Körlevél-egyesítés Excelből Wordbe 2 egyszerű módon

Ha az egyes dokumentumok tartalmának személyre szabásával nehéz e-maileket vagy e-maileket tömegesen küldenie az ügyfeleknek, akkor a körlevél-egyesítés segíthet. Levélegyesítéshez a legjobb kombináció az Excel és a Word. Itt megtudhatja, hogyan lehet levélegyesítést készíteni Excelből Wordbe két egyszerű módszerrel.

A körlevél az irodai munka automatizálásának legolcsóbb formája asztali és hordozható számítógépeken. Csak be kell állítania a Microsoft Word alkalmazást, hogy lekérje a helyőrző szövegek adatait egy adatbázisból, például Excel-fájlból egyetlen dokumentumhoz.

A beállítást követően egyetlen kattintással létrehozhat személyre szabott leveleket, borítékokat, e-maileket, címtárakat, címcímkéket stb. Ha megtanulja, hogyan kell egyesítést készíteni Excelből Wordbe, akkor néhány kattintással számlákat, havi számlákat, előfizetési adatokat és sok más hivatalos dokumentumot hozhat létre több száz és ezer ügyfél számára.

Azáltal, hogy megtanulja, hogyan kell egyesítést készíteni a Wordben az Excelből, adatban gazdag e-maileket és leveleket hozhat létre, és elkerülheti az emberi hibákat, amelyek kockázatot jelentenek az ilyen dokumentumok manuális létrehozása során. Tehát kezdjük azokkal a módszerekkel, amelyek segítségével az Excelből a Wordbe egyesíthető.

Körlevél-egyesítés Excelből Wordbe: Kézi módszer

Kétféleképpen lehet egyesítést készíteni Excelből Wordbe. Az első a kézi módszer, amikor egy dokumentumhoz saját maga adja hozzá a helyőrző szövegeket, a Word pedig a többit a többi e-mailhez vagy e-mailhez. Itt megtudhatja a kézi levélegyesítés lépéseit:

Hozza létre az adatforrást egy Excel munkalapon

Először is létre kell hoznia egy adatbázist, amelyből az MS Word adatokat gyűjt a Körlevél mezőkbe a sablon e-mailben, levélben, számlában stb. Az Excel adatbázist úgy kell létrehoznia, hogy az egy címzetthez kapcsolódó összes adat egyetlen sorban elérhető.

Különféle adatokat különíthet el egyetlen sorban, különböző oszlopfejlécek alatt. Ezek az oszlopfejlécek a Word egyesítési mezőinek megfelelőjeként működnek. Most tetszés szerint létrehozhatja az oszlopfejlécet. Később azonban kisebb módosításokat kell végeznie az oszlopfejléceken, hogy megfeleljen a Word mezőinek.

Az alábbiakban megtalálja az alapvető lépéseket, amelyek alapján létrehozhat egy adatbázist a körlevélkészítéshez az Excelben. Ez az oktatóanyag számlát készít egy kis vagy otthoni vállalkozás számára, ahol tömeges számlákat és havi számlákat küldhet több ezer ügyfélnek megfizethető áron anélkül, hogy költséges online megoldásokra vagy külső ügynökségekre kellene támaszkodnia:

• Hozzon létre egy üres Excel-fájlt, és nevezze át a munkalap nevét Számlák névre .
• Ezen a munkalapon fel kell töltenie a körlevél-összevonáshoz szükséges összes adatot.
• Most hozza létre azokat az elemeket, amelyeket oszlopfejlécként szeretne felvenni a körlevél dokumentumba . Ezek körlevél-mezőként fognak működni a Wordben.
• Írja be az ügyfél nevét és az összes többi kapcsolódó információt a megfelelő oszlopfejléc alá ugyanabban a sorban. Ha ugyanahhoz az ügyfélhez módosítja a sorokat, a Word nem tudja feltölteni a megfelelő információkat az egyesített dokumentumban.

Az Excel-adatbázis az Excel és a Word egyesítéséhez

• Ahogy az ügyfélkör növekszik, elkezdheti új ügyfélnevek hozzáadását az Ügyfél oszlopfejléc alatt .
• Ezenkívül új adatokat is hozzáadhat a meglévő vagy új ügyfelekhez az adott oszlopfejlécekhez.
• Minden alkalommal, amikor frissíti ezt az adatbázist, a Word levelezőegyesítés automatikusan új ügyféldokumentumot hoz létre a hozzáadott ügyfelek számára, kihagyja az ügyfeleket, ha töröl néhányat, és frissíti a dokumentumban szereplő adatokat az Excel adatbázisból származó információk szerint.
• A Word-összevonás nem importálja a számformátumot az Excelből. A számformázó elemek (például tizedesjegyek, pénznemszimbólumok stb.) megtartásához rövid kódot kell beillesztenie bizonyos körlevélmezőkbe. Később megemlítem a kódot és a használati trükköt ebben az oktatóanyagban.

