Como imprimir etiquetas desde Excel usando MS Word Mail Merge

Cando necesitas imprimir etiquetas para enviar felicitacións de Nadal, vodas e outras tarxetas de invitación a eventos domésticos? Queres imprimir enderezos de envío a granel para o teu sitio de compras en liña? Lea este artigo para aprender a imprimir etiquetas desde Excel usando a función Combinación de correspondencia de Microsoft Word.

Microsoft Excel é unha excelente aplicación para crear grandes bases de datos para contactos empresariais ou persoais. Non obstante, non é tan fácil de usar cando se trata de imprimir etiquetas de envío ou outras en papel de etiquetas.

Podes crear manualmente celas tipo etiqueta en Excel e escribir contido nel manualmente. Podes facer este traballo manual para algunhas etiquetas, pero cando precisas enviar tarxetas, invitacións e mercadoría a centos de destinatarios, o traballo manual non é unha opción.

Polo tanto, debes aprender a imprimir etiquetas desde Excel usando a función Combinación de correspondencia de Microsoft Word lendo este artigo ata o final. Tamén explorarás algúns consellos intelixentes ao final!

Como imprimir etiquetas en Excel: traballo de preparación

O proceso para imprimir etiquetas de enderezos desde Excel ou imprimir etiquetas de correo desde Excel implica a compatibilidade cruzada dos ficheiros de Excel con Word. Polo tanto, debes facer os seguintes axustes en Word se estás imprimindo etiquetas en Word usando listas de contactos de Excel:

• Abre a aplicación Microsoft Word no teu PC ou Mac.
• Fai clic en Ficheiro e despois selecciona Opcións .
• Fai clic en Avanzado na xanela Opcións de Word.
• Desprácese cara abaixo ata que vexa a sección Xeral .

Confirme a conversión do formato de ficheiro ao abrir

• Alí, marque a caixa de verificación a carón de Confirmar a conversión do formato de ficheiro ao abrir .
• Preme Aceptar para gardar os cambios e saír da xanela Opcións de Word.

Antes de poder imprimir as etiquetas, debes comprobar se a función de combinación de correspondencia de Word admite a etiqueta ou non. Microsoft compilou as especificacións dos adhesivos das etiquetas dos principais provedores da aplicación. Deste xeito podes ver a lista e o código do documento dos adhesivos das etiquetas:

• Fai clic na pestana Envíos no menú da cinta de Word.
• Escolla Iniciar combinación de correspondencia e, a continuación, seleccione Etiquetas na  lista despregable .
• Agora aparecerá o cadro de diálogo Opcións de etiqueta.

Escolla o vendedor de etiquetas de correo e o código do produto en Word Mail Merge

• Na sección Información da etiqueta , deberías ver a lista de vendedores de etiquetas e números de produtos .
• Seleccione o nome do vendedor de papel para etiquetas e o código do produto. Atoparás os detalles na embalaxe dos papeis de etiquetas que compraches.
• Fai clic en Aceptar para aplicar os cambios a este proxecto de impresión de etiquetas.

Se non ves o nome do vendedor da etiqueta na lista anterior, podes introducir manualmente as súas especificacións. Así, Word sincronizarase coa impresora adecuadamente para que poida imprimir as etiquetas de enderezos, as etiquetas de correo e as de envío sen esforzo.

Para crear unha nova configuración de etiqueta, siga estes pasos:

• Fai clic en Nova etiqueta no cadro de diálogo Opcións de etiqueta .

Creando unha nova configuración de etiqueta en Combinación de correspondencia

• Agora, escriba un nome para o novo ficheiro de configuración.
• A continuación, axuste os parámetros como a marxe superior, a marxe lateral, a altura da etiqueta, o ancho da etiqueta, o tamaño da páxina, etc.
• Fai clic en Aceptar para gardar os cambios.

Iso é! Non esquezas gardar o documento de Word Combinar correspondencia para poder utilizalo máis tarde ou recuperalo se falla a corrente durante o teu traballo.

