Kuinka lisätä allekirjoitus Outlookissa

Useimmat ammattilaiset sisällyttävät sähköposteihinsa allekirjoituksen. Näin vastaanottajat tietävät tarkalleen, kenen kanssa he kommunikoivat. Jotkut allekirjoitukset ovat henkilökohtaisia ​​ja toiset noudattavat yritysmuotoa.

Jos haluat oppia lisäämään oman allekirjoituksen Outlookiin, olet oikeassa paikassa. Tämä artikkeli selittää kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää.

Allekirjoituksen lisäämisen vaiheet Outlookissa

Jos haluat luoda allekirjoituksen lisättäväksi sähköpostiesi loppuun, sekä valita sen oletusallekirjoitukseksi, sinun on ilo tietää, että se on suhteellisen yksinkertainen prosessi. Näin lisäät allekirjoituksesi Outlookissa:

1. Kirjaudu sisään Outlook-tilillesi.
   
2. Napsauta "Näytä asetukset".
   
3. Valitse "Kirjoita ja vastaa", jolloin pääset Sähköpostin allekirjoitukset -näyttöön.
   
4. Napsauta "Uusi allekirjoitus" ja anna sille nimi.
   
5. Kirjoita allekirjoituksesi alle muokkausalueelle.
   
6. Paina "Tallenna".
   
7. Napsauta "Valitse oletusallekirjoitukset" -kohdassa juuri luomaasi allekirjoitusta ja käytä sitä uusissa viesteissä ja edelleenlähetetyissä viesteissä.
   
8. Paina "Tallenna" uudelleen vahvistaaksesi muutoksen.
   

Mukauta Outlook-allekirjoituksesi

Kun olet määrittänyt ja tallentanut allekirjoituksesi, voit muokata sitä muokkausruudun alaosassa omien mieltymystesi mukaan. Sinulla on useita vaihtoehtoja muokata allekirjoitustasi, jotta se on ainutlaatuinen vastaanottajillesi. Muista kokeilla käytettävissä olevia vaihtoehtoja, jotta allekirjoituksesi erottuu joukosta.

Kaikki vaihtoehdot eivät ole tässä luettelossa, joten kokeile niitä kaikkia itse nähdäksesi sopivatko ne mieltymyksiisi. Huomaa, että jos olet epävarma siitä, mikä kuvake funktiota edustaa, vie hiiren osoitin sen päälle, jotta sen nimi tulee näkyviin.

Lisää kuvia riviin

Haluat ehkä lisätä yrityksen logon tai kuvan allekirjoitukseesi. Tämän vaihtoehdon avulla voit selata laitteellasi ladattuja kuvia sisällyttääksesi ne allekirjoitukseesi. Kun valitset kuvan ja napsautat "Lisää", voit muuttaa sen kokoa haluamallasi tavalla.

Fontti ja fonttikoko

Napsauttamalla Fontti-vaihtoehtoa, näytölle tulee pudotusvalikko, jossa luetellaan kaikki käytettävissä olevat fontit. "Fontti"-vaihtoehdon oikealla puolella on "Fonttikoko" -kuvake. Napauttamalla tätä toimintopainiketta, samanlainen pudotusvalikko tulee näkyviin, ja voit valita allekirjoituksesi fontin koon.

Lihavoitu, kursivoitu ja alleviivattu

Voit myös lihavoida, kursivoida ja alleviivata osan tai kokonaan allekirjoituksestasi. Voit tehdä tämän korostamalla vain tekstin, jota haluat muuttaa, ja napsauttamalla toimintopainiketta saadaksesi haluamasi tehosteen, ja muutokset näkyvät välittömästi.

Päinvastoin, jos haluat tehdä päinvastoin ja kumota jonkin näistä tehosteista, korosta vain teksti ja paina haluamaasi toimintopainiketta uudelleen.

