Kuinka tallentaa Outlook-sähköposti PDF-dokumentiksi?

Outlook on suosittu sähköpostiohjelma, jota käyttävät miljoonat ihmiset ympäri maailmaa. Vaikka se on loistava työkalu sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen, siinä ei ole sisäänrakennettua vaihtoehtoa sähköpostien tallentamiseen PDF-tiedostoina. Tällöin Outlook-sähköpostien tallentaminen PDF-dokumenttityökaluiksi tulee esille. Tässä kattavassa oppaassa opastamme sinut Outlook-sähköpostin tallentamiseen PDF-muodossa varmistaen, että arvokkaat viestisi säilyvät ja ovat helposti saatavilla. Olitpa kokenut ammattilainen tai tekniikkaa tunteva harrastaja, tämä opas on korvaamaton sähköpostin hallinnan yksinkertaistamisessa.

Kuinka tallentaa Outlook-sähköposti PDF-muodossa?

Miksi Outlook-sähköposti tallennetaan PDF-muodossa?

Ennen kuin sukeltaa "how-to" -osaan, tutkitaan lyhyesti miksi. Outlook-sähköpostien tallentaminen PDF-tiedostoina tarjoaa useita vakuuttavia etuja:

Universaali yhteensopivuus: PDF-tiedostot ovat yleisesti yhteensopivia, mikä varmistaa, että sähköpostisi sisältö pysyy saatavilla vastaanottajan käyttämästä laitteesta tai ohjelmistosta riippumatta.

Muotoilun säilyttäminen: PDF-tiedostot säilyttävät sähköpostisi alkuperäisen muotoilun, mukaan lukien fontit, kuvat ja hyperlinkit, mikä varmistaa, että mitään ei menetetä käännöksessä.

Laki- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset: Monet teollisuudenalat ja organisaatiot vaativat sähköpostien arkistointia laillisiin ja vaatimustenmukaisuustarkoituksiin. PDF-tiedostot ovat tähän luotettava ja hyväksytty muoto.

Helppo jakaminen: PDF-tiedostoja on helppo jakaa, joten tärkeiden sähköpostien lähettäminen kollegoille tai asiakkaille on helppoa ilman yhteensopivuusongelmia.

Nyt kun ymmärrät edut, siirrytään vaiheittaiseen ohjeeseen Outlook-sähköpostin tallentamisesta PDF-tiedostona.

Lue myös: Kuinka lähettää salattuja sähköposteja Gmailin ja Outlookin avulla?

Tallenna Outlook-sähköposti PDF-muodossa

Tapa 1: Tulosta-valintaikkunan käyttäminen

Yksi tapa tallentaa Outlook-sähköposti PDF-tiedostona on käyttää tulostusvalintaikkunaa. Voit tehdä tämän seuraavasti:

Vaihe 1: Avaa Outlook-sähköposti, jonka haluat tallentaa PDF-tiedostona.

Vaihe 2: Napsauta Tiedosto- välilehteä.

Vaihe 3: Napsauta Tulosta.

Vaihe 4: Valitse avattavasta Tulostin -valikosta Microsoft Print to PDF.

Vaihe 5: Napsauta Tulosta.

Vaihe 6: Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunassa PDF-tiedoston sijainti ja nimi.

Vaihe 7: Napsauta Tallenna.

Lue myös: Paras sähköpostin palautusohjelmisto Microsoft Outlookille

Tapa 2: Kolmannen osapuolen PDF-muuntimen käyttäminen

Jos haluat tallentaa useita Outlook-sähköpostiviestejä PDF-tiedostoina tai jos tarvitset enemmän muunnosprosessin hallintaa, voit käyttää kolmannen osapuolen PDF-muunninta. Saatavilla on monia erilaisia ​​PDF-muuntajia, sekä ilmaisia ​​että maksullisia. Vaikka Microsoft Outlook ei välttämättä tarjoa suoraa "Tallenna PDF-muodossa" -ominaisuutta, on olemassa fiksu kiertotapa, jonka avulla voit saavuttaa saman tuloksen. Voit aloittaa tallentamalla Outlook-sähköpostisi HTML-muotoisena tiedostona ja muuntaa sitten HTML-sähköpostin PDF-muotoon asiantuntevan PDF-muuntimen avulla.

Yksi erinomainen ratkaisu tähän tehtävään on Systweak PDF Editor , vankka ja monipuolinen PDF-ohjelmistotyökalu, joka virtaviivaistaa Outlook-sähköpostien muuntamista PDF-muotoon. Tämän PDF-editorin monipuolisuus tekee siitä erottuvan. Se ei ainoastaan ​​muunna vaivattomasti Outlook-sähköpostit PDF-tiedostoiksi, vaan myös mahdollistaa liitteiden muuntamisen eri muodoista, kuten Excelistä, Wordista, PowerPointista ja muista PDF-tiedostoiksi.

Vaihe 1: Avaa Outlook-sähköposti, jonka haluat tallentaa PDF-tiedostona.

Vaihe 2: Tallenna sähköposti HTML-tiedostona. Voit tehdä tämän napsauttamalla Tiedosto - välilehteä, napsauttamalla Tallenna nimellä ja valitsemalla avattavasta Tallenna nimellä -valikosta * HTML (*.htm; .html) .

Vaihe 3: Avaa Systweak PDF Editor ja valitse "Avaa PDF". Etsi nyt Outlook-sähköpostisi sisältävä HTML-tiedosto ja napsauta "Avaa". Anna nyt Outlookin PDF-muunnosprosessin alkaa ohjelman sisällä.

Vaihe 5: Kun muunnosprosessi on valmis, tuloksena oleva PDF-tiedosto avautuu automaattisesti Systweak PDF Editorissa.

Vaihe 6: Tallenna se PDF-muodossa napsauttamalla "Tiedosto" ja valitsemalla sitten "Tallenna nimellä" -painike Systweak PDF Editorissa.

Lue myös: Kuinka muuntaa PDF-tiedosto Exceliksi menettämättä muotoilua?

Muunna Outlook-sähköposti PDF-muotoon

Outlook-sähköpostin tallentamisen oppiminen PDF-tiedostona on arvokas taito, joka voi yksinkertaistaa sähköpostin hallintaa, parantaa yhteensopivuutta ja varmistaa tärkeiden tietojen säilymisen. Noudattamalla tässä oppaassa kuvattuja yksinkertaisia ​​ohjeita voit muuntaa sähköpostisi vaivattomasti PDF-tiedostoiksi, jolloin niistä tulee helpommin saavutettavia ja jaettavia.

Systweak PDF Editorin avulla Outlook-sähköpostien hallinnasta PDF-muodossa tulee vaivatonta ja monipuolista yritystä. Sano hyvästit yhteensopivuusongelmille ja tervetuloa saumattomaan PDF-muunnoskokemukseen.

Lisää tällaisia ​​vianetsintäoppaita, luetteloita ja vinkkejä ja temppuja, jotka liittyvät Windowsiin, Androidiin, iOS:iin ja macOS:iin, seuraa meitä Facebookissa, Instagramissa, Twitterissä, YouTubessa ja Pinterestissä.

Lue seuraavaksi: Sähköpostin ajoittaminen Outlookissa