ha fejlécek is vannak), megadhatja a rendezendő oszlopot, majd kiválaszthatja a rendezési beállításokat.
  

Mindkét fenti Excel rendezési lehetőség áthelyezi az összes soradatot a rendezett oszlopadatokkal együtt, hogy az összes társítás a helyén maradjon. Itt van, hogyan kell mindkettőt megtenni.

Az adatok ábécé szerinti rendezése az Excelben

1. Egy szakaszon belüli oszlop rendezéséhez jelölje ki az összes sort és oszlopot, amely tartalmazza a rendezni kívánt oszlopadatokat. Ne válasszon fejlécet.
2. Válassza az Adatok  fület a menüsorban az alatta lévő kapcsolódó szalag megnyitásához.
3. Válassza a Rendezés lehetőséget  a rendezési párbeszédpanel megnyitásához. Ne használja az „AZ” vagy „ZA” jelet, mert ezek a Rendezés  menü aktuálisan beállított beállításait használják, ami mindent elronthat.
4. Ha még nem tette meg, törölje a jelet az Adataim fejlécet tartalmazó négyzetből.
5. Válassza ki a rendezési oszlopot az Oszlop  legördülő listából.
6. Válassza a Cellaértékek lehetőséget a Rendezés szerint  legördülő listából.
7.  A „Rendelés” legördülő listában rendezési módként kattintson A-tól Z-ig vagy Z-A-ig . A betűket és számokat tartalmazó cellák balról jobbra haladva rendeződnek.
8. Kattintson az OK gombra  a rendezési beállítások mentéséhez.
9. Az Excel most megjeleníti az ABC sorrendben rendezett eredményeket. Az egyes oszlopok adatsorai is a rendezett cellákkal együtt mozognak.

Adatoszlopok ábécé szerinti rendezése az Excelben

Az adatok egy részének rendezésével ellentétben egy oszlop rendezéséhez a teljes táblázatot ki kell jelölni. Ha kiválasztja az oszlopot, csak ezek az adatok mozognak, ami összekeveri a teljes táblázatot. Ha egy oszlopban egynél több fejléc van, akkor a fenti eljárást kell használnia a szakaszok rendezésére. Ha a teljes lap ki van jelölve, az alábbi lépések segítségével kiválaszthatja a rendezendő oszlopot és az összes többi rendezési lehetőséget.

1. Nyissa meg a táblázatot, és kattintson az Összes kijelölése  gombra a lap bal felső sarkában, közvetlenül a „Névdoboz” alatt.
   
2. Kattintson az Adatok  fülre a menüsorban, hogy megnyissa az alatta lévő kapcsolódó lehetőségeket.
3. Válassza a Rendezés lehetőséget  a rendezési párbeszédpanel megnyitásához. Ne kattintson az „AZ” vagy „ZA” gombra a szalagon, mivel ezek a Rendezés  menüben található aktuális beállítások alapján reagálnak. Ez mindent elronthat.
   
4. Jelölje be az Adataim fejléceit  négyzetet a Rendezés párbeszédpanelen, mivel az összes fejléc ki lett választva. Vegye figyelembe, hogy oszloponként csak egy fejléc lehet. Ellenkező esetben a szakaszok alapján kell rendeznie a fenti eljárással.
5. Válassza ki a rendezési oszlopot az Oszlop  legördülő listából. Az oszlopbetűk helyett a fejlécneveket kell megjelenítenie.
6. Válassza a Cellaértékek lehetőséget a Rendezés szerint  legördülő listából.
   
7. A Rendelés legördülő listából válassza az A-tól Z-ig vagy a Z-A-ig rendezési lehetőséget  . A számokat és betűket tartalmazó cellák balról jobbra haladva lesznek rendezve, így az „IN0119” és az „IN0118” „IN0018”, majd „IN0019” lesz az „A-tól Z-ig” opció használatakor.
8. Ha végzett, kattintson az OK gombra . A táblázat a kiválasztott oszlop alapján betűrendben jelenik meg. Ha elrontotta vagy nem tetszett az eredmények, használja a Visszavonás  opciót.

