Kirjakooste ühendamine Excelist Wordi kahel lihtsal viisil

Kui teil on raskusi klientidele hulgi- või meilisõnumite saatmisega, isikupärastades iga dokumendi sisu, võib kirjaliitmine aidata. Kirjakooste jaoks on parim kombinatsioon Excel ja Word. Siit leiate, kuidas kahel lihtsal meetodil kirjakoosteid Excelist Wordi teha.

Kirjakooste on kõige soodsam kontoritöö automatiseerimise vorm laua- ja sülearvutites. Peate lihtsalt konfigureerima Microsoft Wordi rakenduse kohatäitetekstide jaoks andmete toomiseks andmebaasist, näiteks ühe dokumendi Exceli failist.

Kui see on seadistatud, saate ühe klõpsuga luua isikupärastatud kirju, ümbrikke, e-kirju, katalooge, aadressisilte ja nii edasi. Kui õpite koostama kirjakooste Excelist Wordi, saate mõne hiireklõpsuga luua arveid, kuuarveid, tellimuse üksikasju ja palju muid ametlikke dokumente sadade ja tuhandete klientide jaoks.

Õppides Excelis Wordis kirjaliitmist tegema, saate luua andmerikkaid e-kirju ja vältida inimlikke vigu, mis võivad selliste dokumentide käsitsi loomisel tekkida. Nii et alustame Excelist Wordi kirjakooste tegemise meetoditega.

Kirjakooste ühendamine Excelist Wordi: käsitsi meetod

Excelist Wordi kirjakooste tegemiseks on kaks võimalust. Esimene on käsitsi meetod, mille puhul lisate ühe dokumendi jaoks ise kohatäitetekstid ja Word teeb ülejäänu ülejäänud kirjade või meilide jaoks. Siit leiate teavet käsitsi kirjaliitmise juhiste kohta:

Looge andmeallikas Exceli töölehel

Kõigepealt peate looma andmebaasi, millest MS Word hangib andmed kirjakooste väljadele malli e-posti, kirja, arve jne sees. Exceli andmebaasi tuleb luua nii, et kõik ühe adressaadiga seotud andmed oleksid saadaval ühes reas.

Saate eraldada erinevaid andmeid ühes reas erinevate veerupäiste all. Need veerupäised töötavad Wordi kirjakoosteväljade vastetena. Saate nüüd luua veerupäise, nagu soovite. Kuid hiljem peate tegema veerupäistes väiksemaid muudatusi, et need sobiksid Wordi väljadega.

Allpool leiate põhijuhised Excelis kirjakooste andmebaasi loomiseks. See õpetus koostab väikesele või koduettevõttele arve, kus saate hulgiarveid ja igakuiseid arveid soodsalt saata tuhandetele klientidele ilma kulukatele veebilahendustele või kolmandatest osapooltest agentuuridele lootmata.

• Looge tühi Exceli fail ja nimetage lehe nimi ümber nimeks Arved .
• Peate sellele töölehel sisestama kõik kirjakooste andmed.
• Nüüd looge üksused, mida soovite kirjakoostedokumenti veerupäistena lisada . Need toimivad Wordis kirjakoosteväljadena .
• Tippige samasse reale vastava veerupäise alla kliendi nimi ja kogu muu seotud teave. Kui muudate sama kliendi ridu, ei saa Word ühendatud dokumenti õiget teavet sisestada.

Exceli kirjakooste andmebaas Exceli ja Wordi jaoks

• Kui teie kliendibaas suureneb, saate alustada uute klientide nimede lisamist veerupäise Klient .
• Samuti saate konkreetsete veerupäiste alla lisada uusi andmeid olemasolevate või uute klientide kohta.
• Iga kord, kui värskendate seda andmebaasi, loob Wordi kirjakooste lisatud klientide jaoks automaatselt uue kliendidokumendi, mõne kustutamise korral jätab kliendid välja ja värskendab ka dokumendi arve vastavalt Exceli andmebaasi teabele.
• Wordi kirjakooste ei impordi numbrivormingut Excelist. Numbrivormingu elementide (nt kümnendkohad, valuutasümbolid jne) säilitamiseks peate sisestama lühikoodi konkreetsetele kirjakoosteväljadele. Mainin koodi ja nippi selle kasutamiseks hiljem selles õpetuses.

See on kõik! Olete edukalt loonud kirjakoosteprojekti jaoks Exceli andmebaasi. Suurepärane töö! Alustame kirjakoostemalli loomisega Microsoft Wordis.

