Kuinka käyttää kaavoja mielessä

Nykyään olemme usein yllättyneitä lukuisista projekteista ja toiminnoista. Jotkut niistä ovat monimutkaisia ​​ja energiaa kuluttavia. Onneksi Notion on kehittänyt kaavoja, jotka auttavat neuvottelemaan kaikista esteistä, olivatpa ne kuinka vaativia tahansa.

Jos haluat tietää kuinka käyttää kaavoja Notionissa, olet tullut oikeaan paikkaan. Tämä artikkeli kertoo sinulle kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää.

Käsite: Kuinka käyttää kaavoja

Vaikka ne saattavat kuulostaa pelottavilta, Notionin kaavat ovat todella käyttäjäystävällisiä. Tämä sinun on tehtävä, jotta voit käyttää kaavoja käsitteessä:

1. Kirjaudu sisään Notioniin
   
2.  Avaa tietokanta ja lisää tietokantaan uusi ominaisuus ja valitse kaava.
   
3. Napsauta kaavaa ja ponnahdusikkuna tulee näkyviin.
   
4. Valitse vakio ja operaattorit.

Muista, että kaavat vaativat tietokannan, joten tarvitset sivun, joka sisältää yhden.

Mihin käsitettä käytetään?

Käsite on tyhjä työtila, jonka avulla voit luoda sivuja. Voit omistaa jokaisen sivun projektille tai tapahtumalle, jonka parissa työskentelet. Nämä sivut voidaan jakaa muiden käyttäjien kanssa tai niitä voi käyttää vain sinä. Huomaa, että jakaminen muiden käyttäjien kanssa saattaa vaatia tilauksen.

Jokaisella sivulla voit luoda tietokannan. Tietokannat voivat olla eri muotoisia riippuen tiedosta ja siitä, mihin niitä käytät. Nämä ovat käytettävissä olevat näkymät:

• Aikajana
• Galleria
• Kalenteri
• Pöytä
• Lista

Voit aina muuttaa tietokannan näkymää mukauttaaksesi sen tarpeisiisi. Se voidaan tehdä vain kahdella napsautuksella, eikä sinun tarvitse aloittaa tyhjästä. Voit myös poistaa sen tarvittaessa. Vaikka haluaisit muuttaa mieltäsi ja palauttaa jotain poistamaasi, sekin on mahdollista.

Mihin kaavoja käytetään?

Kuten luultavasti jo tiedät, Notion auttaa sinua seuraamaan velvoitteitasi luomalla sivuja. Näin ollen voit luoda omia tietokantoja sinulle sopivissa näkymissä.

Kaikki tämä saattaa saada sinut ihmettelemään: "Jos olen jo valinnut tietokannan, miksi tarvitsisin kaavoja?" Kaavojen sisällyttämiseen tietoihisi on kolme syytä:

• Laske uudet arvot. Sinulla on esimerkiksi useita toimintoja, jotka on kohdistettu eri jäsenille. Jos haluat laskea, kuinka paljon kukin jäsen lisää projekteihin, voit laskea heidän prosenttiosuutensa aktiviteeteista verrattuna toimintojen kokonaismäärään.
• Näytä arvot eri tavalla. Olet ehkä listannut jokaisen tiimisi jäsenen iän. Mutta koska tämä on muuttuva tieto, voit laskea heidän syntymävuodensa kaavan avulla.
• Etsi korrelaatio arvojen välillä. Haluat ehkä tarkistaa, sisältääkö jäseneen linkitetyt tiedot myös muita tietoja. Voit esimerkiksi tarkistaa, onko naimisissa olevilla tiimisi jäsenillä lapsia vai ei. Tällä tavalla voit selvittää tiedoissasi säännön.

Kuten näet, tietojen käsittely kaavojen avulla voi tuottaa johtopäätöksiä, joihin et ehkä muuten olisi päätynyt.

Kaavan elementit

Tässä ovat elementit, joita tarvitset kaavan luomiseen Notionissa:

• Syöttöarvot – Nämä edustavat tietoja, joita haluat käsitellä.
• Toiminta – Mitä tarkalleen ottaen haluat tehdä tiedoillasi? Lisätä? Vähentää? Jakaa?
• Mahdolliset ehdot – Joissakin tapauksissa sinulla voi olla tiettyjä ehtoja, joissa kaava saattaa päteä yksinomaan. Et esimerkiksi halua vähentää lukua, ellei se ole suurempi kuin viisi.

Nyt kun tiedät, mistä Notionin kaava koostuu, voit kokeilla niitä tiedoillasi.

