Kuinka nähdä, kuka katseli Google-asiakirjaasi

Google-dokumentit on erinomainen työkalu yhteistyölle, koska sen avulla useat ihmiset voivat muokata ja käsitellä yhtä asiakirjaa samanaikaisesti ilman, että he menettävät jälkeä eri tiimin jäsenten tekemistä muutoksista. Loppujen lopuksi tieto siitä, kuka katsoi mitä dokumenttia ja milloin, voi olla hyödyllistä, jos sinä tai organisaatiosi käytät Google-dokumentteja. Olennaista on varmistaa, että kaikki lukevat luonnoksen, tarkastelevat ehtoja, viimeisintä lähetystäsi, käytäntöjä ja menettelytapoja tai jotain muuta tärkeää asiakirjaa. On tärkeää nähdä kuka teki mitä ja milloin.

Huomautus: Google-toimintojen hallintapaneeli on vain Google Workspace -tilien tai henkilöiden, joilla on pääsy tilillä olevaan tiedostoon, käytettävissä. Se ei ole vaihtoehto henkilökohtaisille tileille.

Viime aikoihin asti et voinut nähdä, kuka katseli Google-dokumenttejasi. Näet kuka sitä muokkasi, mutta ei kuka vain luki sen. Jos he eivät tallentaneet, muokkaaneet tai jättäneet kommenttia, sinulla ei ollut aavistustakaan, lukiko tietty henkilö asiakirjan uusimman version. Lisäksi, koska voit jakaa Google-dokumentteja vain luku -oikeuksin, voit jakaa asiakirjan joidenkin ihmisten kanssa, jotta he tarkistavat sen mutta eivät tee muutoksia.

Google-dokumenttien nykyisten versioiden avulla voit määrittää asetukset, joiden avulla näet, kuka katseli Google-dokumenttejasi. Katsotaanpa, kuinka voit tehdä tämän itse.

G Suite Activity Monitor

G Suitea käyttävät yleensä organisaatiot, joissa yhteistyö on välttämätöntä. Jos käytät G Suitea säännöllisesti yhteistyöhön muiden kanssa, voit tarkastella minkä tahansa Google-dokumenttien tiedoston katseluhistoriaa Activity Monitorin avulla.

Tee se seuraavasti:

1. Avaa Google Sheet -tiedosto
   
2. Napsauta ylöspäin suuntautuvaa nuolikuvaketta oikeassa yläkulmassa tai siirry avattavaan Työkalut -valikkoon.
   
3. Avaa Toimintojen hallintapaneeli .
   
4. Napsauta Kaikki katsojat organisaatiosi välilehdellä.
   

Tämän prosessin avulla voit seurata kaikkia asiakirjan näkymiä, mukaan lukien kunkin ryhmän jäsenen viimeisen näkymän päivämäärä ja kellonaika.

Jos et näe Activity Monitor -vaihtoehtoa Google-dokumentissasi, olet todennäköisesti kirjautunut henkilökohtaiseen Google-dokumentteihin G Suite -version sijaan.

Katsojien ja kommenttien trendit

Sen lisäksi, että näet, kuka katseli Google-dokumenttejasi, Activity Monitorin avulla voit myös nähdä trendejä, kun ihmiset katselivat tai kommentoivat asiakirjaasi.

Katsojatrendi: Tämä näyttää pylväskaavion yksittäisten katsojien määrästä tietyn ajanjakson aikana seitsemästä päivästä aina koko ajan.

Kommenttitrendi: Tämä näyttää kommenttitrendin pylväskaaviot seitsemästä päivästä kaikkiin aikoihin.

Poista katseluhistoria käytöstä Google-dokumenteissa

Jos haluat jostain syystä poistaa asiakirjan katseluhistorian käytöstä, voit myös tehdä sen noudattamalla näitä nopeita ohjeita:

1. Avaa Google-taulukko.
   
2. Napsauta dokumentin oikeassa yläkulmassa olevaa ylöspäin suuntautuvaa nuolta tai siirry avattavasta valikosta Työkalut -kohtaan.
   