Looge oma kliendile e-kiri

Esiteks peate koostama arve e-kirja või kirja, mille soovite oma klientidele saata. Kiri peab sisaldama teie kohta põhiteavet, nagu allpool näidatud. Need on kõigi meilide ja kirjade jaoks staatilised.

Wordi mall Excelis Wordis kirjakooste tegemiseks

• Sinu nimi
• Teie ettevõtte nimi
• Teie ettevõtte aadress
• Ettevõtte logo (kui on)
• Allkirja rida

Tehke kirjakooste Excelist Wordi

Nüüd, kui olete loonud Wordi malli, millele lisate kirjakoosteväljad, vaatame allolevaid samme.

• Klõpsake Wordi lindil vahekaarti Postitused ja seejärel valige Käivita kirjakooste .

Looge Wordis meilisõnumite kirjakooste

• Valige ripploendist  dokumendi tüüp, mida soovite koostada. Valime E-kirjad .
• Nüüd klõpsake uuesti Postitused , kuid seekord valige Valige saajad .
• Kuna soovite teha kirjakooste Excelist Wordi, valige suvand Kasuta olemasolevat loendit .

Kirjakooste andmebaasi tabeli valimine Excelist

• Nüüd otsige üles varem Excelis loodud kirjakooste andmebaas ja valige dialoogiboksis Tabeli valimine tööleht Arved .
• Nüüd peaksite nägema, et käsurühm Väljade kirjutamine ja lisamine aktiveeritakse Wordi lindimenüüs > Kirjad .

Siiani ühendasite Exceli kirjakooste andmebaasi Wordiga. Järgmisena õpime, kuidas täita allolevas kirjakoostemalli dokumendis kohustuslikud väljad.

• Klõpsake vahekaardil Kirjandus suvandit Tervitusrida ja looge tervitusrida, mille soovite lisada. Kuvatakse kohatäidetekst « GreetingLine» .

Looge Wordi kirjakooste tervitusrida

• Nüüd saate kirjutada avalduse, milles mainitakse arve tasumist. See on staatiline avaldus, mis läheb kõigile adressaatidele.
• Tervitusrea alla saate lisada muid kirjakoostevälju, näiteks Kasutaja meiliaadress «Kliendi_e-post» ; Arve number: «Arve_number» ; Arve kuupäev: «Arve_kuupäev» jne.

Kirjakooste meili ülemise osa loomine arvete jaoks

• Seejärel klõpsake suvandit Sisesta liitmisväli , et alustada kirjakoosteprojekti dünaamiliste komponentide lisamist.
• Käsk Insert Merge Field kuvab kõik Exceli andmebaasis saadaolevad veerupäised, mille lisasite kirjakooste dokumendile. Võtke aega soovitud väljade lisamiseks.

Põhiliste arve üksikasjade ja sulgemisavalduse loomine kirjakoostemeilile

• Näiteks saate lisada need liitmisväljad: «Services_Line_1» ; «Kuupäeva_rida_1» ; «Summa_rida_1» ; «Teenused_liin_2» ; «Kuupäeva_rida_2» ; «Summa_rida_2» ; «Summa_Kokku_».

Kirjakooste koostamine Excelist Wordi käsitsi Kogu kirjakooste mall

• Nüüd, kui olete lisanud kõik dünaamilised väljad, saate oma meili sulgeda, lisades lõpumärkuse ja allkirjarea. Jällegi oleks see staatiline komponent.
• Nüüd saate esimese liidetud dokumendi vaatamiseks klõpsata vahekaardi Kirjad all olevat nuppu Tulemuste eelvaade .

Nagu eelvaates näete, ei näita arve summa valuutat ega koma. Selle lahendamiseks järgige siin kirjeldatud samme.

• Paremklõpsake kirjakoosteväljal «Amount_Line_1» ja klõpsake nuppu Lülita välja koodid .

Väljakoodide muutmine kirjakooste Wordis

• Nüüd peaksite nägema MERGEFIELD ja seejärel välja.
• Sisestage järgmine kood, nagu on näidatud ülaloleval pildil:

#$0.00

• Nüüd valige väli uuesti, paremklõpsake ja lülitage väljakoodid sisse .

Exceli summa vormindamiseks lülitage välja koodid sisse

• Seejärel vaadake eelvaadet, et kontrollida, kas kirjakooste impordib numbrivormingut või mitte.
• Nüüd saate sisestada ülaltoodud koodi teistele kirjakoosteväljadele numbritega, nagu «Surm_Rida_2» ja «Summ_Kokku_» .