Mit kell tudni az adatok numerikus vagy kronológiai rendezéséről az Excelben

Az adatok numerikus vagy kronológiai rendezése nem sokban különbözik az ábécé szerinti rendezéstől, de különböző rendezési lehetőségek állnak rendelkezésre. Az Excel azonosítja a cellákban lévő adatokat, és ezek alapján bemutatja a rendezési lehetőségeket. Mint minden rendezési beállításnál, törölje az üres cellákat és sorokat az Excel-dokumentumból , különben ez hatással lesz a rendezett eredményekre.

A dátumok „A legrégebbitől a legújabbig” és a „legújabbtól a legrégebbiig” verseket „A-tól Z-ig” és „Z-től A-ig” adják. A számok a „legkisebbtől a legnagyobbig” és a „legnagyobbtól a legkisebbig” kifejezést adnák.

Attól függően, hogy egy szakaszt numerikusan/időrendben kell-e rendezni, vagy egy teljes oszlopot, nézze meg az alábbi folyamatokat.

Az adatok egy részének numerikus/időrendi rendezése az Excelben

Az adatok egy részének időrendi (azaz dátumok) vagy numerikus (pl. számok) szerinti rendezése hasonló az ábécé szerinti rendezéshez, kivéve a rendezési lehetőségeket.

1. Egy oszlopszakasz adatszakaszon belüli numerikus/időrendi rendezéséhez jelölje ki azokat a sorokat, amelyek tartalmazzák a rendezni kívánt oszlopadatokat, de ne jelöljön ki fejléceket.
   
2. Kattintson az Adatok  fülre a menüsorban. Ez a művelet megnyitja alatta a megfelelő opciók szalagját.
3. Válassza a Rendezés lehetőséget  a rendezési párbeszédpanel megnyitásához. Ne kattintson az „AZ” vagy „ZA” gombra a szalagon, mivel ezek a Rendezés  menüben található aktuális beállítások alapján reagálnak. Ez mindent elronthat.
   
4. Ha még nem tette meg, törölje a jelet az Adataimnak vannak fejlécei  jelölőnégyzetből, mivel az előző lépésekben nem jelölt ki fejlécet. Ez egy tisztább módja a válogatásnak.
5. Válassza ki a rendezési oszlopot az Oszlop  legördülő listából.
   
6. Válassza a Cellaértékek lehetőséget a Rendezés szerint  legördülő listából.
7. A Rendelés  legördülő listából válassza ki a Legrégebbitől a Legújabbig vagy A Legújabbtól a legrégebbiig rendezési lehetőséget .
   
8. Kattintson az OK gombra  a rendezési beállítások mentéséhez. A szakasz oszlopait időrendi vagy számszerű sorrendben fogja látni. Minden sornak a megfelelő oszlopcellákkal együtt kell megjelennie.

Több oszlop rendezése az Excelben

Előfordulhat, hogy több rendezési feltételre van szükség az adatok értelmezhetőbbé tételéhez. Több oszlop rendezése azonban a táblázat elrendezésétől függően helytelenül átrendezheti az adatokat.

A többszörös rendezésnek az elsődleges rendezésen kell alapulnia, amelyet egy pontos rendezési sorrend követ, például a „Vásárlás dátuma”, majd a „Termékkategória”, majd a „Részleg részleg”.

A fenti példa azt jelenti, hogy az Excel először a vásárlási dátumok, majd az egyes kapcsolódó vásárlási dátumokon belüli termékkategóriák alapján rendezi. Ezen a ponton a megvásárolt termékek összes termékkategóriája látható időrendi sorrendben az egyes dátumok alatt.

A lényeg az, hogy az Excel az Ön által felállított sorrend alapján rendezi, így minden dátumon belül először a „Vásárlás dátuma” oszlopot, majd a „Termékkategóriák” oszlopot rendezi.

Mindenesetre a legjobb a táblázat másolása, összehasonlítási okokból a másolaton dolgozni, és az eredeti adatokat megóvni a sérülésektől.

1. Nyissa meg a megfelelő táblázatot, és válasszon ki egy cellát, majd navigáljon a felső menüsorba, és kattintson az Adatok  fülre.
   
2. A rendezési párbeszédpanel megnyitásához válassza a Rendezés lehetőséget  a felső menüsorban.
3. Lépjen a  párbeszédpanel Oszlop szakaszába, és kattintson a Rendezés  legördülő menüre. Válassza ki az elsődleges rendezési oszlopot.
4. Válassza a Rendezés legördülő  menüt, és válassza a Cellaértékek lehetőséget.
   
