Microsoft Teamsin työpöytävinkkejä ja temppuja viestintää parantavaan

Toisin kuin Skype, Microsoft Teams ei ole helppo työkalu. Voit pitää Teamsia Slackin ja Skypen yhdistelmänä. Se on yleinen viestintä- ja videoneuvottelutyökalu, joka voidaan räätälöidä yrityksesi tarpeiden mukaan. Se on laaja ja siinä on paljon ominaisuuksia piilotettuna pinnan alle. Tässä on siis joitain Microsoft Teams -vinkkejä ja temppuja viestinnän parantamiseksi.

Microsoft Teams -vinkkejä ja temppuja

1. Taustan sumennus ja virtuaalinen tausta

Skypen tapaan Microsoft Teams tarjoaa myös taustan sumennusvaihtoehdon. Tämä vaihtoehto on todella kätevä, varsinkin kun työskentelemme kotoa käsin. Toisin kuin Skype, et voi kuitenkaan ottaa "Blur my Background" -toimintoa pysyvästi käyttöön toistaiseksi. Sinun on tehtävä se erikseen jokaista videopuhelua varten. Näin otat taustan sumennuksen käyttöön.

Napsauta videopuhelun aikana kolmea painiketta kelluvan palkin oikeassa reunassa. Napsauta laajennetusta valikosta " Taustatehosteet ". Taustatehostesivulla näet joukon tehosteita. Aivan ensimmäinen vaihtoehto on Blur my Background . Napsauta sitä, niin se käynnistää videovirran uudelleen ja taustan pitäisi olla sumea.

Blur my Background -vaihtoehdon lisäksi Teams tarjoaa myös virtuaalisen taustan. On selvää, että kun valitset ne, se korvaa alkuperäisen taustasi. Mutta toistaiseksi Microsoft sallii sinun käyttää vain Teams-sovelluksessa olevia taustamalleja. Saat lisätietoja aiheesta tutustumalla Teamsin virtuaalista taustaa ja sumennustilaa käsittelevään artikkeliimme .

2. Pikanäppäimet

Pikanäppäimet ovat kätevin asia, olitpa tekemisissä Outlookin tai Teamsin kanssa. Microsoft Teamsissa voit painaa "Ctrl+". milloin tahansa nähdäksesi pikanäppäimet. Tärkeimmät niistä ovat kuitenkin seuraavat.

• Ctrl+E (⌘+E Macissa ): Siirry hakupalkkiin
• Ctrl+plus (⌘+plus Macissa ): Lähennä
• Ctrl+miinus (⌘+miinus Macissa ): Loitonna
• Esc: Sulje ponnahdusikkunat
• Ctrl+G (⌘+G Macissa ): Siirry mihin tahansa tiimiin/kanavaan

3. Slash-komennot

Kuten Slackin, Microsoft Teamsissa on myös vinoviivakomennot . Mutta nämä vinoviivakomennot eivät toimi kaikkialla. Se toimii vain ylimmässä hakupalkissa. Siirry nopeasti hakupalkkiin painamalla Ctrl+E (⌘+E Macissa ).

Usein käyttämäni vinoviivakomento on "/dnd". Kuten nimestä voi päätellä, se ottaa Älä häiritse -tilan käyttöön ja saat vain kiireellisiä viestejä tärkeimmiltä yhteyshenkilöiltäsi. Vastaavasti voit myös suorittaa "/available" muuttaaksesi tilasi Käytettävissä. Toinen hyödyllinen Slash-komento on "/goto". Se auttaa sinua siirtymään nopeasti kanavalle tai tiimiin.

Before enabling DND mode, make sure you set your Priority contacts under the Privacy tab in the Settings menu.

Tässä on joukko hyödyllisiä Slash-komentoja.

• /goto – Hyppää tiimiin tai kanavaan
• /call – Soita jollekin
• /mainintoja – Katso kaikki keskustelut ja aktiviteetit, joissa sinut mainitaan
• /lukematon – Näytä kaikki lukemattomat toimintasi
• /saved – Tarkastele tallennettuja viestejäsi

4. Maininnat

Nyt, kun etsit hyödyllistä tietoa kanavasta, on parempi lukea sinulle suunnattuja asioita. Periaatteessa mainitsemasi viestit. Pääset niihin kirjoittamalla hakupalkkiin "/mainintoja". Vaihtoehtoisesti voit siirtyä Toiminto-välilehteen ja napsauttaa Suodatin-kuvaketta Syöte-vaihtoehdon vieressä. Napsauta seuraavaksi kolmea pistettä ja valitse "@Mainoitukset".