Saate nüüd meilimallis olulised andmed esile tõsta. Wordi kirjakoostevahend kannab vormingut kõigis teistes selles kirjakoosteprojektis loodud dokumentides.

Wordis ühendamise lõpetamine

Kui olete valmis, klõpsake dialoogiboksis Ühenda kirjed nuppu Lõpeta ja ühenda > Redigeeri üksikuid dokumente > Kõik . Klõpsake nuppu OK , et luua Exceli andmebaasis iga kliendi jaoks kõik liidetud dokumendid.

Siit saate teada, kuidas Excelist Wordi käsitsi liita

Wordi kirjakooste loob ühendatud meilidega uue dokumendi. Seega peate faili eraldi salvestama või saatma kohe meilid.

Kirjakooste ühendamine Excelist Wordi: kirjakoosteviisard

Teine viis kirjakooste tegemiseks on Microsoft Wordi kirjakoosteviisardi kasutamine. See on aga keeruline meetod. Peate muutma lähteandmebaasi Excelis vastavalt Wordis saadaolevatele kirjakoosteväljadele. Wordis automaatse kirjakooste proovimiseks peate tegema järgmist.

• Looge Wordi dokumendi mall ja klõpsake siis valikul Postitused > Käivita kirjakooste > dokumendi tüüp, mida soovite luua.

Samm-sammulise kirjakoosteviisardi kasutajaliides

• Seejärel klõpsake uuesti nuppu Käivita kirjakooste ja seejärel valige Samm-sammuline kirjakoosteviisard .

Kirjakoosteviisardi kirjakooste teine ​​samm

• Juhised kuvatakse Wordi parempoolsel navigeerimispaanil kuues etapis.
• Peate täitma esimeses etapis näidatud toimingu ja seejärel klõpsake viisardi järgimiseks nuppu Edasi: Algdokument.

Kirjakooste ühendamine Excelist Wordi: KKK

Kuidas andmeid Excelist Wordi automaatselt liita?

Saate Wordi kirjakoostefunktsiooni kasutades andmeid Excelist automaatselt Wordiga liita. Selleks peab teil Exceli fail kaasas olema. Seejärel looge uus Wordi dokument ja alustage oma meili või meili kirjutamist. Kohtades, kuhu peate Excelist väärtusi importima, klõpsake väljal Sisesta kirjakooste ja lisage vajalik väärtus.

Enne seda peate lisama Exceli andmebaasi, valides valikud Postitused > Valige saajad > Kasuta olemasolevat loendit ja valige Exceli fail. Kui olete mallidokumendi käsitsi loonud, viige kirjaliitmine lõpule ja Word loob kõik muud meilid või kirjad vastavate adressaatide jaoks automaatselt.

Kuidas luua Exceli andmetest kirjakooste?

Saate luua Exceli andmetest kirjakooste, nagu tavaliselt uue kontaktide loendi või Outlooki kontaktide jaoks. Kuid Exceli töölehe andmete kasutamiseks toimige järgmiselt.

• Salvestage Exceli fail ja Wordi kirjakoostemall kohalikku salvestusruumi.
• Avage Wordi fail ja klõpsake valikul Postitused.
• Nüüd valige suvand Vali saajad ja klõpsake nuppu Kasuta olemasolevat loendit.
• Nüüd liikuge draivile, kus Exceli fail on, valige see ja klõpsake siis nuppu Ava.
• See on kõik! Olete edukalt linkinud Exceli faili kirjakooste jaoks.

Mis on kirjakooste kuus sammu?

Samm-sammulise kirjakoosteviisardi järgi on Wordis kirjakooste tegemiseks järgmised kuus sammu:

• Valige dokumendi tüüp, nagu kirjad, ümbrikud, kataloogid jne.
• Valige algdokument nagu praegune dokument või olemasolev dokument
• Valige adressaadid olemasolevast loendist (Excel), Outlooki kontaktidest või uuest loendist
• Kirjutage oma kiri
• Vaadake oma kirjade eelvaadet
• Viige liitmine lõpule

Järeldus

Nüüd teate, kuidas koostada kirjakooste Excelist Wordi, järgides käsitsi meetodit või Wordi kirjakooste viisardit. Proovige mõnda meetodit, olenevalt oma kirjakooste dokumendist, andmebaasist ja vajalikust isikupärastamise astmest.

Ärge unustage allpool kommenteerida, kui teate muid lihtsaid meetodeid, kuidas Excelis Wordis kirjakoosteid teha. Samuti võite soovida teada,  kuidas printida Excelist silte MS Wordi kirjakooste abil  ning  liita kommentaare ja muudatusi mitmest dokumendist .