Kuinka parantaa työntekijäsi perehtymisprosessia: Lopullinen opas

Työntekijät ovat sitoutuneimpia ja tuottavimpia ensimmäisen 6 kuukauden aikana uudessa työpaikassaan. Joten nyt on paras aika integroida ne yrityksesi kulttuuriin ja työmoraaliin. Kaikki tänä aikana suoritettu koulutus, sitoutuminen ja suhteiden rakentaminen johtavat todennäköisesti heidän työllistymiseensä kanssasi.

Valitettavasti monet työntekijät menettävät mahdollisuuden saada uusia työntekijöitä huonolla perehdytysprosessilla. Vietettyään paljon aikaa ja rahaa rekrytointiprosessiin työnantajat voivat menettää oikean ehdokkaan, koska heillä on huono työntekijä. 40 % työntekijöistä irtisanoutuu ensimmäisen 6 kuukauden aikana.

Toisaalta 91 % yrityksistä, joilla on mukaansatempaava perehdytysohjelma, säilyttää kaikki ensimmäisen vuoden työntekijät. Tehokas perehdytysohjelma on siis avain työntekijöiden säilyttämiseen.

Monet yritykset, joilla on työntekijöiden perehdytysohjelma, keskittyvät paperityön täyttämiseen ja sääntöjen ja määräysten tarkistamiseen. Vaikka lailliset kohdat on valittava, perehdyttämisen tulisi olla myös aika, jolloin työntekijät saavat työkalut, joita he tarvitsevat menestyäkseen työssään.

Harvard Business Review totesi, että tärkeimmät syyt korkeaan henkilöstön vaihtumiseen ensimmäisenä vuonna ovat kiinteiden työsuhteiden puute ja vaikeudet integroitua yrityskulttuuriin.

Sisällys

• 1 Kuinka parantaa työntekijäsi perehdytysprosessia
  • 1.1 1. Ota perusasiat pois tieltä
  • 1.2 2. Aloita loistavasti
  • 1.3 3. Luo uusille työntekijöille mahdollisuuksia yhteyksien rakentamiseen
  • 1.4 4. Ota käyttöön perehdytyskalenteri
  • 1.5 5. Luo strukturoituja vuorovaikutuksia uusien työntekijöiden ja heidän esimiestensä välille
  • 1.6 6. Pidä resurssit saatavilla
  • 1.7 7. Pyydä palautetta
  • 1.8 8. Opi parantamaan työntekijöiden perehdytysprosessia

Kuinka parantaa työntekijäsi perehdytysprosessia

Lue täydellinen opas siitä, kuinka voit parantaa työntekijäsi perehdytysprosessia.

1. Ota perusasiat pois tieltä

Uusien työntekijöiden on täytettävä lakisääteiset paperityöt, kuten pankkitiedot, vakuutustiedot, eläkejärjestelmän rekisteröinti jne. On parasta saada kaikki paperityöt tehtyä mahdollisimman nopeasti ja saumattomasti. Tämän kaltainen ohjelmisto https://Workbright.com/employee-onboarding-software/ tekee työntekijöiden helpoksi täyttää vaaditut paperityöt etänä.

Tämä tarkoittaa, että uudet työntekijät voivat käyttää tarjouskirjeen allekirjoittamisen ja aloituspäivän välisen ajan suorittaakseen tarvittavat paperityöt. Oikea perehdytysohjelmisto antaa oikeat ohjeet ja opastuksen tietojen toimittamiseen, jotta virheet vähenevät.

Siihen mennessä, kun työntekijä ilmoittaa työhönsä, kaikki asiakirjat ja vaatimustenmukaisuuskoulutus ovat valmiit. Joten voit nyt keskittyä perehdyttämisen vaativiin osiin, kuten integrointiin uuteen tiimiisi.

Jotkut yritykset ostavat ohjelmistoja, joiden avulla ne voivat suorittaa muita työllistymistä edeltäviä perehdytysnäkökohtia. Kun työntekijä on allekirjoittanut tarjouskirjeensä, salassapitosopimuksensa ja työsopimuksensa, ei ole mitään syytä, miksi et voi jakaa yrityksen perustietoja hänen kanssaan.