Como imprimir etiquetas desde Excel: preparar a lista de contactos

Agora, cómpre crear unha base de datos desde a que a ferramenta Word Mail Merge poida extraer o nome, o enderezo e outros detalles do destinatario. Siga estes pasos para crear e gardar a súa lista de contactos de Excel para este proxecto:

• Abre unha nova folla de traballo en branco en Excel.
• Gárdao como Etiquetas de envío Lista de contactos ou calquera outro nome que lle guste.
• Comeza a encher datos desde a esquina superior da folla de traballo sen deixar celas en branco nin nas filas nin nas columnas.

Como imprimir etiquetas desde Excel Prepara a lista de contactos

• Escriba os encabezados de columna que a ferramenta de combinación de correo de Word detectará e utilizará na opción Campos de coincidencia.
• Debaixo desta cabeceira de columna, escriba os datos axeitados.
• É mellor se pode importar un ficheiro CSV (valores separados por comas) desde calquera aplicación de contactos e despois formatealo en Excel engadindo as cabeceiras das columnas.
• Fai dobre clic na pestana da folla de traballo na parte inferior da aplicación Excel e renomeala a Lista de contactos ou a calquera outro nome que lembres.
• Unha vez feito isto, garda de novo todo o ficheiro Excel.

Como imprimir etiquetas desde Excel: use a combinación de correspondencia en Word

Unha vez que a base de datos de Excel para os enderezos de envío estea lista, vai ao ficheiro de Word onde gardou un formato de etiqueta que coincida co papel físico no que imprimirá os enderezos de correo. Agora que o ficheiro de etiquetas de combinación de correspondencia está aberto, siga estes pasos:

• Na sección Iniciar combinación de correspondencia da pestana Combinación de correspondencia , escolla Seleccionar destinatarios .
• Seleccione a opción Usar unha lista existente na lista despregable.
• Abrirase o cadro de diálogo Seleccionar fonte de datos .
• Navega ata o ficheiro de Excel onde gardou a súa lista de contactos.

Importa a lista de contactos a Combinación de correspondencia para saber como imprimir etiquetas de enderezos desde Excel

• Seleccione o ficheiro e prema en Abrir .
• Agora, debes ver a xanela Seleccionar táboa .
• Esta xanela mostra todas as follas de traballo dispoñibles no ficheiro Excel que acaba de importar.
• Seleccione a folla de traballo onde creou a lista de contactos.
• Neste tutorial, é a folla de traballo Lista de contactos . Fai clic en Aceptar para continuar.
• Agora, deberías ver os adhesivos da etiqueta como Next Record .

A disposición das etiquetas adhesivas

• O adhesivo da primeira etiqueta estará baleiro. Está ben.

Agora que encheu as filas e columnas de etiquetas en Word Mail Merge, a súa tarefa é importar datos reais da base de datos da lista de contactos en Excel. Para realizar esta tarefa, proba estes pasos pola túa parte:

• Tendo en conta que estás na pestana Envíos, fai clic en Editar lista de destinatarios .

A lista da táboa de destinatarios

• Consulta a táboa de contactos e os seus enderezos. A ver se hai algún problema.
• Se todo parece ben na táboa anterior, fai clic en Aceptar .

Como imprimir etiquetas desde Excel Usa a combinación de correspondencia en Word

• Agora, fai clic en Inserir campo de combinación no menú Escribir e inserir campos da ferramenta Combinación de correspondencia .
• Aparecerá unha lista despregábel con todas as cabeceiras de columna que están na base de datos da lista de contactos do ficheiro de Excel que importou.
• Fai clic en Título .
• Preme Maiús + Intro .
• A continuación, prema de novo en Inserir campo de combinación e seleccione Nome .
• Preme Maiús + Intro e repite os pasos anteriores ata que teñas todas as cabeceiras das columnas no adhesivo da esquina superior esquerda.
• Podes personalizar varios compoñentes da ferramenta de adhesivos de etiquetas.
• Vaia á pestana Inicio e seleccione o texto ou os textos da etiqueta para aplicar opcións de formato como o tipo de letra, o tamaño da fonte, a cor, a cor de resaltado, etc.
• Unha vez que todo estea ben, volve á pestana Correo .

