Google Drive -salauksen käyttäminen – opas

Data on suurta bisnestä sekä sitä tuottaville yrityksille että hakkereille, jotka haluavat käyttää sitä lunnasohjelmia vastaan ​​tai yksinkertaisesti myydä ne eniten tarjoavalle. Itse asiassa yritysten hakkeroinnin ongelma vain pahenee. Vuonna 2022 1 802 yritystä koki tietomurron, joka koski yli 422 miljoonaa ihmistä pelkästään Yhdysvalloissa.

Nämä tilastot saattavat saada sinut miettimään, kuinka vahva salaus on yrityksesi Google Drive -tilillä. Loppujen lopuksi salaus on suoja, joka torjuu ilkeät yritykset päästä käsiksi tietoihisi, joten sen on oltava vahva. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten Google Drive -salaus toimii ja mitä voit tehdä sen vahvistamiseksi.

Google Driven vakiosalaus

Google salaa automaattisesti kaikki Google Driveen lataamasi tiedostot. Se myös salaa kaikki Google Drive -paketissa luomasi tiedostot, kuten Google Sheetsin, Docsin tai Slidesin avulla tehdyt tiedostot.

Yritys käyttää tähän tarkoitukseen AES256-bittistä salausta, joka tarkoittaa "Advanced Encryption Standard (AES) 256". Se jakaa kaikki sen läpi syötetyt tiedot lohkoihin, jotka se salaa salauksen avulla niin, että teksti on lukukelvoton kenellekään, jolla ei ole tiedon avainta, eli ihmisille, joilla ei ole pääsyä asiakirjaasi.

Google ottaa käyttöön tämän salauksen "kuljetuksessa", mikä tarkoittaa, että se otetaan käyttöön välittömästi, kun lataat tai luot tiedoston Google Driveen.

Asiakaspuolen salauksen ottaminen käyttöön Google Drivessa

Monille AES256-bittisen salauksen käyttö riittää. Se on sotilasluokan salausstandardi, jonka jotkut väittävät olevan läpäisemätön, ainakin hakkereilta, jotka käyttävät raakaa voimaa. Tämä ei kuitenkaan poista mahdollisuutta, että joku voisi päästä käsiksi Google Drive -tiedostojesi salauksen purkamiseen tarvittavaan avaimeen, kuten tyytymätön työntekijä, joka tietää silti salasanan. Tämä tarkoittaa, että saatat haluta toisen salauskerroksen.

Google Drive tarjoaa tämän asiakaspuolen salauksella.

Asiakaspuolen salauksella salaat Google Drive -tiedostot paikallisella tasolla, mikä täydentää palvelun AES256-bittisen standardin salauksen suojaa. Ottamalla asiakaspuolen salauksen käyttöön järjestelmänvalvojatasolla annat käyttäjillesi mahdollisuuden päättää, salaavatko he tiedostonsa paikallisesti.

Sinulla on oltava Google-tili, jolla on superjärjestelmänvalvojan oikeudet, jotta voit ottaa asiakaspuolen salauksen käyttöön. Olettaen, että teet niin, toimi seuraavasti:

1. Kirjaudu sisään Google- hallintakonsoliisi.
2. Etsi "Valikko" (merkitty kolmella vaakaviivalla) ja valitse "Turvallisuus".
   
3. Napsauta "Pääsy- ja tiedonhallinta" ja sen jälkeen "Client-Side Encryption".
   
4. Vieritä kohtaan "Sovellukset" ja ota vaadittujen Google Drive -sovellusten salaus käyttöön.

Jos olet jo määrittänyt asiakaspuolen salauksen erityisesti yläorganisaatioyksikössäsi, Google-hallintakonsoli saattaa kysyä, haluatko ohittaa kyseiset asetukset käsittelemässäsi ryhmässä. Valitse "Ohita" tehdäksesi niin. Valitse joko "Peri", jos haluat, että ryhmä perii yläryhmän asetukset, tai "Tallenna", jos haluat ohittaa yläryhmän asetukset uusilla asetuksillasi.

Huomautus – Muutosten voimaantulo voi kestää jopa 24 tuntia. Kun asiakaspuolen salaus on aktivoitu, käyttäjäsi voivat luoda, kopioida, ladata ja muokata salattuja asiakirjoja Google Driven kautta.

Salattujen tiedostojen luominen Google Drivessa

Kun asiakaspuolen salaus on käytössä järjestelmänvalvojatasolla, organisaatiosi käyttäjät voivat salata tiedostoja luodessaan niitä kahdella tavalla.