5. Kattintson a Rendelés  legördülő menüre, és válassza ki a használni kívánt rendezési feltételeket.
6. Lépjen a bal felső sarokba, és válassza a Szint hozzáadása lehetőséget.  Ez egy új rendezési szakaszt ad hozzá.
   
7. Az Oszlop részben kattintson az Majd  legördülő menüre, és válassza ki a következő oszlopot, amelyet rendezni szeretne. Ez lesz a másodlagos rendezési funkció, amely az elsőn belül rendez.
8. Kattintson a Rendezés és Rendezés  legördülő menüre, és válassza ki a kívánt feltételeket.

Ne feledje, hogy az elsőként kiválasztott oszlop lesz az elsődleges rendezési kulcs. A második rendezés az elsőn, a harmadik pedig a másodikon belül szűr. Ha a második vagy a harmadik oszlop rendezése ütközik az első oszlopban megadott feltételekkel, akkor az oszlop rendezetlen marad.

Az adatok egyéni sorrendbe rendezése az Excelben

Érdemes lehet az Excelben alapértelmezés szerint nem szereplő beállítással rendezni az adatokat, például a Kicsi , Közepes , Nagy és X-Large szerinti rendezést . Az ábécé szerinti rendezés helytelen sorrendbe helyezi őket, és a numerikus/időrendi rendezés nem alkalmazható. Ebben az esetben egyéni rendezési sorrendet hozhat létre.

1. Nyissa meg a táblázatot a rendezni kívánt adatokkal.
2. Navigáljon az eszköztár tetején, és válassza az Adatok lehetőséget.
   
3. Válassza a Rendezés  lehetőséget a menüsorban.
4. Lépjen az „Oszlop” részre, kattintson a Rendezés alapja  legördülő menüre, és válassza ki az elsődleges rendezési oszlopot.
   
5. A Rendezés szerint legördülő  menüben válassza a Cellaértékek lehetőséget  a tartalom alapján történő rendezéshez.
   
6. Kattintson a Rendelés  legördülő menüre, majd válassza az A-tól Z-ig vagy a Z-tól A-ig  rendezési feltételként.
7. Másodlagos rendezés hozzáadásához kattintson a Szint hozzáadása  gombra.
8. Kövesse az előző rendezési lépéseket: Adja meg a Rendezési alap , Rendezési és Rendezési  beállításokat, majd nyomja meg az OK gombot.
   

Sorok rendezése Excelben

Az Excel elsődleges szerkezete oszlopokba rendezi az adatokat. Előfordulhat azonban, hogy az adatok vízszintes elrendezésűek, ahol minden sor az adatkészlet különböző attribútumait tartalmazza. Ebben az esetben az adatok rendszerezésének logikus módja a sorok rendezése.

Íme, hogyan történik:

1. Amikor a rendezni kívánt adatok meg vannak nyitva az Excel-táblázaton, nyomja meg a kurzort a rendezni kívánt sor első cellájában, és húzza el az összes adatot tartalmazó cella kijelöléséhez. 
   
2. Lépjen a felső navigációs sávra, és koppintson az Adatok  lehetőségre. 
   
3. Érintse meg a Rendezés  opciót a rendezési lehetőségeket tartalmazó párbeszédpanel megnyitásához. 
4. Válassza a Beállítások lehetőséget a párbeszédpanel jobb felső sarkában. 
5. A Rendezési beállítások előugró ablakban válassza a Rendezés balról jobbra lehetőséget  , és nyomja meg az OK gombot .
   
6. Lépjen a Rendezés  szakaszra, és kattintson a legördülő menüre. 
7. Válassza ki az 1. vagy 2. sort , vagy a rendezni kívánt sort, majd érintse meg az OK  gombot. Ez automatikusan rendezi az adatokat.
   

Rendezze a táblázatot

A rendezetlen adatoknak soha nincs értelme. Ami még rosszabb, a kézi rendszerezés időt vehet igénybe, és emberi hibákhoz vezethet. Az Excel segítségével tetszőleges formátumba rendezheti az adatokat, és egyéni feltételeket állíthat be. 

Ezután érdemes megtudni, hogyan használhatja a VLOOKUP-ot Excelben a szükséges adatok megtalálásához.