Actualiza as etiquetas para encher os datos das etiquetas na combinación de correspondencia

• Agora fai clic no botón Actualizar etiquetas .
• Isto encherá os datos de todas as etiquetas da páxina.

Fai clic en Vista previa dos resultados para Imprimir etiquetas desde Excel mediante Combinación de correspondencia de Word

• Agora, simplemente fai clic en Vista previa dos resultados para mostrar os datos reais nas etiquetas.

Ao crear enderezos de correo ou etiquetas de envío en Combinación de correspondencia utilizando listas de contactos de Excel, non importe demasiados compoñentes nas etiquetas. Desordenará as etiquetas. Escolla os compoñentes que sexan absolutamente necesarios para entregar un paquete con éxito.

Como imprimir etiquetas desde Excel: impresión de documentos

Ata agora, creaches as etiquetas correctamente nun documento de combinación de correspondencia. Agora é hora de imprimilo seguindo estes pasos:

• Saca todos os papeis da túa impresora.
• Insira o papel adhesivo da etiqueta física no alimentador de papel da impresora.
• Volve á páxina de etiquetas de Word e preme Ctrl + P . Este é o comando de impresión.
• Agora, axusta a configuración de impresión desde o panel de navegación da esquerda.
• Debe asegurarse de que a configuración de impresión reflicta as condicións de impresión adecuadas, como a impresora, a configuración, o tamaño do papel, as marxes, etc.
• Fai clic en imprimir para comezar a imprimir as etiquetas no papel de impresión de etiquetas.

Fantástico! Acabas de imprimir algúns enderezos de envío ou etiquetas de correo atractivos para uso persoal ou profesional.

Como imprimir etiquetas desde Excel: preguntas frecuentes

Hai algún xeito de imprimir as etiquetas de enderezos desde Excel?

Si! Podes crear unha base de datos de listas de contactos en Excel. Podes crear columnas como Nome, Enderezo, Código Postal, País, Número de teléfono, Estado, etc. e, a continuación, encher os datos debaixo destas cabeceiras de columna.

Unha vez feito isto, pode importar esta base de datos a Word Mail Merge para crear etiquetas de enderezos usando a ferramenta de creación de Etiquetas en Mail Merge. Siga os pasos mencionados anteriormente neste artigo para descubrir os movementos exactos.

Como creo etiquetas de Excel a Word?

Podes usar a función Combinar correspondencia de Word para importar datos da lista de contactos desde unha folla de Excel. Despois, pode usar o asistente de creación de etiquetas na pestana Envíos de Word para crear etiquetas e encher datos de Excel. O comando Inserir campo de combinación axudarache a engadir campos na etiqueta.

Como podo imprimir varias etiquetas nunha páxina?

Imprimir etiquetas de correo desde Excel usando a función Combinar correspondencia de Word sempre che permitirá imprimir etiquetas en números como 10, 20, 30, etc., por páxina. Todo o que cómpre facer é escoller os números de produto e os provedores de etiquetas axeitados no cadro de diálogo Información da etiqueta.

Conclusión

Entón, agora xa sabes como imprimir etiquetas desde Excel usando a función Combinación de correspondencia de Word.

A parte fundamental deste proceso é usar a páxina de adhesivos de etiquetas adecuada antes de encher os datos das etiquetas na combinación de correspondencia. Se selecciona o papel incorrecto, pode acabar desperdiciando o papel físico ao imprimir etiquetas non aliñadas.

Cando non estea seguro do provedor de papel e do código do produto, cree sempre un novo papel de etiqueta antes de seguir todo o proceso.

Creo que perdín calquera outra forma de imprimir etiquetas de enderezos desde Excel, mencione o método e o seu proceso na caixa de comentarios a continuación.

A continuación,  como combinar dúas columnas en Excel .