Kokouksen järjestäminen Microsoft Teamsissa

Laitteen linkit

• Chromebook
• Mac
• Windows
• Puuttuuko laite?

Äskettäisen etätyön lisääntymisen jälkeen Microsoft Teamsista on tullut monien organisaatioiden suosikki. Yksi Teamsin tärkeimmistä eduista on kokousten järjestäminen.

Jos et osaa järjestää kokousta Microsoft Teamsissa, älä huoli. Onneksi se ei ole monimutkainen prosessi, ja sen avulla voit tehdä yhteistyötä tiimin jäsenten kanssa hetkessä. Kun olet valmis järjestämään kokouksen Teamsissa, tämä artikkeli opastaa sinut vaiheiden läpi.

Tulevan kokouksen ajoittaminen tiimeissä työpöydältä

Tarvitset maksullisen Microsoft Teamsin version voidaksesi ajoittaa tapaamisen tulevaisuutta varten. Tulevan kokouksen järjestäminen on hyödyllistä, jotta kaikki osallistuvat voivat valmistautua. Voit myös tarkistaa kaikkien kalenterin synkronoidaksesi aikataulut ja varmistaaksesi, että osallistujat ovat tavoitettavissa kokouksen aikana.

On kolme tapaa ajoittaa kokous työpöydällä: chatista, kalenterin "Uusi kokous" -painikkeen kautta tai valitsemalla kalenterialueen.

Kokouksen ajoittaminen työpöydällä Chatista

Jos haluat ajoittaa kokouksen chat-ryhmän jäsenten kesken, voit tehdä sen suoraan chat-merkkijonosta.

1. Valitse uuden viestilaatikon alta tapaamisen järjestäminen chat-ryhmän jäsenten kanssa.
   
2. Täytä kokouksen tiedot ja vahvista.
   

Huomaa, että se aloittaa aivan uuden kokouksen eikä säilytä tietoja nykyisessä chatissa. Jos haluat, että kokoustiedot täyttyvät ryhmän sisällä, harkitse Microsoft Teamsin kanavien tutkimista.

Toisin kuin se saattaa kuulostaa, voit ajoittaa kokouksen vain tavallisesta chatista, et kokouschatista.

Teams-kokoukseen mahtuu 1 000 kutsuttua henkilöä, joilla on lupa olla vuorovaikutuksessa ja keskustella kokouksessa. Kuitenkin, kun kokoukseen saapuu 1 000 osallistujaa, kaikki muut osallistujat ovat vain katselutilassa, jopa 10 000 katsojaa.

Kokouksen ajoittaminen työpöydällä "Uusi kokous" -painikkeella

Toinen tapaamisvaihtoehto on kalenterissa oleva "Uusi kokous" -painike. Microsoft Teamsissa on ominaisuus, joka synkronoi useiden työntekijöiden kalenterit. Kun ajoitat kokouksen kalenterin avulla, näet muiden organisaatiosi käytettävyyden. Voit myös valita, mitkä jäsenet ovat pakollisia ja mitkä valinnaisia.

1. Avaa kalenteri Microsoft Teamsissa ja napsauta "Uusi kokous".
   
2. Lisää kutsuttuja organisaatiostasi tai ulkopuolelta annetun linkin avulla.
   
3. Valitse kokouksen fyysinen paikka tai ilmoita, että se on online-tilassa.
   
4. Voit lisätä valinnaisen esityslistan.
   
5. Viimeistele lisävaihtoehdot ja valitse "Valmis".
   

Kokouksen ajoittaminen työpöydällä kalenterialueen kautta

Viimeinen tapaamisen asettamisvaihtoehto on valita ajanjakso kalenterista. Tämä avaa ponnahdusikkunan, jossa voit täyttää kokouksen tiedot.

1. Valitse kalenterin aikaväli.
   
2. Vahvista päivämäärän ja kellonajan tiedot ponnahdusikkunassa. Voit muokata niitä, jos haluat valita toisen alueen.
   
3. Napsauta "Tallenna" lähettääksesi kokouskutsun kaikille.
   

Tulevaisuuden Teams-kokouksen ajoittaminen mobiililaitteella

Tällä hetkellä on yksi tapa ajoittaa tuleva Teams-kokous mobiililaitteella. Kuten pöytätietokoneissa, tämä on saatavilla vain Teamsin maksullisen vaihtoehdon kautta.

