Οι εργαζόμενοι είναι πιο αφοσιωμένοι και παραγωγικοί κατά τους πρώτους 6 μήνες στη νέα τους θέση εργασίας. Αυτή είναι λοιπόν η καλύτερη στιγμή για να τα ενσωματώσετε στην κουλτούρα και την εργασιακή ηθική της εταιρείας σας. Οποιαδήποτε εκπαίδευση, δέσμευση και οικοδόμηση σχέσεων που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου είναι πιθανό να τους οδηγήσει στην απασχόλησή τους μαζί σας.
Δυστυχώς, πολλοί εργαζόμενοι χάνουν την ευκαιρία να απορροφήσουν νέους υπαλλήλους έχοντας μια κακή διαδικασία ενσωμάτωσης. Αφού ξοδέψουν πολύ χρόνο και χρήμα στη διαδικασία πρόσληψης, οι εργοδότες μπορεί να χάσουν τον κατάλληλο υποψήφιο λόγω της κακής ένταξης των εργαζομένων. Το 40% των εργαζομένων που παραιτούνται το κάνουν εντός των πρώτων 6 μηνών απασχόλησης.
Από την άλλη πλευρά, το 91% των εταιρειών με ένα ελκυστικό πρόγραμμα ενσωμάτωσης διατηρούν όλους τους πρώτους εργαζομένους. Επομένως, η ύπαρξη ενός αποτελεσματικού προγράμματος ενσωμάτωσης είναι το κλειδί για τη διατήρηση των εργαζομένων.
Πολλές εταιρείες που έχουν πρόγραμμα ενσωμάτωσης εργαζομένων εστιάζουν στη συμπλήρωση της γραφειοκρατίας και στην αναθεώρηση κανόνων και κανονισμών. Αν και είναι απαραίτητο να σημειωθούν τα νομικά πλαίσια, η ενσωμάτωση θα πρέπει επίσης να είναι μια στιγμή για τους εργαζόμενους να αποκτήσουν τα εργαλεία που χρειάζονται για να ευδοκιμήσουν στη δουλειά τους.
Το Harvard Business Review διαπίστωσε ότι οι κύριοι λόγοι για την υψηλή εναλλαγή εργαζομένων κατά το πρώτο έτος τους είναι η έλλειψη σταθερών εργασιακών σχέσεων και η δυσκολία ενσωμάτωσης στην εταιρική κουλτούρα.
Περιεχόμενα
Πώς να βελτιώσετε τη διαδικασία ενσωμάτωσης των εργαζομένων σας
Διαβάστε παρακάτω για τον πλήρη οδηγό σχετικά με το πώς να βελτιώσετε τη διαδικασία ενσωμάτωσης του υπαλλήλου σας.
1. Απομακρύνετε τα βασικά
Οι νέοι υπάλληλοι πρέπει να συμπληρώσουν ρυθμιστικά έγγραφα, όπως τραπεζικά στοιχεία, στοιχεία ασφάλισης, εγγραφή στο συνταξιοδοτικό πρόγραμμα κ.λπ. Λογισμικό όπως αυτό https://Workbright.com/employee-onboarding-software/ διευκολύνει τους υπαλλήλους να συμπληρώσουν εξ αποστάσεως τα απαιτούμενα έγγραφα.
Αυτό σημαίνει ότι οι νέοι υπάλληλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν την περίοδο μεταξύ της υπογραφής μιας επιστολής προσφοράς και της ημερομηνίας έναρξης για να ολοκληρώσουν τυχόν απαιτούμενα έγγραφα. Το σωστό λογισμικό ενσωμάτωσης θα δώσει τις κατάλληλες οδηγίες και καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο υποβολής πληροφοριών, ώστε να μειωθούν τα σφάλματα.
Μέχρι να δηλώσει ο υπάλληλος για εργασία, όλα τα έγγραφα και η εκπαίδευση συμμόρφωσης έχουν ολοκληρωθεί. Έτσι, μπορείτε πλέον να εστιάσετε στα δυσκολότερα στοιχεία της ενσωμάτωσης, όπως η ενσωμάτωσή τους στη νέα σας ομάδα.