Ez az! Sikeresen létrehozta az Excel adatbázist a körlevél-projekthez. Nagyszerű munka! Kezdjük a körlevél-sablon létrehozásával a Microsoft Word programban.

Hozzon létre egy e-mailt vagy levelet ügyfele számára

Először is meg kell vázolnia azt a számla e-mailt vagy e-mailt, amelyet el szeretne küldeni ügyfeleinek és ügyfeleinek. A levélnek tartalmaznia kell néhány alapvető információt Önről, az alábbiak szerint. Ezek statikusak minden e-mailre és e-mailre.

A Word-sablon a levelek egyesítésének elkészítéséhez a Wordben az Excelből

• A neved
• A vállalkozás neve
• Az Ön üzleti címe
• A cég logója (ha van)
• Egy aláírás sor

Körlevélkészítés Excelből Wordbe

Most, hogy létrehozta a Word-sablont, amelyhez körlevél-mezőket fog hozzáadni, nézzük meg az alábbi lépéseket:

• Kattintson a Levelezések fülre a Word szalagon, majd válassza a Körlevél indítása lehetőséget .

Hozzon létre egy e-mail-üzenet-összevonatot a Wordben

• A  legördülő listából válassza ki az elkészíteni kívánt dokumentum típusát. Válasszuk az E-mail üzenetek lehetőséget .
• Most ismét kattintson a Levélek elemre , de ezúttal válassza a Címzettek kiválasztása lehetőséget .
• Mivel az Excelből Wordbe szeretne egyesíteni, válassza a Meglévő lista használata lehetőséget.

Körlevél adatbázis-tábla kiválasztása Excelből

• Most keresse meg az Excelben korábban létrehozott körlevél-adatbázist, és válassza ki a Számlák munkalapot a Táblázat kiválasztása párbeszédpanelen.
• Most látnia kell, hogy a Mezők írása és beszúrása parancscsoport aktiválódik a Word szalagmenüjében > Levelezések .

Eddig a körlevél-egyesítéshez használt Excel adatbázist csatlakoztatta a Wordhöz. Ezután megtudjuk, hogyan kell kitölteni a kötelező mezőket az alábbi körlevélsablon dokumentumban:

• Kattintson az Üdvözlősor lehetőségre a Levelezések lapon, és hozza létre a hozzáadni kívánt üdvözlő sort. Megjelenik a «GreetingLine» helyőrző szöveg.

Hozzon létre egy üdvözlő sort a Word egyesítésében

• Most már írhat egy nyilatkozatot a számla kifizetéséről. Ez egy statikus nyilatkozat lesz, amely minden címzetthez eljut.
• Az üdvözlő sor alá további körlevél-mezőket is felvehet, mint például a Felhasználói e-mail «Customer_Email» ; Számlaszám: «Számla_száma» ; Számla dátuma: «Számla_dátuma» stb.

A körlevél felső részének létrehozása számlákhoz

• Ezután kattintson az Egyesítési mező beszúrása lehetőségre a körlevél-projekt dinamikus összetevőinek hozzáadásához.
• Az Egyesítési mező beszúrása parancs megjeleníti az összes elérhető oszlopfejlécet az Excel adatbázisban, amelyet hozzáadott a körlevél dokumentumhoz. Szánjon időt a kívánt mezők hozzáadására.

A fő számlaadatok és a záró nyilatkozat létrehozása a körlevél-e-mailben

• Például hozzáadhatja ezeket az egyesítési mezőket: «Services_Line_1» ; «Dátum_sor_1» ; «Amount_Line_1» ; «Szolgáltatások_sor_2» ; «Dátum_sor_2» ; «Amount_Line_2» ; «Össz_összeg_».

Körlevél-egyesítés manuálisan Excelből Wordbe A teljes körlevél-sablon

• Most, hogy hozzáadta az összes dinamikus mezőt, bezárhatja e-mailjét egy záró megjegyzés és aláírás sor hozzáadásával. Ez megint egy statikus komponens lenne.
• Az első egyesített dokumentum megtekintéséhez kattintson a Levelezések lapon található Eredmények előnézete gombra.

Amint az előnézetben látható, a számla összege nem mutatja a pénznemet vagy a tizedesvesszőt. Ennek megoldásához kövesse az itt leírt lépéseket:

• Kattintson a jobb gombbal az «Amount_Line_1» körlevél mezőre, és kattintson a Mezőkódok váltása lehetőségre .

Mezőkódok váltása az egyesített Wordben

• Most látnia kell a MERGEFIELD-t, majd a mezőt.
• Írja be a következő kódot a fenti képen látható módon:

#$0.00

• Most jelölje ki újra a mezőt, kattintson a jobb gombbal, és válassza a Mezőkódok váltása lehetőséget .

Kapcsolja be a Mezőkódok kapcsolót az összeg Excelből való formázásához

• Ezután tekintse meg az előnézetet, és ellenőrizze, hogy a körlevél importálja-e a számformátumot vagy sem.
• A fenti kódot most más körlevél-mezőkbe is beírhatja, például «Amount_Line_2» és «Amount_Total_» számokkal .