1. Napauta sovelluksen kalenterisivulla "Ajoita kokous". Kuvake näyttää pieneltä kalenterilta, jossa on plusmerkki.
   
2. Kirjoita kokouksen otsikko avautuvaan lomakkeeseen. Täällä voit lisätä osallistujia ja määrittää päivämäärän ja kellonajan.
   
3. Lisää ylimääräisiä vaihtoehtoja ja yksityiskohtia, kuten toistuva kokousaikataulu tai kuvaus siitä, mitä haluat saavuttaa kokouksessa.
   
4. Napauta "Valmis", kun kaikki näyttää olevan kunnossa.
   

Kuinka aloittaa välitön kokous

Voit silti järjestää kokouksen, jos sinulla ei ole Microsoft Teamsin maksullisen version käyttöoikeutta. Teamsin ilmaisen version rajoituksena on, että et voi ajoittaa kokousta tulevaisuutta varten. Voit määrittää kokouksen vain alkavaksi välittömästi. Tee se noudattamalla alla olevia ohjeita.

Välittömän kokouksen ajoittaminen työpöydällä:

Noudata alla olevia ohjeita määrittääksesi välittömän kokouksen työpöydältä.

1. Siirry kalenteriin ja napsauta "Tapaa nyt" -painiketta.
   
2. Nimeä istuntosi ja aseta ääni- ja videoasetukset päälle tai pois päältä.
   
3. Aloita kokous napsauttamalla "Liity nyt".
   
4. Kun kokous alkaa, voit kutsua ihmisiä mukaan.
   

Välittömän kokouksen ajoittaminen mobiililaitteella:

"Meet Now" ei ole vielä saatavilla mobiililaitteille, joten kokouksen aloittaminen on hieman erilaista kuin Apple- tai Android-laitteessasi.

1. Avaa kotisivu ja valitse "Tapaa".
   
2. Napauta "Tapaa nyt".
   
3. Valitse "Aloita kokous".
   

Kuinka kutsua joku organisaationi ulkopuolelta

Vaikka Teamsin lisäominaisuudet ovat hyödyllisiä organisaatiossa, on mahdollista kutsua joku organisaation ulkopuolelta, vaikka heillä ei olisi Microsoft Teamsia.

• Kokousasetusten Lisää osallistujia -alueella voit kirjoittaa kenen tahansa organisaation ulkopuolisen täydellisen sähköpostiosoitteen.
• Kun olet määrittänyt kokouksen, siihen liittyvä hyperlinkki tarjotaan. Voit lähettää tämän linkin sähköpostitse tai tekstiviestinä kenelle tahansa, jotta he voivat osallistua.

Voit käyttää kumpaa tahansa menetelmää kutsuaksesi jonkun, jolla ei ole Microsoft Teamsia. Heille annetaan mahdollisuus käyttää kokouksessa hallitsematonta "vieras"-tiliä. Huomaa, että Teamsissa järjestelmänvalvoja voi määrittää "vieras"kokouksen osallistujille käyttöoikeudet rajoittaakseen heidän mahdollisuuksiaan olla vuorovaikutuksessa kokouksen kanssa.

Kanavat

Teams sisältää "kanavia", joiden avulla kokouksen osallistujat voivat tehdä yhteistyötä liittyvissä työtehtävissä tiiminä. Kokousta määritettäessä on mahdollista lisätä se kanavaan, jos haluat työskentelylle vastaavan tilan virrata ryhmälle kokouksesta. Kun sinulla on kanava, voit lisätä kalenterin, jolloin tulevat kokoukset voidaan ajoittaa sisältä.

Kokousten käyttäminen Microsoft Teamsissa

Teams on tehokas työkalu ja auttaa järjestämään kokouksia sujuvasti. Kalenteri- ja saatavuusominaisuuksien ansiosta sinun ei enää koskaan tarvitse miettiä, mikä kokousaika toimii tiimin jäsenille. Monien vaihtoehtojen ansiosta voit järjestää kokouksia miltä tahansa laitteelta, johon osallistuu mikä tahansa ryhmä ihmisiä. Olitpa järjestämässä nopeaa viime hetken tapaamista tai suunnittelemassa monimutkaista kiireisten henkilöiden järjestelyä, Teams voi varmistaa onnistumisesi ihmisten yhdistämisessä.

Oletko järjestänyt tiimikokouksia Microsoft Teamsin kanssa? Kerro meille siitä alla olevissa kommenteissa.