Jos sinulla on työntekijän intranet tai verkkosivusto, anna heille käyttöoikeus ennen virallista aloituspäivää. He voivat oppia pysyvät toimintatavat, yrityksen historian ja arvot, teknologiajärjestelmät jne. Tämä auttaa vähentämään mahdollisia ensimmäisen päivän stressiä tai ahdistusta.

2. Aloita loistavasti

Et koskaan saa toista mahdollisuutta tehdä loistavaa ensivaikutelmaa. Tee vaikutus uusiin työntekijöihisi tarjoamalla heille hauska ja ikimuistoinen "ensimmäinen päivä". Varmista, että kaikki tiimin jäsenet tietävät uuden työntekijän aloittavan lähettämällä koko yrityksen kattavan sähköpostin.

Sähköpostissa tulee mainita heidän nimensä, tehtävänsä ja tiiminsä sekä aiempi kokemuksensa. Voit myös lisätä muita hauskoja henkilökohtaisia ​​tietoja, joita uusi työntekijä saattaa haluta jakaa. Vähentääksesi uuden työntekijäsi ahdistusta pyydä jotakuta tiimistäsi soittamaan uudelle työntekijälle päivää ennen hänen aloituspäivää.

Puhelun aikana voit antaa uudelle työntekijälle tietoa siitä, mitä hänen ensimmäisenä työpäivänsä odottaa. Voit myös vastata kaikkiin kysymyksiin, joita heillä voi olla liittymisprosessiasi liittyen. Varmista, että työntekijän työpiste on puhdas ja täysin varustettu.

Kaikki sisäänkirjautumista ja salasanoja vaativat laitteet tulee myös olla valmiina. Mikäli työntekijällä on univormu tai henkilönsuojaimet, hanki koot etukäteen, jotta nekin ovat valmiina ensimmäisenä päivänä. Yrityksen swag piristää työntekijän ensimmäistä päivää, joten jos budjettisi sallii, voit antaa heille tervetuliaislaukun.

Varaa laaja valikoima aktiviteetteja ensimmäiselle päivälle. Voit esimerkiksi järjestää yrityskierroksen, jossa esitellään työntekijälle työympäristösi. Heidän on nopeasti tiedettävä, missä hätäuloskäynnit, wc-tilat, myyntiautomaatit ja taukohuoneet ovat.

Voit myös pitää muutaman suuntautumisharjoituksen heidän ensimmäisenä päivänä. Uusi vuokralounas on loistava tapa esitellä työntekijät tiimin tai yrityksen johtajuuteen. Mitä tahansa teetkin, älä ylikuormita työntekijääsi paperityöllä tai tietotulvilla. Pidä kaikki kevyenä ja toimita kaikki tiedot pieninä, sulavia määriä.

Toinen hyvä idea saada uusi työntekijäsi tuntemaan olonsa tervetulleeksi ensimmäisenä päivänä on nimetty tervetulotiimi. Joillakin yrityksillä on joukko työntekijöitä, joiden tehtävänä on toivottaa uudet työntekijät tervetulleiksi ja auttaa heitä integroitumaan nopeasti yritykseen. Tämä tiimi vastaa uuden työntekijän työtilan valmistelusta ja jopa yksityiskohtien, kuten kukkien, lahjojen, kahvin jne., lisäämisestä.

3. Luo uusille työntekijöille mahdollisuuksia yhteyksien luomiseen

Uusien työntekijöiden on rakennettava oikeat suhteet ja yhteydet, jotta he menestyvät uusissa tehtävissään. Työntekijäsi perehdytysprosessin pitäisi luoda mahdollisuuksia uusille työntekijöillesi saada yhteys oikeisiin ihmisiin uransa rakentamiseksi. Ensimmäisen viikon aikana uuden työntekijän tulisi nauttia uuden palkatun lounaan uuden tiiminsä kanssa.

Näin he voivat tavata ja tuntea kollegansa rennossa ympäristössä. Voit myös ajoittaa tiiminrakennusaktiviteetin uuden työntekijän tiimille, osastolle tai jopa koko yrityksen laajuisesti. Tämä antaa uusille työntekijöille mahdollisuuden luoda yhteyksiä vakiintuneiden työntekijöiden kanssa ja oppia heidän työskentelystään.