3. Avaa  Toimintojen hallintapaneeli .
   
4. Valitse Yksityisyysasetukset .
   
5. Ota Asiakirjan asetus -kohdassa Näytä tämän asiakirjan katseluhistoria pois päältä.
   

Tämä vaihtoehto on saatavilla myös henkilökohtaisessa tai ilmaisessa Google Docs -versiossa. Voit poistaa katseluhistoriasi käytöstä, jos työskentelet asiakirjan parissa, mutta et halua yhteiskäyttäjien tietävän, ennen kuin olet valmis jakamaan lopulliset versiosi.

1. Aloita avaamalla Google Sheets ja napsauttamalla Asetukset .
2. Asetukset - valikon avulla voit poistaa katseluhistoriasi käytöstä toimintojen hallintapaneelin asetuksista. Napsauta OK tallentaaksesi muutokset, kun olet vaihtanut tämän Pois-asentoon.

Kuinka nähdä, kuka on tehnyt muutoksia Google-dokumenttiin

Versionhallinta on välttämätöntä, etenkin jos työskentelet säännellyllä alalla. Versionhallinta on jotain, mitä Google Docs on tehnyt hyvin jo jonkin aikaa. Dokumentit näyttävät, kuka on muokannut asiakirjaa, tallentanut sen tai jakanut sen. Tämä ei toimi vain G Suiten, vaan henkilökohtaisten Google-dokumenttien kanssa.

Jos olet kiinnostunut versionhallinnasta tai haluat varmistaa, että kukaan ei ole tehnyt muutoksia, joita heidän ei pitäisi lukita tiedoston lukitsematta, voit selvittää tämän seuraavasti:

1. Avaa Google-taulukko, jota haluat seurata.
   
2. Valitse Tiedosto- ja versiohistoria .
   
3. Valitse Näytä versiohistoria .
   
4. Näytön oikeaan reunaan tulee näkyviin ikkuna, jossa näkyvät kaikki kyseisen asiakirjan tallennukset ja muokkaukset.
   

Tässä ikkunassa sinulla pitäisi olla myös mahdollisuus tarkastella asiakirjan aiempaa versiota ennen muokkausten tekemistä.

Tämä on välttämätöntä versionhallinnan kannalta, koska sinulla on kirjausketju siitä, mitä muutoksia on tehty, milloin ne on tehty ja kuka on tehnyt. Siitä on hyötyä myös, jos teit muutoksia, nukuit niiden kanssa, muutit mielesi tai haluat peruuttaa ne.

Kuinka nähdä, kuka on jakanut Google-dokumenttisi

Voit myös nähdä, kuka on jakanut Google-dokumenttisi ja milloin. Lisäksi jakamisasetukset antavat sinun hallita paremmin asiakirjojen käyttöä.

1. Siirry osoitteeseen drive.google.com .
   
2. Napsauta Oma Drive vasemmalla.
   
3. Napsauta pientä i- painiketta oikeassa yläkulmassa.
   
4. Napsauta nyt Toiminta .
   
5. Napsauta jokaista tiedostoa tai kansiota yksitellen tai tarkista kaikki vierityspalkin avulla. Tämä näyttää sinulle, kuka on jakanut asiakirjasi.
   

Voit myös tarkistaa asiakirjan sisältä valitsemalla Jaa. Joidenkin henkilöiden nimet näkyvät ponnahdusikkunassa. Jos olet jakanut tiedoston useammille käyttäjille kuin luettelossa, napsauta nimeä, niin luettelo kaikista ihmisistä tulee näkyviin.

Lopulliset ajatukset

Mahdollisuutesi määrittää, kuka on katsonut, jakanut ja muokannut asiakirjojasi, on rajoitettu, jos et voi käyttää G Suite ‑tiliä. kuitenkin on edelleen tapoja saada joitain perustietoja.

Noudattamalla tässä oppaassa annettuja ohjeita näet nopeasti ja helposti, kuka on katsonut, muokannut tai muuttanut Google Docs -asiakirjaasi millään tavalla. Onko sinulla kysyttävää, kokemuksia tai vinkkejä toiminnan näkemisestä Google-dokumenteissasi? Jätä kommentti alla olevaan osioon.