Ορισμένες εταιρείες αγοράζουν λογισμικό που τους επιτρέπει να διεξάγουν άλλες πτυχές της ενσωμάτωσης πριν από την πρόσληψη. Μόλις ο εργαζόμενος υπογράψει την επιστολή προσφοράς, τις συμφωνίες μη αποκάλυψης και τις συμβάσεις εργασίας, δεν υπάρχει λόγος να μην μπορείτε να μοιραστείτε βασικές πληροφορίες της εταιρείας μαζί του.
Εάν διαθέτετε intranet ή ιστότοπο εργαζομένων, παραχωρήστε τους πρόσβαση πριν από την επίσημη ημερομηνία έναρξης. Μπορούν να μάθουν τις τρέχουσες διαδικασίες λειτουργίας, το ιστορικό και τις αξίες της εταιρείας, τα τεχνολογικά συστήματα κ.λπ. Αυτό θα βοηθήσει στη μείωση του άγχους ή του άγχους της πρώτης ημέρας που μπορεί να έχουν.
2. Ξεκινήστε καλά
Δεν έχετε ποτέ μια δεύτερη ευκαιρία να κάνετε μια εξαιρετική πρώτη εντύπωση. Εντυπωσιάστε τους νέους υπαλλήλους σας προσφέροντάς τους μια διασκεδαστική και αξέχαστη «πρώτη μέρα». Βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα γνωρίζουν ότι ο νέος υπάλληλος θα ξεκινήσει στέλνοντας ένα email σε ολόκληρη την εταιρεία.
Στο email θα πρέπει να αναφέρεται το όνομά τους, η θέση και η ομάδα στην οποία θα βρίσκονται και η προηγούμενη εμπειρία τους. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε οποιεσδήποτε άλλες διασκεδαστικές προσωπικές πληροφορίες που ο νέος υπάλληλος μπορεί να θέλει να μοιραστεί. Για να μειώσετε το άγχος που μπορεί να έχει η νέα σας πρόσληψη, ζητήστε από κάποιον από την ομάδα σας να καλέσει τον νέο υπάλληλο την ημέρα πριν από την ημερομηνία έναρξης.
Κατά τη διάρκεια της κλήσης, μπορείτε να δώσετε στον νέο προσλαμβανόμενο πληροφορίες σχετικά με το τι να περιμένει την πρώτη του ημέρα. Μπορείτε επίσης να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχουν σχετικά με τη διαδικασία ενσωμάτωσης. Βεβαιωθείτε ότι ο σταθμός εργασίας του υπαλλήλου είναι καθαρός και πλήρως διαμορφωμένος.
Οποιοσδήποτε εξοπλισμός που απαιτεί στοιχεία σύνδεσης και κωδικούς πρόσβασης θα πρέπει επίσης να είναι έτοιμος και έτοιμος. Σε περίπτωση που ο υπάλληλος θα φοράει στολή ή ΜΑΠ, πάρτε τα μεγέθη τους εκ των προτέρων ώστε να είναι και αυτά έτοιμα για αυτούς την πρώτη μέρα. Το swag της εταιρείας βοηθάει πολύ στο να φωτίσει την πρώτη μέρα ενός εργαζομένου, οπότε αν ο προϋπολογισμός σας το επιτρέπει να του προσφέρει μια τσάντα καλωσορίσματος.
Προγραμματίστε μια μεγάλη γκάμα δραστηριοτήτων για την πρώτη μέρα. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε μια περιήγηση στην εταιρεία για να δείξετε στον υπάλληλο το περιβάλλον εργασίας σας. Θα πρέπει γρήγορα να γνωρίζουν πού βρίσκονται οι έξοδοι κινδύνου, οι τουαλέτες, τα μηχανήματα αυτόματης πώλησης και οι αίθουσες διαλειμμάτων.
