Como facer unha lista despregable en Excel: 2 mellores métodos en 2023

Para facer que as tarefas de entrada de datos sexan perfectas e rápidas, debes aprender a facer unha lista despregable en Excel.

Excel é un poderoso software de entrada de datos. Podes usalo para necesidades de entrada de datos persoais e profesionais, como crear listas de material de oficina, facer listas de material doméstico, crear un inventario para unha pequena empresa ou casa e moito máis.

En calquera traballo de entrada de datos, debes escribir pequenos datos como nomes, enderezos, cantidades, localizacións, prezos, etc. Cando alguén audite esta base de datos, pode querer introducir comentarios como auditado, auditoría pendente, erro atopado, etc.

Se vostede ou o seu empregado comezan a facelo manualmente, acadar o obxectivo levará días. Polo tanto, debes automatizar a folla de Excel onde capturas os datos. O comando da lista despregable de Excel é unha automatización básica que pode usar sen aprender a codificación de Visual Basic para Excel. Continúa lendo para saber como facer unha lista en Excel con menú despregable.

Que é unha lista despregable en Microsoft Excel?

Como facer unha lista despregable en Excel

A lista despregable de Excel é unha ferramenta de validación de datos da aplicación Excel. Esixe que seleccione un intervalo ou unha lista de datos para a lista despregable. A continuación, simplemente aplique o comando de validación de datos para a lista despregable na cela de destino ou nos intervalos de celas para obter suxestións para a entrada de datos.

As listas despregábeis eliminan as adiviñas na tarefa de entrada de datos. Ademais, cometerás cero erros tipográficos e outros erros cando uses a función de lista despregable de Excel. Tamén é a ferramenta de automatización de entrada de datos máis utilizada en Microsft Excel.

Cando podes usar as listas despregábeis?

Aquí tes algúns escenarios nos que podes aplicar este comando de validación de datos:

• Estás a crear unha base de datos en Excel e necesitas os operadores de entrada de datos para escribir os datos que necesitas, sen lixo.
• Quere que os operadores de entrada de datos só usen datos categorizados ao introducir información nunha folla de cálculo de Excel.
• Estás creando formularios gratuítos en liña ou fóra de liña en Excel e queres que o usuario insira só datos dispoñibles no formulario e nada máis.
• A súa base de datos inclúe nomes repetitivos, números de teléfono, enderezos, etc. Ademais, dependendo destes datos, paga facturas ou facturas. Polo tanto, a precisión é moi crítica para o proxecto. Neste caso, debes usar listas despregábeis en Excel.
• Estás a crear unha folla de Excel para o material doméstico e queres que os membros da familia fagan entradas só a partir dunha lista de elementos permitidos.
• O teu equipo de entrada de datos encántalle moito usar atallos de teclado e, para iso, as listas despregábeis de Excel ofrecen unha comodidade inigualable.
• Estás facendo unha base de datos de material de oficina ou solicitudes de compra e só queres que os empregados creen solicitudes de compra de artigos de papelería, hardware informático ou accesorios preaprobados.

Como facer unha lista despregable en Excel: usando un intervalo de datos

Hai dúas formas de facer unha lista en Excel con frechas despregábeis. Un usa un intervalo de datos preconfigurado e outro escribe manualmente as opcións. Busca a continuación os pasos para o menú despregable máis automatizado en Excel:

• Crea unha nova folla de traballo en Excel e nomealle Base de datos .
• Agora, cree unha cabeceira de columna na cela A1 segundo o tipo ou calquera outro nome que lle guste. Por exemplo, dou á lista do menú despregable un encabezado de columna Hardware de TI neste tutorial .
• Agora, copia e pega datos doutro lugar ou escribe manualmente para encher as celas debaixo da cabeceira da columna cos elementos que desexes no menú despregable.
• Estou escribindo opcións de solicitude de compra de dispositivos informáticos como Monitor, Altofalante, RAM, CPU, Carcasa de PC, GPU, PSU, etc.

Ata agora, creou correctamente a base de datos a partir da cal o comando de validación de datos de Excel mostrará opcións ou opcións da lista despregable. Agora, imos crear a lista despregable real seguindo os pasos mencionados aquí:

• Seleccione a cela onde quere facer unha lista despregable en Excel.
• Agora, fai clic na pestana Datos no menú da cinta de Excel .
• Na sección de comandos Ferramentas de datos , faga clic na frecha despregábel Validación de datos .
• Abrirase un menú contextual con algunhas opcións. Seleccione Validación de datos .
• Agora, deberías ver a ferramenta de comandos de validación de datos na folla de traballo onde queres engadir unha lista despregable para Excel.
• Contén tres pestanas. Estes son Mensaxe de entrada, Configuración e Alerta de erro.
• Fai clic en Configuración .
• Baixo a opción Criterios de validación , faga clic na lista despregable debaixo do menú Permitir .
• Escolla Lista no menú despregable.
• De xeito predeterminado, o menú despregable Na cela e Ignorar a marca de verificación en branco deben estar marcados. Se non, comprobeos.
• Fai clic na frecha cara arriba no campo Orixe . O cadro de diálogo Validación de datos agora minimizarase a unha barra fina cun campo en branco.
• Vaia á folla de traballo da base de datos e seleccione o intervalo de celas na lista despregable de Excel.
• Escolla algunhas celas en branco debaixo do último elemento. Axudarache a ampliar a lista sen volver editar a fonte.
• Excel encherá automaticamente os datos de orixe para a lista despregable. Só tes que facer clic na frecha cara abaixo da barra delgada de validación de datos .
• Agora debería ver de novo o cadro de diálogo de validación de datos expandido. Pero, esta vez, verás un intervalo de datos de orixe no campo Orixe .
• Só tes que facer clic en Aceptar e xa está todo listo.