Team Building -tapahtumat ovat uusille työntekijöille loistava tapa integroitua uuteen yritykseensä. Kaikki saavat työskennellä yhdessä ratkaistakseen haasteita, joten kaikki työntekijät oppivat paljon siitä, kuinka toimia yhdessä parhaiten. Rekrytointipäällikkö voi myös käyttää työntekijöiden perehdyttämistä tehdäkseen strategisia esittelyjä uusien työntekijöiden ja mahdollisten mentoreiden tai ystävien välillä.

Rekrytointipäällikön tulee tietää uuden työntekijän uratavoitteet, ja he tuntevat jo muut organisaatiossa olevat henkilöt. Joten heidän olisi helpompi yhdistää uusi työntekijä sopivien ihmisten kanssa. Nämä henkilöt voivat auttaa heitä menestymään ja menestymään uudessa työpaikassaan.

Jos otat palvelukseen useita uusia työntekijöitä kerralla, voit luoda heille "uusia työntekijöitä" -ryhmän. Useimmilla yrityksillä on yhteistyöohjelmistoja, kuten Microsoft Teams, Slack tai jopa WhatsApp, joissa uudet työntekijät voivat keskustella epävirallisessa ryhmäympäristössä ja jakaa haasteita. Heidän kollegansa voivat sitten osallistua ja tarjota neuvoja, kuinka he voivat voittaa samanlaiset haasteet. Se voi myös olla foorumi mahdollisuuksien, voittojen ja kokemusten jakamiseen.

Jos mahdollista, yrityksellä tulisi olla valmentaja, joka voi auttaa uusia työntekijöitä menestymään uudessa työssään. Valmentaja auttaisi työntekijöitä tunnistamaan vision, tavoitteet ja strategiat yrityksen vision ja strategian mukaisesti. Kuukausittaiset tapaamiset valmentajan kanssa auttaisivat työntekijää tunnistamaan voitot ja rakentamaan luottamusta menestyä uudessa tehtävässään.

Kun työntekijä kohtaa haasteita, valmentaja voi auttaa häntä löytämään tapoja käsitellä ongelmia.

4. Määritä aloituskalenteri

Uuden työntekijän palkkaamisen tulisi kestää kokonainen vuosi. Ensimmäisessä kuukaudessa olisi suurin osa aktiviteeteista ja harjoittelusta. Sinun tulisi järjestää henkilökohtaisia ​​(tai videoita) perehdytysistuntoja, koulutusta yrityksen politiikoista ja menettelytavoista, esittelyjä ylimpään johtoon jne.

Suunnittele ensimmäisen kuukauden jälkeen sisäänkirjautumistunteja, tiiminrakennusta, koulutusta ja muita aktiviteetteja loppuvuodelle. Jotta et menetä mitään, on parasta, että sinulla on aloituskalenteri, jossa on muistutuksia jokaisesta toiminnasta. Varaa säännöllinen viestintä, kuten henkilökohtainen tapaaminen tai puhelu jonkun HR-tiimin kanssa saadaksesi selville, miten työntekijä voi.

Puheluiden aikana saat palautetta työntekijän kohtaamista haasteista, jotta ne voidaan tasoittaa. Säännöllinen viestintä uuden työntekijän kanssa antaa sinulle myös käsityksen aloitusprosessisi alueista, jotka kaipaavat parantamista.

5. Luo strukturoituja vuorovaikutuksia uusien työntekijöiden ja heidän johtajiensa välille

Työntekijän suora johtaja tai esimies vaikuttaa eniten hänen sitoutumistasoonsa. Varmista, että uusi työntekijä sopeutuu täysin uuteen yritykseen rohkaisemalla heidän suoria esimiehiään olemaan vuorovaikutuksessa heidän kanssaan. Ensimmäisten päivien aikana esimiehen tulee tavata työntekijä ja kertoa heille, mitä he odottavat.

Osaston tavoitteet, suoritusstandardit ja KPI:t voidaan laatia niin, että työntekijä tietää, kuinka hänen suorituskykyään mitataan. Esimies voi tarjota tukea työharjoittelulla tai tarjoamalla resursseja, joita työntekijä tarvitsee menestyäkseen. Estävät ja tavoittamattomat johtajat ja esimiehet voivat haitata suuresti uuden työntekijän menestystä.

Varmistaaksesi, että johtajat kirjautuvat sisään uusien työntekijöiden kanssa säännöllisesti, ajoita henkilökohtaiset tapaamiset heidän ja uusien työntekijöiden välillä. Seuranta varmistaa, että kokoukset pidettiin ja kaikki toimintakohdat suljettiin. Kannusta johtajaa tunnistamaan kaikki uudet työntekijät, jotka tekevät työnsä hyvin.