Μπορείτε επίσης να έχετε μερικές προπονήσεις προσανατολισμού την πρώτη τους μέρα. Ένα νέο γεύμα πρόσληψης είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εισαγάγετε τους υπαλλήλους στην ηγεσία της ομάδας ή της εταιρείας τους. Ό,τι κι αν κάνετε, μην υπερφορτώνετε τον υπάλληλο σας με γραφειοκρατία ή ένα μπαράζ πληροφοριών. Διατηρήστε τα πάντα ελαφριά και παρέχετε οποιαδήποτε πληροφορία σε μικρές, εύπεπτες ποσότητες.
Μια άλλη καλή ιδέα για να κάνετε τη νέα σας πρόσληψη να αισθάνεται ευπρόσδεκτη την πρώτη μέρα είναι να έχετε μια καθορισμένη ομάδα υποδοχής. Ορισμένες εταιρείες έχουν μια ομάδα εργαζομένων των οποίων η αποστολή είναι να καλωσορίσουν νέους υπαλλήλους και να τους βοηθήσουν να ενσωματωθούν γρήγορα στην εταιρεία. Αυτή η ομάδα είναι υπεύθυνη για την προετοιμασία του χώρου εργασίας του νέου υπαλλήλου και ακόμη και την προσθήκη πινελιών όπως λουλούδια, δώρα, καφές κ.λπ.
3. Δημιουργήστε ευκαιρίες για νέους υπαλλήλους να δημιουργήσουν συνδέσεις
Οι νέοι υπάλληλοι πρέπει να οικοδομήσουν τις σωστές σχέσεις και συνδέσεις εάν θέλουν να επιτύχουν στους νέους τους ρόλους. Η διαδικασία ενσωμάτωσης των υπαλλήλων σας θα πρέπει να δημιουργήσει ευκαιρίες για τις νέες προσλήψεις σας να συνδεθούν με τους κατάλληλους ανθρώπους για να χτίσουν την καριέρα τους. Κατά τη διάρκεια της πρώτης εβδομάδας, ο νέος υπάλληλος θα πρέπει να γευματίσει με τη νέα του ομάδα.
Αυτό θα τους επιτρέψει να γνωρίσουν και να γνωρίσουν τους συναδέλφους τους σε ένα χαλαρό περιβάλλον. Θα μπορούσατε επίσης να προγραμματίσετε μια δραστηριότητα οικοδόμησης ομάδας για την ομάδα, το τμήμα ή ακόμα και την εταιρεία του νέου προσλαμβανόμενου. Αυτό θα δώσει στους νέους υπαλλήλους την ευκαιρία να δημιουργήσουν σχέσεις με καθιερωμένους υπαλλήλους και να μάθουν πώς λειτουργούν.
Οι εκδηλώσεις Team Building είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τους νέους υπαλλήλους να ενσωματωθούν στη νέα τους εταιρεία. Όλοι μπορούν να συνεργαστούν για να επιλύσουν τις προκλήσεις, έτσι όλοι οι εργαζόμενοι μαθαίνουν πολλά για το πώς να συνεργάζονται καλύτερα. Ο διευθυντής προσλήψεων μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει την ενσωμάτωση εργαζομένων για να κάνει στρατηγικές εισαγωγές μεταξύ νέων υπαλλήλων και πιθανών συμβούλων ή φίλων.
Ο διευθυντής προσλήψεων πρέπει να γνωρίζει τους στόχους σταδιοδρομίας του νέου προσλαμβανόμενου και γνωρίζει ήδη άλλα άτομα στον οργανισμό. Έτσι, θα ήταν ευκολότερο για αυτούς να συνδυάσουν τη νέα πρόσληψη με κατάλληλα άτομα. Αυτά τα άτομα θα μπορούσαν να τους βοηθήσουν να πετύχουν και να ευδοκιμήσουν στο νέο τους χώρο εργασίας.