5. Ilmoitukset

Oletusarvoisesti Microsoft Teams lähettää sinulle ilmoituksen jokaisesta huijauksesta. Esimerkiksi Slack ei lähetä sinulle ilmoituksia kanavaviesteistä, ellei sinua mainita niissä. Mutta Microsoft Teams lähettää banneri-ilmoituksen sekä sähköpostin samasta asiasta. Voit sammuttaa sen seuraavasti:

• Napsauta profiilikuvaketta oikeassa yläkulmassa ja napsauta Asetukset
• Siirry asetusten ponnahdusvalikosta Ilmoitukset - välilehteen

Ilmoitussivulla näet toimet, jotka voidaan tehdä kaikentyyppisille ilmoituksille. Pohjimmiltaan ilmoituksia varten on 3 tyyppistä toimintoa: Banneri ja sähköposti, Banneri ja Näytä vain syötteessä. Vaikka kaksi ensimmäistä ovat itsestään selviä, kolmannen valitseminen viittaa siihen, että nämä ilmoitukset näkyvät vain Toiminta-välilehdellä.

Esimerkiksi Microsoft Teams lähettää sinulle oletusarvoisesti sähköpostin sekä banneri-ilmoituksen, kun sinut mainitaan tiimissä tai kanavassa. Vaikka minulla ei ole ongelmia banneri-ilmoituksen kanssa, en pidä sähköpostien vastaanottamisesta kaikista näistä maininnoista. Siksi olen muuttanut ne vain "banneriksi".

6. Botit ja sovellukset

Microsoft Teamsin avulla voit käyttää rajattomasti sovelluksia ja botteja tiimissäsi. Jos et tiedä, Botit ja sovellukset joko tarjoavat lisätoimintoja Microsoft Teamsille tai auttavat sinua integroitumaan muihin alustoihin. Joitakin hyödyllisiä sovelluksia, joita voit käyttää, ovat seuraavat.

• Polly – järjestä kyselyjä kokouksissa
• RememberThis – aseta muistutuksia Teamsin chat-säikeistä
• Mio – Keskustele Slackin ja WebEx-kontaktien kanssa
• Zoom – järjestä ryhmäkokouksia

Meillä on oma artikkeli parhaista Microsoft Teams -sovelluksista , jossa käsitellään näiden sovellusten asennusta ja ominaisuuksia perusteellisesti. Voit käydä sen läpi selkeyden saamiseksi.

7. Vaihda valkotaulu

Kun käsittelemme kolmannen osapuolen sovelluksia, tässä on toinen tärkeä asia – Freehand. Nyt Microsoft Teamsin valkotaulu on perus ja rajoittuu vain musteen lisäämiseen. Jos käytät taulua paljon Sprint-ohjelmointimalleihin, rautalankasuunnitteluun, prototyyppien tekemiseen, videokäsikirjoitukseen jne, kannattaa kokeilla Freehand by Invision -taulua. MS Whiteboardiin verrattuna se tarjoaa enemmän muotoja, kuten suorakulmiota, viivoja ja ympyröitä.

Freehandia voidaan käyttää myös videoneuvottelun aikana Teams' Whiteboardin sijaan. Lisäksi voit jopa esitellä Freehand-taulun ilman videopuhelua. Käytämme sitä usein YouTube-videoidemme kuvakäsikirjoitukseen.

Integroi  InVisionin Freehand

8. Mukaansatempaava lukija

Suositun Edge-selaimen Immersive Reader on myös integroitu Microsoft Teamsiin. Mukaansatempaava lukija ei olisi kovin hyödyllinen ominaisuus, mutta sen mukana tuleva ääneenlukutila on hyödyllinen. Pääset mukaansatempaavaan lukijatilaan napsauttamalla viestin päällä olevaa 3 pistettä ja napsauttamalla Immersive Reader.

Kun pääset mukaansatempaavaan lukijatilaan, alareunassa näkyy "Toista" -painike. Heti kun osut siihen, se toistaa koko viestin puolestasi. Käytän sitä usein lukeakseni artikkeleita ja skriptejä, jotka lähetetään minulle Teamsissa.

Loppusanat

Monet muut ominaisuudet, kuten kanava- ja tiimisähköpostitunnukset, Cloud Meeting -tallennus, Skype-viestintä toimii vain, jos sinulla on Microsoft 365 -tili. Jos sinulla on lisää Microsoft Teamsia koskevia ongelmia tai kysymyksiä, kerro minulle alla olevissa kommenteissa

Lue myös: Slack vs. Teams: mitä viestintä- ja yhteistyötyökalua käyttää