Tunnustus on loistava strategia työntekijöiden sitoutumisen lisäämiseen. Rohkaise myös johtajia kiinnostumaan työntekijöiden kehittymisestä ja uran kasvusta. Tulet huomaamaan, että johtajat, jotka osoittavat välittävää kiinnostusta työntekijöidensä kasvua kohtaan, raportoivat korkeammista pysymisasteista.

6. Pidä resurssit saatavilla

Varmista, että uutta palkkaamistasi tuetaan aina pitämällä resurssit saatavilla. Kaikki perehdytyskoulutusmateriaalisi tulee ladata työntekijän intranetiin. Tämä antaa työntekijöille mahdollisuuden käyttää sitä aina, kun he haluavat etsiä jotain.

Internet on mahdollistanut myös koulutusten järjestämisen verkossa , jotta työntekijät voivat käydä kouluttautumassa omaan tahtiinsa. Sinun tulisi myös antaa uusille työntekijöillesi "kaveri", jota he voivat kuulla aina, kun heillä on kysyttävää tai ongelmia.

Kaverit ovat nykyisiä työntekijöitä, jotka työskentelevät samalla osastolla ja voivat antaa opastusta kaikissa työhön liittyvissä asioissa. He voivat myös neuvoa asioissa, kuten mistä ostaa lounasta, millä bussilla mennä töihin jne.

7. Pyydä palautetta

Yksi parhaista tavoista parantaa perehdytysohjelmaasi on saada palautetta prosessin läpikäyneiltä työntekijöiltä. Luo kyselyitä kirjautuaksesi työntekijöiden kanssa 1 kuukausi, 3 kuukautta ja 1 vuosi heidän työsuhteensa jälkeen. Kysy työntekijöiltä, ​​mitä he haluaisivat nähdä enemmän ja mitä vähemmän.

Voit myös suorittaa tietokilpailun tarkistaaksesi, kuinka hyvin he ovat integroineet yrityksesi kulttuurin ja arvot. Sinun tulee myös pyytää johtajia ja esimiehiä osallistumaan perehdytys- ja koulutusprosessiisi. He työskentelevät uusien työntekijöiden kanssa, joten heillä on ainutlaatuinen käsitys siitä, mitä sinun tulee sisällyttää uuden työntekijäsi perehdyttämiseen.

Toinen tärkeä tapa saada palautetta on kysyä työntekijöiltä, ​​miksi he jättivät edellisen työnsä. Tämä oivallus voi auttaa sinua välttämään edellisen yrityksensä tekemät virheet. Voit myös tutkia, miten muut yritykset toteuttavat työntekijöiden perehdyttämistä ja vertailla itseäsi niihin. Artikkelien lukeminen ja perehdyttämistä koskeva tutkimus voi myös antaa sinulle hyviä ideoita ohjelman parantamiseen.

8. Opi parantamaan työntekijöiden perehdytysprosessia

Monet uudet työntekijät kokevat stressiä, ahdistusta ja turhautumista ensimmäisten kuukausien aikana uudessa työpaikassa. Uusilla työntekijöillä voi olla vuosien aikaisempaa työkokemusta. Mutta he eivät vielä ymmärrä liiketoimintaasi, heillä ei ole työsuhteita ja he ovat epävarmoja siitä, mitä heidän pitäisi tehdä.

Ei ole ihme, että ilman asianmukaista ohjausta ja tukea monet työntekijät eroavat uudesta työpaikasta 6 kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta. Työnantajat voivat lisätä työntekijöidensä sitoutumista ja pysyvyyttä ottamalla käyttöön hyvin jäsennellyn työntekijöiden perehdytysohjelman.

HR-tiimit voivat nopeuttaa uusien työntekijöiden oppimista ja integroitumista tiiminrakennustapahtumiin, kohdennettuun työssä tapahtuvaan koulutukseen, perehdytysohjelmistoihin ja strategisten esittelyjen avulla oikeille mentoreille.

Ota joitain näistä käytännöistä käyttöön yrityksessäsi parantaaksesi työntekijöiden kokemusta. Lisätietoja työntekijöiden perehdyttämisestä ja parhaista perehdyttämisohjelmistoista on muualla blogissamme.