Εάν προσλαμβάνετε πολλούς νέους υπαλλήλους ταυτόχρονα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα «νέων προσλήψεων» για αυτούς. Οι περισσότερες εταιρείες διαθέτουν λογισμικό συνεργασίας, όπως οι ομάδες της Microsoft, το Slack ή ακόμα και το WhatsApp, όπου οι νέοι προσλήψεις μπορούν να συνομιλούν σε ένα άτυπο ομαδικό περιβάλλον και να μοιραστούν τυχόν προκλήσεις. Οι συνάδελφοί τους μπορούν στη συνέχεια να συμμετάσχουν και να προσφέρουν συμβουλές για το πώς ξεπερνούν παρόμοιες προκλήσεις. Μπορεί επίσης να είναι ένα φόρουμ για να μοιραστείτε ευκαιρίες, νίκες και εμπειρίες ενσωμάτωσης.
Εάν είναι δυνατόν, η εταιρεία θα πρέπει να έχει έναν προπονητή που μπορεί να βοηθήσει τους νέους προσλήψεις να επιτύχουν στη νέα τους δουλειά. Ο προπονητής θα βοηθούσε τους υπαλλήλους να προσδιορίσουν ένα όραμα, στόχους και στρατηγικές σύμφωνα με το όραμα και τη στρατηγική της εταιρείας. Οι μηνιαίες συναντήσεις με τον προπονητή θα βοηθούσαν τον εργαζόμενο να αναγνωρίσει τις νίκες και να δημιουργήσει αυτοπεποίθηση για να πετύχει στο νέο του ρόλο.
Όταν ο υπάλληλος αντιμετωπίζει προκλήσεις, ο προπονητής θα μπορούσε να τον βοηθήσει να εντοπίσει τρόπους αντιμετώπισης προβλημάτων.
4. Ρυθμίστε ένα Ημερολόγιο Ενσωμάτωσης
Η επιβίβαση ενός νέου υπαλλήλου θα πρέπει ιδανικά να διαρκέσει έναν ολόκληρο χρόνο. Ο πρώτος μήνας θα είχε τις περισσότερες από τις δραστηριότητες και την εκπαίδευση. Θα πρέπει να έχετε αυτοπροσώπως (ή σε βίντεο) συνεδρίες προσανατολισμού, εκπαίδευση σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας, εισαγωγές στην ανώτατη ηγεσία κ.λπ.
Μετά τον πρώτο μήνα, προγραμματίστε συνεδρίες check-in, δημιουργία ομάδας, εκπαίδευση και άλλες δραστηριότητες για τον υπόλοιπο χρόνο. Για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χάσετε τίποτα, είναι καλύτερο να έχετε ένα ημερολόγιο ενσωμάτωσης με υπενθυμίσεις για κάθε δραστηριότητα. Προγραμματίστε τακτική επικοινωνία, όπως μια συνάντηση ένας προς έναν ή μια κλήση με κάποιον από την ομάδα Ανθρώπινου Δυναμικού για να μάθετε πώς τα πάει ο υπάλληλος.
Κατά τη διάρκεια των κλήσεων, μπορείτε να λαμβάνετε σχόλια για τυχόν προκλήσεις που αντιμετωπίζει ο εργαζόμενος, ώστε να μπορούν να εξομαλυνθούν. Η συχνή επικοινωνία με τη νέα πρόσληψη θα σας δώσει επίσης πληροφορίες για τομείς της διαδικασίας επιβίβασής σας που χρειάζονται βελτίωση.
5. Δημιουργήστε δομημένες αλληλεπιδράσεις μεταξύ των νέων εργαζομένων και των διευθυντών τους
Ο άμεσος διευθυντής ή ο προϊστάμενος ενός υπαλλήλου έχει τη μεγαλύτερη επιρροή στα επίπεδα δέσμευσής του. Βεβαιωθείτε ότι ένας νέος υπάλληλος εγκατασταθεί πλήρως στη νέα εταιρεία ενθαρρύνοντας τους άμεσους προϊσταμένους του να αλληλεπιδράσουν μαζί τους. Εντός των πρώτων ημερών τους, ο διευθυντής θα πρέπει να συναντηθεί με τον υπάλληλο και να του ενημερώσει τι περιμένει.
