Avattavien luetteloiden lisääminen Google Sheetsiin

Kun monien käyttäjien on syötettävä tietoja jaettuun Google-taulukkoon, se voi usein aiheuttaa sekaannusta. Tällöin avattavasta luettelosta voi olla suurta apua.

Jos et halua joukkuetovereiden kirjoittavan satunnaisia ​​merkintöjä, tekevän kirjoitusvirheitä tai sotkevan kaavaa, voit vahvistaa heidän merkintönsä luomalla avattavan luettelon, josta he voivat valita.

Tämä artikkeli näyttää kaiken, mitä sinun tulee tietää avattavien luetteloiden luomisesta Google Sheetsissa. Aloitetaan!

Tietojen vahvistuksen käyttäminen avattavien luetteloiden lisäämiseen

Kun olet avannut käsittelemäsi Google Sheetin, avattavan luettelon lisääminen on helppoa:

1. Jos haluat lisätä avattavan luettelon yhteen soluun, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella . Jos haluat valita useita vierekkäisiä soluja, siirry vaiheeseen 2.
   
2. Jos haluat lisätä avattavan luettelon useisiin vierekkäisiin soluihin (vaaka- tai pystysuunnassa), napsauta yhtä hiiren vasemmalla painikkeella, käytä "Vaihto + nuoli" -näppäimiä valitaksesi ne kaikki (tai napsauta vasenta painiketta ja korosta ne hiirellä) ja napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella yksi.
3. Voit lisätä avattavan luettelon useisiin ei-vierekkäisiin soluihin pitämällä Ctrl- näppäintä painettuna, valitsemalla solut ja napsauttamalla yhtä hiiren kakkospainikkeella.
4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valikosta "Näytä lisää solutoimintoja" ja valitse sitten "Data Validation -> Criteria".
   
5. Valitse "Luettelo kohteista" -vaihtoehto luomillesi kohteille tai "Luettelo alueelta" valitaksesi solut kohteiksi sen mukaan, kumpi sopii sinulle.
   
6. Jos valitsit Kohteiden luettelon, lisää merkinnät pilkuilla ilman välilyöntejä, kuten "Hyväksytty, Hylätty, Peruutettu".
   
7. Jos valitsit "Luettelo alueelta", valitse solut, joista haluat tehdä valittavia merkintöjä.
   
8. Lisää seuraavaksi valintamerkki kohtaan "Näytä avattava luettelo solussa" ottaaksesi alas osoittavan nuolen käyttöön. Jos haluat, että käyttäjät voivat kirjoittaa sen sijaan, poista valinta vaihtoehdosta.
   
9. Jos haluat antaa ihmisten kirjoittaa tietoja, mutta nähdä varoituksen, valitse Näytä varoitus , jos jotain ei ole luettelossasi .
10. Jos haluat estää ihmisiä kirjoittamasta virheellisiä kohteita, joita ei löydy luettelosta, valitse "Hylkää syöttö".
11. Napsauta "Tallenna".
    

Avattavan luettelon muokkaaminen

Voit muokata avattavaa luetteloa seuraavasti:

1. Napsauta solua tai soluja, joita haluat muokata.
2. Napsauta "Data -> Data validation".
3. Etsi listatut merkinnät, muokkaa niitä ja napsauta "Tallenna".

Avattavan luettelon poistaminen

Jos sinun täytyy aloittaa alusta, siirtää avattavaa luetteloa tai poistaa se, toimi seuraavasti:

1. Napsauta solua tai soluja, joita haluat muokata.
2. Napsauta "Data -> Data validation".
3. Valitse "Poista vahvistus".

Mitä on tietojen validointi?

Tietojen validointi on Google Sheetsin vaihtoehto, joka auttaa sinua järjestämään tietosi vahvistamalla kohteita. Pääset siihen napsauttamalla päävalikosta ”Data” ja valitsemalla ”Tiedon vahvistus”. Useimmiten sitä käytetään luomaan eri soluihin avattavia luetteloita, jotka vahvistavat käyttäjän merkinnän vastaamaan ennalta valittuja vaihtoehtoja. Sen avulla voit myös muokata minkä tahansa luettelon sisältöä ja ulkoasua.