Salaa Google Drive -tasolla

Noudata näitä ohjeita salataksesi tiedostot Google Driven kautta:

1. Kirjaudu sisään Google Drive -tiliisi.
   
2. Napsauta "Uusi +" näytön vasemmassa yläkulmassa.
   
3. Siirrä kohdistin salattavan Google Docs-, Slides- tai Sheets-tiedoston vieressä olevan nuolen päälle.
   
4. Valitse "Tyhjä salattu asiakirja/esitys/laskentataulukko".
   
5. Luo "Uusi salattu asiakirja" -ikkunassa.
   

Salaa Google Docs-, Slides- tai Sheets-tasolla

Voit myös salata asiakirjoja, dioja ja laskentataulukoita kirjautumatta suoraan Google Drive -tiliisi:

1. Avaa Google Docs-, Slides- tai Sheets-tiedosto.
   
2. Valitse "Tiedosto" näytön yläreunasta.
   
3. Korosta "New" ja valitse "New Encrypted Document/Presentation/Spreadsheet".
   

Salattujen tiedostojen kopioiminen Google Drivessa

Voit kopioida salattuja Google Drive -tiedostoja, kunhan olet kirjautunut tilille, jolla on pääsy asiakaspuolen salaukseen:

1. Joko kaksoisnapsauta tai napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat kopioida.
   
2. Valitse "Tee kopio".
   

Kopiointi on myös monipuolista, sillä sen avulla voit lisätä salauksen Google Drive -tiedostoihin, joissa sitä ei vielä ole, tai poistaa salauksen sellaisista, joilla on. Kun kaksoisnapsautat tiedostoasi tai napsautat sitä hiiren kakkospainikkeella, valitse "Tee salauksesta purettu kopio" poistaaksesi asiakaspuolen salauksen tiedostosta tai "Tee salattu kopio" lisätäksesi salauksen tiedostoihin, joissa sitä ei ole.

Salatun tiedoston lataaminen Google Driveen

Kun asiakaspuolen salaus otetaan käyttöön, käyttäjät voivat ladata ja salata aiemmin salaamattomia tiedostoja paikallisista laitteistaan:

1. Kirjaudu sisään Google Drive -tilillesi.
   
2. Valitse "Uusi +" navigointipalkista.
   
3. Korosta "Tiedostolataus" ja valitse "Salaa ja lähetä tiedosto".
   
4. Valitse ladattava tiedosto laitteesi hakemistosta.
   

Salauksen lisääminen olemassa olevaan Google Drive -asiakirjaan

Sinulla saattaa olla olemassa olevia Google Doc-, Slide- tai Sheet-asiakirjoja, joita haluat suojata edelleen asiakaspuolen salauksella. Prosessi on yksinkertainen, vaikka siinä on joitain varoituksia. Salaa asiakirjasi seuraavasti:

1. Avaa Google Doc, Slide tai Spreadsheet.
   
2. Valitse navigointipalkista "Tiedosto" ja sen jälkeen "Tee kopio".
   
3. Valitse "Lisää ylimääräinen salaus".
   

Mitä tulee varoituksiin, Google-dokumenteissa on joitain ominaisuuksia, jotka on joko poistettava tai jotka menettävät dynaamiset ominaisuutensa, kun ne salaat.

Ominaisuuksia, jotka salaus poistaa asiakirjasta, ovat:

• Kommentit
• Ehdotukset
• Sähköisen allekirjoituksen kentät
• Kaikki suojatut alueet

Mitä tulee dynaamisuuden menettämiseen, seuraavat ominaisuudet muuttuvat staattisiksi salauksen yhteydessä:

• Linkkilomakkeet
• Yhdistetyt taulukot
• Tarkistuslistat
• Kaikki tiedostoon upotetut kaaviot, taulukot tai kuvat
• Sana taidetta
• Useimmat ulkoiset datatoiminnot

Joten dokumenttisi menettää osan käytettävyydestään, joten asiakaspuolen salauksen käyttäminen olemassa olevaan asiakirjaan kannattaa tehdä vain, jos olet tyytyväinen staattiseen asiakirjaan.

Salatut Google Drive -tiedostot Android- ja iOS-laitteilla

Valitettavasti Google Drive ei tarjoa Android- ja iOS-laitteiden käyttäjille mahdollisuutta luoda, kopioida tai ladata asiakaspuolen salattuja tiedostoja. Mutta se ei ole huono uutinen – voit silti ladata ja esikatsella salattuja tiedostoja molemmilla laitteilla.

Tämäkään ominaisuus ei kuitenkaan ole täydellinen. Android- ja iOS-käyttäjät eivät voi käyttää salattuja Google Docs-, Slides- tai Sheets-tiedostoja, koska niitä ei vielä tueta. Voit käyttää vain tiedostotyyppejä, joita Google Drive tukee, mutta jotka eivät ole osa Googlen asiakirjojen luontityökaluja, kuten Microsoft Word- ja PDF-tiedostoja.

Salaus on helppoa Google Driven avulla

Sinun ei tarvitse käyttää monimutkaisia ​​kolmannen osapuolen kiertotapoja (vaikka kolmannen osapuolen salaus on mahdollista) Google Drivesissa. Sovellus salaa automaattisesti kaiken, mitä siihen luot tai lataat siihen AES256-bittisellä salauksella, ja voit aktivoida asiakaspuolen salauksen paikallista suojausta varten. Yhdistämällä nämä kaksi salausmuotoa asiakirjasi suojataan haitallisilta tunkeilijoilta.

Nyt olemme valmiita kuulemaan sinusta. Luuletko, että Google Driven salaustyökalut riittävät suojaamaan asiakirjojasi? Onko sinulla ollut ongelmia ihmisten kanssa, jotka käyttävät Drive-tiedostoja ilman lupaa? Kerro meille siitä alla olevassa kommenttiosassa.