Pikanäppäimet:

• Lihavoitu: Ctrl + B
• Kursiivi: Ctrl + I
• Alleviivaus: Ctrl + U

Korosta ja väri

Jos haluat korostaa allekirjoituksessasi tärkeitä tietoja, käytä "Korosta"-toimintoa. Korosta tekstiä painamalla ensin "Korosta"-toimintopainikkeen oikealla puolella olevaa alanuolta ja valitsemalla väri, jota haluat käyttää. Vedä sitten kohdistin korostettavan tekstin päälle ja paina Korosta-toimintopainiketta.

Kun olet valmis, valitsemasi tekstin tausta on haluamasi väri ja fontin väri pysyy samana.

Fonttivärisi on aina automaattisesti musta. Voit muuttaa tätä painamalla alanuolta "Font Color" -toimintopainikkeessa, valitsemalla haluamasi väri ja ala kirjoittaa allekirjoitustasi. Jos olet jo aloittanut kirjoittamisen, korosta kirjoitettu teksti ja paina "Font Color" -painiketta uudelleen, niin fontin väri muuttuu.

Voit käyttää näitä molempia toimintoja yhdessä luodaksesi ainutlaatuisen värisen ja huomiota herättävän allekirjoituksen.

Luettelomerkit ja numerointi

Voit luoda luettelomerkintöjen luettelon tai lisätä numeroidun luettelon lyhyitä tietoja varten painamalla vastaavia toimintopainikkeita. Jos tietosi ovat jo olemassa, korosta teksti ja paina "Enter"-painiketta näppäimistöllä tarvittaessa jakaaksesi tiedot ja lisätäksesi luettelon kohtia tai numeroita.

Pikanäppäimet:

• Luettelomerkit: Ctrl +
• Numerointi: Ctrl + /

Sisennä vasen tai oikea

Näiden toimintopainikkeiden käyttäminen siirtää tekstiä lähemmäs tai kauemmas näytön vasemmasta marginaalista. Voit käyttää tätä toimintoa korostamalla tekstiä, jonka haluat siirtää, ja painamalla "Sisennä oikealle" siirtääksesi tekstiä useita välilyöntejä oikealle. Toisaalta, jos haluat tekstisi olevan lähempänä vasenta marginaalia, paina "Sisennä vasen".

Lainata

Tämä toiminto lisää korostettuun tekstiin lainaustyylin rivin, jotta tietyt tiedot erottuvat toisistaan ​​riippumatta siitä, haluatko toistaa tärkeitä tietoja itseltäsi tai toiselta. Suorittaaksesi tämän toiminnon, korosta teksti, jonka haluat lainata, ja paina "Lainaus"-toimintopainiketta.

Tasaa vasemmalle, oikealle ja keskelle

Nämä kolme vaihtoehtoa siirtävät kaiken tekstin näytön kummallekin puolelle tai keskelle mieltymystesi mukaan. Tämä voi olla hyödyllistä useista syistä, mutta keski- tai oikea kohdistus voi olla esteettisesti miellyttävämpi kuin oletusarvoinen kohdistus vasemmalle.

Jommankumman toimintopainikkeen painaminen tasaa tekstisi automaattisesti ilman, että sinun tarvitsee korostaa mitään.

Lisää tai poista hyperlinkki

Lisää linkki allekirjoituksiisi korostamalla tekstiä ja painamalla "Hyperlinkki" -painiketta. Tästä eteenpäin sinun tarvitsee vain kirjoittaa tai liittää URL-osoite näkyviin tulevaan ruutuun ja upottaa linkki napsauttamalla "OK". Tiedät tämän onnistuneen, koska teksti on nyt alleviivattu sinisellä.

Pikanäppäin:

• Lisää hyperlinkki: Ctrl + K

Jos haluat poistaa hyperlinkin, korosta sininen alleviivattu teksti, paina kolmea pistettä (…) muokkausruudun oikeassa alakulmassa ja napsauta "Poista hyperlinkki".

Kumoa ja tee uudelleen

Kumoa viimeinen toimintosi painamalla 3 pistettä (…) ja napsauttamalla Kumoa-painiketta.

• Kumoa pikanäppäin: Ctrl + Z

Päinvastoin, jos tämä tehtiin vahingossa, sinun tulee painaa "Redo" -painiketta, joka sijaitsee "Kumoa"-näppäimen oikealla puolella.