Yksi tapa vahvistaa tiedot on käyttää ehtoja, joiden avulla käyttäjät voivat syöttää ennalta määritetyn tyyppisiä tietoja, kuten numeroita, päivämääriä tai nimikeluetteloita.

Tietojen vahvistuksen käyttäminen pudotusvalikoissa

1. Napsauta "Tietojen vahvistus" -valikossa "Ehdot".
2. Valitse sopiva kohteiden tyyppi tai tyypit, joita haluat joukkuetovereidesi syöttävän.
3. Halutessasi voit lisätä syöttöruutuun tarkkoja kohteita, kuten numeroita, kaavoja, päivämääriä tai sanoja.
4. Kun olet valmis, napsauta "Tallenna".

Työskentely pudotusvalikoiden kanssa

Kun seuraavan kerran sinä tai joku muu napsautat kyseistä avattavaa solua, näkyviin tulee luettelo lisäämistäsi kohteista sen sijaan, että voit kirjoittaa jotain. Jos olet valinnut "Näytä vahvistusteksti" -ruudun, kirjoittamasi teksti tulee näkyviin aina, kun joku napsauttaa jotakin tarkistetuista soluista.

Jos olet valinnut Näytä varoitus -vaihtoehdon, virheellisten tietojen syöttäminen laukaisee punaisen merkin solun oikeaan yläkulmaan ja sisältää varoituksen, kun osoitin vie sen päälle.

Jos olet valinnut "Hylkää syöte" -vaihtoehdon, ihmiset saavat myös ponnahdusikkunan varoituksen, eivätkä he voi tallentaa virheellisiä kohteita.

Värien käyttäminen tietojen lajitteluun avattavassa luettelossa

Jos haluat helpottaa taulukossa liikkumista ja lisätä värejä avattavaan luetteloon, voit käyttää "Ehdollista muotoilua".

1. Valitse solut, jotka sisältävät avattavan luettelon, jonka haluat olla tietyllä värillä.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Ehdollinen muotoilu" ja valitse sitten "Yksi väri" tai "Väriasteikko".
3. Valitse väri tai asteikko Muotoilutyyli-osiossa.
4. Napsauta "Valmis" (tai "Lisää toinen sääntö". )

Mitä muuta voit tehdä tietojen validoinnilla?

Sen lisäksi, että lisäät taulukoihisi avattavia luetteloita, voit käyttää tietojen vahvistusta muihin tarkoituksiin, kuten:

1. Seuraa tulevia tehtäviä. Valitse tietojen tarkistuksessa päivämäärät-vaihtoehto, aseta ehdollinen muotoilu yllä kuvatulla tavalla ja määritä se niin, että kaikki tietyn päivämäärän sisältävät kohteet näkyvät harmaina automaattisesti.
2. Arvojen asettaminen valintaruutuihin. Kun lisäät valintaruutuja avattavaan luetteloon, voit määrittää niille arvoja, kuten "kyllä" tai "ei".
   1. Valitse Data-valikosta Data Validation.
   2. Valitse Kriteerit-kohdasta "Valintaruutu".
   3. Valitse "Käytä mukautettuja soluarvoja" ja kirjoita "kyllä", "ei" tai mitä tahansa haluat.
3. Estää muita ihmisiä sotkemasta skriptejäsi tai kaavojasi. Käytä "Hylkää syöttö" -vaihtoehtoa lukitaksesi kaikki solut, jotka haluat pitää ennallaan.

Tee ero pudotusvalikoiden avulla

Google Sheets on loistava ilmainen vaihtoehto Microsoft Excelille, sillä siinä on mahdollisuus lisätä avattavia luetteloita, vahvistaa tietoja ja paljon muuta. Tietojen validointi auttaa sinua rajoittamaan solun arvot alueeseen tai kohteiden luetteloon, jonka voit määrittää, muuttaa tai poistaa tarpeidesi mukaan. Vaikka tiimitoverisi voivat lisätä tietonsa ja osallistua projektiisi, voit estää heitä tekemästä sotkua jaetulle arkille.