Parabéns! Creaches a túa primeira lista despregable en Excel. Agora, simplemente copie isto en calquera outro lugar onde necesite mostrar os mesmos elementos cando un empregado ou calquera outro usuario enche datos nunha folla de entrada de datos.

Pode querer bloquear a folla de traballo da base de datos para que ninguén poida facer ningún cambio na lista de opcións das listas despregábeis da folla de traballo de entrada de datos. Siga estes pasos rápidos para protexer os elementos da lista:

• Escolla os intervalos de celas que precisa bloquear.
• Fai clic co botón dereito e, a continuación, selecciona Formatar celas .
• Vaia á pestana Protección e marque a opción Bloqueada .
• Fai clic en Aceptar para aplicar os cambios de formato das celas .
• Agora, vai á pestana Revisar na cinta de Excel.
• Seleccione a icona Folla de protección .
• No cadro de diálogo Protexer folla , introduza un contrasinal no campo en branco.
• Insira de novo o contrasinal e Excel bloqueará definitivamente a folla de traballo.

A partir de agora, ninguén pode cambiar os elementos do menú despregable.

Como facer unha lista despregable en Excel: Usando elementos da lista

Se queres un pequeno menú despregable, como Si/Non, Auditado/Non auditado, Asignado/Aberto, Completo/Incompleto, etc., podes utilizar a lista manual en lugar do método do intervalo de datos. Aforra tempo. Vexa como pode crear unha lista despregable en Excel usando elementos da lista:

• Fai clic nunha cela para encher un menú despregable.
• Seleccione Validación de datos na pestana Datos do menú da cinta.
• No menú Permitir , fai clic en Lista .
• Agora, simplemente escriba a lista de elementos no campo Orixe .
• Asegúrate de separar cada elemento cunha coma.
• Fai clic en Aceptar para aplicar a lista despregable.

Este é o método máis sinxelo e rápido para crear unha lista despregable sinxela en Excel. Non obstante, o primeiro método é máis fiable cando utilizas listas despregables abundantemente.

Como facer unha lista despregable en Excel: mostrando a mensaxe de entrada

Unha lista despregable baleira pode non dicir moito aos operadores de entrada de datos. Debe engadir instrucións específicas, para que non cometen erros. Vexa como pode engadir unha mensaxe de instrucións ás listas despregábeis en Excel:

• Fai clic en calquera cela que conteña un comando de validación de datos activo .
• Agora, vai á pestana Datos > Validación de datos > fai clic en Validación de datos .
• Dentro da caixa de diálogo Validación de datos , faga clic na pestana Mensaxe de entrada .
• Escriba un pequeno texto para o Título e despois unha mensaxe detallada no campo Mensaxe de entrada .
• Fai clic en Aceptar para aplicar os cambios.

Agora, sempre que un usuario selecciona unha cela cun comando de validación de datos da lista despregable activa, verá unha mensaxe sobre como encher a cela usando elementos da lista despregable.

Como facer unha lista despregable en Excel: mostrar unha alerta de erro

Se alguén comete un erro ao usar as listas despregábeis da túa folla de entrada de datos de Excel, tamén podes mostrar unha mensaxe de erro. Isto garantirá que o usuario tome medidas para resolver o erro e non salte a cela. Estes son os pasos para activar Mostrar unha alerta de erro:

• Siga os pasos mencionados anteriormente ata que apareza a caixa de diálogo Validación de datos .
• Agora, seleccione a pestana Alerta de erro .
• Escolla un estilo de erro entre tres opcións: Deter, Aviso e Información.
• A continuación, escriba un texto breve para o Título da alerta de erro .
• Agora, introduza unha mensaxe detallada no campo Mensaxe de erro .

Gran traballo! Con Mostrar unha alerta de erro activada, a folla de traballo mostrará un cadro de diálogo de erro se alguén escribe outra cousa que non sexan os elementos mencionados na lista despregable en Excel.

Lista despregable en Excel: palabras finais

Agora xa sabes como facer unha lista en Excel con menú despregable en dous métodos diferentes. Podes probar formas de facer listas despregábeis de Excel e crear formularios de entrada de datos para axudar aos teus empregados.

Tamén podes crear unha lista intuitiva de subministracións para o fogar para comestibles, hardware, roupa, servizos públicos e moito máis usando listas despregábeis en Excel.

Non esquezas comentar a continuación se coñeces outra forma xenial de facer unha lista despregable en Excel.

A continuación, aprende a  mostrar filas ou columnas en Excel  e algúns  modelos de calendario de Excel para calquera ano .