• Toista pikanäppäin: Ctrl + Y

Vaihda kirjainkokoa

Tämän painikkeen painaminen tuo esiin avattavan luettelon vaihtoehdoista, joilla voit muuttaa korostetun tai tulevan kirjoitetun tekstin tietyksi kirjainkoon. Tämä sisältää "pienet kirjaimet", "SUORAT kirjaimet", "Isot kirjaimet jokaiseen sanaan" ja oletusarvoisen "Lauseen kirjaimet".

Muista painaa Tallenna-painiketta, kun olet lopettanut allekirjoituksen mukauttamisen tallentaaksesi muutokset.

Vinkkejä ja parhaita käytäntöjä tehokkaiden allekirjoitusten luomiseen Outlookissa

Kun allekirjoituksesi on valmis lisättäväksi tulevaan kirjeenvaihtoon, varmista, että valmis tuotteesi sopii tilanteeseen tai vastaanottajaan, johon olet yhteydessä. Tässä on muutamia vinkkejä ja parhaita käytäntöjä tehokkaan allekirjoituksen luomiseen Outlookissa.

Pidä allekirjoituksesi yksinkertaisena

Pidä allekirjoituksesi ytimekäs ja ytimekäs. Käytä vain yhtä kuvaan liittyvää kuvaa ja vältä liiallisen tekstin lisäämistä tai vastaanottajat saattavat jättää huomiotta kovan työn.

Sisällytä vain välttämättömät tiedot

Jos kyseessä on yrityspohjainen allekirjoitus, pidä tietosi suurelta osin vain nimessäsi, arvonimessäsi, yrityksesi nimikkeessäsi, yrityksen logossa ja yhteystiedoissa, jotta sähköpostisi näyttävät ammattimaisesti.

Käytä johdonmukaista brändäystä

Kun edustat yritystä, noudata samoja fontteja ja värejä, jotta se pysyy yhtenäisenä sen identiteetin kanssa.

Jos omistat oman yrityksen tai käytät henkilökohtaista sähköpostia, voit lisätä pronominisi, nimesi ääntämisen, linkkejä sosiaaliseen mediaan tai muita tärkeitä tietoja, jotta vastaanottajasi voivat tuntea sinut paremmin.

Luo lisäallekirjoituksia

Outlookin avulla voit luoda niin monta allekirjoitusta kuin haluat, mutta paina "Uusi allekirjoitus" "Kirjoita ja vastaa" -näytössä. Tee allekirjoitus erityisesti ensimmäisellä kerralla, kun lähetät jollekulle sähköpostia, jotta he tietävät tarkalleen, kuka olet. Vaihtoehtoisesti sinulla voi olla myös lyhennetty allekirjoitus vastauksille ja edelleen lähetetyille viesteille jo tutuille ihmisille.

Voit määrittää tiettyjä allekirjoituksia Outlookin "Kirjoita ja vastaa" -näytön "Uudet viestit"- ja "Vastaukset/edelleen" -valikoissa.

Testaa allekirjoituksiasi

Lähetä testisähköpostiviestejä itsellesi tai työtovereillesi varmistaaksesi, että allekirjoituksesi näyttää odotetusti ja että kaikki hyperlinkit toimivat oikein.

Kirjautuminen ulos Outlook-allekirjoituksista

Allekirjoituksen luominen Outlookissa on helppo prosessi, joka antaa sähköpostiisi ammattimaisen ilmeen. Mikä parasta, on olemassa mukautusvaihtoehtoja, joilla voit tehdä hyvin suunnitellun allekirjoituksen Outlookissa ja lisätä uuden tason hienostuneisuutta sähköiseen kirjeenvaihtoasi. Kokeile mukautettuja vaihtoehtoja luodaksesi ammattimaisen ja mieleenpainuvan allekirjoituksen, joka jättää vastaanottajiin pysyvän vaikutuksen.

Oletko koskaan lisännyt allekirjoitusta Outlookiin? Jos kyllä, käytitkö jotakin tässä artikkelissa esitellyistä mukautusvaihtoehdoista? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.