Most kiemelheti a fontos adatokat az e-mail sablonban. A Word körlevél-összevonás a formázást minden más dokumentumban hordozza, amelyet ebben a körlevél-projektben hoz létre.

Az egyesítés befejezése a Wordben

Ha elkészült, kattintson a Befejezés és egyesítés > Egyedi dokumentumok szerkesztése > Összes elemre a Rekordok egyesítése párbeszédpanelen. Kattintson az OK gombra az összes egyesített dokumentum létrehozásához az egyes ügyfelek számára az Excel adatbázisban.

Ismerje meg, hogyan készíthet egyesítést Excelből Wordbe kézzel

A Word levelezőegyesítés új dokumentumot hoz létre az egyesített e-mailekkel. Tehát külön kell mentenie a fájlt, vagy azonnal el kell küldenie e-maileket.

Körlevélkészítés Excelből Wordbe: Körlevél varázsló

A körlevélkészítés második módja a Microsoft Word Körlevél varázslójának használata. Ez azonban egy trükkös módszer. Módosítania kell a forrásadatbázist az Excelben a Wordben elérhető Körlevél mezőinek megfelelően. Íme, mit kell tennie az automatikus körlevél-egyesítés kipróbálásához a Wordben:

• Hozza létre a Word dokumentumsablont, majd kattintson a Levelezések > Körlevél indítása > a létrehozni kívánt dokumentum típusára.

A felhasználói felület a Lépésről lépésre történő levélegyesítés varázslóhoz

• Ezután kattintson ismét a Körlevél indítása elemre , majd válassza a Lépésről lépésre írt körlevél varázsló lehetőséget .

A körlevélkészítés második lépése a Körlevél varázslóban

• Az utasítások hat lépésben jelennek meg a Word jobb oldali navigációs ablaktábláján.
• El kell végeznie az első lépésben látható feladatot, majd kattintson a Tovább: Kezdő dokumentum gombra a varázsló követéséhez.

Körlevél-egyesítés Excelből Wordbe: GYIK

Hogyan egyesíthetem automatikusan az adatokat Excelből Wordbe?

A Word levelezőegyesítési funkciójával automatikusan egyesítheti az adatokat az Excelből a Wordbe. Ehhez az Excel-fájlnak magánál kell lennie. Ezután hozzon létre egy új Word-dokumentumot, és kezdje el írni az e-mailt vagy a levelet. Azokon a helyeken, ahol értékeket kell importálnia az Excelből, kattintson a Körlevél beszúrása mezőre, és adja hozzá a kívánt értéket.

Mielőtt ezt megtenné, fel kell vennie az Excel-adatbázist a Levelezések > Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata menüpontban, és válassza ki az Excel-fájlt. Miután manuálisan létrehozta a sablondokumentumot, véglegesítse a körlevél-összevonást, és a Word automatikusan létrehozza az összes többi e-mailt vagy levelet a megfelelő címzettekhez.

Hogyan készíthetek körlevelet Excel adatokból?

Létrehozhat egy levelező egyesítést az Excel-adatokból, mint általában az új névjegylistánál vagy az Outlook névjegyeinél. Az Excel munkalap adatainak felhasználásához kövesse az alábbi lépéseket:

• Mentse az Excel-fájlt és a Word-összevonási sablont a helyi tárhelyre.
• Nyissa meg a Word fájlt, és kattintson a Levelezések elemre.
• Most válassza a Címzettek kiválasztása lehetőséget, és kattintson a Meglévő lista használata elemre.
• Most keresse meg azt a meghajtót, ahol az Excel fájl létezik, jelölje ki, majd kattintson a Megnyitás gombra.
• Ez az! Sikeresen összekapcsolta az Excel-fájlt a körlevélkészítéshez.

Mi a körlevél-egyesítés hat lépése?

A Lépésről lépésre történő körlevél-összevonás varázsló szerint a következő hat lépés a levelek egyesítéséhez a Wordben:

• Válassza ki a dokumentum típusát, például levelek, borítékok, könyvtárak stb.
• Válassza ki a kezdő dokumentumot, például az aktuális dokumentumot vagy a meglévő dokumentumot
• Válassza ki a címzetteket egy meglévő listából (Excel), Outlook-névjegyekből vagy egy új listából
• Írja meg a levelét
• Tekintse meg a leveleit
• Fejezze be az egyesítést

Következtetés

Most már tudja, hogyan lehet levélegyesítést készíteni Excelből Wordbe a kézi módszer vagy a Word körlevél varázsló követésével. Próbálja ki bármelyik módszert a körlevél-dokumentumtól, az adatbázistól és a szükséges személyre szabás mértékétől függően.

Ne felejtsen el megjegyzéseket fűzni alább, ha tud más egyszerű módszert arról, hogyan készítsen egyesítést a Wordben az Excelből. Azt is szeretné tudni,  hogyan nyomtathat címkéket az Excelből MS Word levelezőegyesítéssel, és hogyan  egyesítheti  több dokumentum megjegyzéseit és módosításait .