Kaavoihin linkitetty terminologia

Tässä on joitain termejä, joista voi olla hyötyä kaavoja käytettäessä:

• Funktio – Määrittää muuttujien, eli syötteiden välisen suhteen.
• Syntaksi – Viittaa kaavassasi olevaan järjestykseen, joka vaikuttaa lähtöön.
• Argumentti – Nämä ovat panoksesi.
• Merkkijono – Arvojen ryhmä kaavassa. Nämä yhdistetään yleensä lainausmerkeillä.
• Boolen arvo – Näyttää tuloksen tosi tai epätosi.
• Liitä yhteen – Tämän avulla voit liittää kaksi arvoa yhteen.

Kaavat voivat olla melko hämmentäviä. Toivottavasti tämä selventää asioita hieman.

Erityyppiset funktiot käsitteessä

Nyt saatat kysyä: "Tietysti, käsite voi auttaa minua käyttämään kaavoja, mutta mihin funktioihin?" Nämä kaavat kattavat seuraavat funktiotyypit:

• Loogiset funktiot – Näitä käytetään tiettyjen oletusten testaamiseen, kuten jos arvot ovat yhtä suuret, suuremmat, tyhjät jne.
• Numeeriset funktiot – Näitä käytetään matemaattisiin laskelmiin, kuten vähennyslasku, jako, juuren löytäminen jne.
• Tekstifunktiot – Näitä voidaan käyttää sanojen yhdistämiseen, korvaamiseen, merkkien laskemiseen jne.
• Päivämääräfunktiot – Näiden avulla voit laskea päivämäärän välisen ajan, määrittää päivämäärän, palautuksen lopetuspäivän jne.

Mahdollisuudet ovat lähes rajattomat. Ei tarvitse huolehtia siitä, että Notion ei ehkä pysty täyttämään tarpeitasi tietojen analysoinnissa tietojen muodosta riippumatta.

Erot Excel- ja käsitekaavojen välillä

Excel on maailman eniten käytetty työkalu kaavoissa. Mutta mitä eroja Excelin ja Notionin välillä on? Tässä muutamia nimiä:

• Ominaisuusviittaukset – Excelissä viitataan yksittäisiin soluihin. Käsite antaa sinun viitata sarakkeisiin. Jokaisen sarakkeen kohteen kohdalla kaava koskee sitä koko tietokannassa. Tämä voi varmasti nopeuttaa asioita.
• Arvojen yhdistäminen – Excelissä voit yhdistää kaksi tai useampia arvoja kaavassa käyttämällä &-merkkiä. Notionissa käytät sen sijaan "+".
• Monimutkaiset laskelmat – Vaikka Notionilla on etunsa, monimutkaisissa laskelmissa Excel vie voiton.
• Tietojen visualisointitoiminnot – Excel tarjoaa useita kaaviotyyppejä: palkki, ympyrä, sarake, alue jne. Valitettavasti näitä ei ole vielä saatavilla Notionissa. Joten jos tarvitset kaavioita, sinun on käytettävä Exceliä.
• Viittaus koko tietokantaan – Kaavojen käyttö Excelissä koskee vain yhtä laskentataulukkoa. Joten sinulla voi olla kaksi laskentataulukkoa, joissa on samat tiedot, ja tehdä niissä täysin erilaisia ​​asioita. Toisaalta Notionissa kaavasi koskevat koko tietokantaa. Voisimme sanoa, että tietokantasivu Notionissa voisi muistuttaa Excelin laskentataulukkoa.

Etkö ole varma, mikä työkalu valita? Kaikki riippuu henkilökohtaisista mieltymyksistä. Vaikka Excel saattaa olla tunnetuin vaihtoehto, uusien asioiden kokeileminen voi tuottaa odottamattomia tuloksia.

Kaavat ovat hyödyllisiä

Jokaisella Notion-projektilla on sivunsa, jossa on tietokantoja eri muodoissa. Koska tietokannat sisältävät suuren määrän muuttujia, saatat haluta käsitellä niitä. Voit ottaa käyttöön erilaisia ​​kaavoja saadaksesi uutta tietoa tai piirtääksesi yhteyksiä olemassa olevien tietojen välille. Vaikka Excel onkin tunnetuin työkalu tähän, uusien asioiden kokeileminen voi yllättää sinut positiivisesti. Joten miksi et kokeilisi Notionin kaavoja?

Matematiikka ei ehkä ollut lempiaineesi koulussa, mutta meidän on oltava samaa mieltä, että kaavojen käyttö voi olla hyödyllistä. Varsinkin kun on kyse laajasta tiedon kirjosta, oli se sitten numeerista, loogista, tekstillistä tai jopa päivämäärään liittyvää. Niiden avulla voit analysoida sitä johtopäätösten ja ratkaisujen tekemiseksi. Ne saattavat jopa näyttää sinulle tietojen välisen suhteen, josta et ollut edes tietoinen.

Oletko käyttänyt kaavoja Notionissa? Piditkö niitä vaikeina? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.