Οι στόχοι του τμήματος, τα πρότυπα απόδοσης και οι KPI μπορούν να καθοριστούν έτσι ώστε ο υπάλληλος να γνωρίζει πώς θα μετρηθεί η απόδοσή του. Ο διευθυντής μπορεί να προσφέρει υποστήριξη μέσω της εκπαίδευσης στην εργασία ή παρέχοντας τυχόν πόρους που μπορεί να χρειαστεί ο εργαζόμενος για να πετύχει. Οι παρεμποδιστικοί και απρόσιτοι διευθυντές και προϊστάμενοι μπορούν να εμποδίσουν σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία μιας νέας πρόσληψης.
Για να βεβαιωθείτε ότι οι διευθυντές κάνουν τακτικά check-in με νέες προσλήψεις, προγραμματίστε κατ' ιδίαν συναντήσεις μεταξύ αυτών και των νέων προσλήψεων. Παρακολούθηση για να διασφαλιστεί ότι οι συναντήσεις πραγματοποιήθηκαν και ότι τυχόν σημεία δράσης έκλεισαν. Ενθαρρύνετε τον διευθυντή να αναγνωρίσει τυχόν νέες προσλήψεις που κάνουν καλά τη δουλειά τους.
Η αναγνώριση είναι μια εξαιρετική στρατηγική για την αύξηση των επιπέδων αφοσίωσης των εργαζομένων. Επίσης, ενθαρρύνετε τους διευθυντές να ενδιαφέρονται για την ανάπτυξη των εργαζομένων και την ανάπτυξη της σταδιοδρομίας. Θα διαπιστώσετε ότι οι διευθυντές που δείχνουν ενδιαφέρον για την ανάπτυξη του υπαλλήλου τους θα αναφέρουν υψηλότερα επίπεδα διατήρησης.
6. Διατηρήστε τους πόρους σας προσβάσιμους
Βεβαιωθείτε ότι η νέα σας πρόσληψη υποστηρίζεται πάντα διατηρώντας τους πόρους σας προσβάσιμους. Όλο το εκπαιδευτικό υλικό ενσωμάτωσης θα πρέπει να φορτωθεί στο εσωτερικό δίκτυο των υπαλλήλων σας. Αυτό θα επιτρέψει στους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση σε αυτό όποτε θέλουν να αναζητήσουν κάτι.
Το Διαδίκτυο κατέστησε επίσης δυνατή τη διεξαγωγή μαθημάτων κατάρτισης μέσω Διαδικτύου , έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να περάσουν την εκπαίδευση με τον δικό τους ρυθμό. Θα πρέπει επίσης να δώσετε στους νέους υπαλλήλους σας έναν «φίλο» τον οποίο μπορούν να συμβουλεύονται όποτε έχουν μια ερώτηση ή πρόβλημα.
Οι φίλοι είναι σημερινοί υπάλληλοι που εργάζονται στο ίδιο τμήμα και μπορούν να παρέχουν καθοδήγηση για οποιαδήποτε πτυχή της δουλειάς. Μπορούν επίσης να συμβουλεύουν για θέματα όπως πού να αγοράσετε μεσημεριανό γεύμα, ποιο λεωφορείο να πάρετε για τη δουλειά κ.λπ.
7. Λάβετε σχόλια
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να βελτιώσετε το πρόγραμμα ενσωμάτωσης είναι να λαμβάνετε σχόλια από υπαλλήλους που έχουν περάσει από τη διαδικασία. Δημιουργήστε έρευνες για check in με τους υπαλλήλους 1 μήνα, 3 μήνες και 1 χρόνο μετά την απασχόλησή τους. Ρωτήστε τους υπαλλήλους τι θα ήθελαν να δουν περισσότερο και λιγότερο.
Μπορείτε επίσης να κάνετε ένα κουίζ για να ελέγξετε πόσο καλά έχουν ενσωματώσει την κουλτούρα και τις αξίες της εταιρείας σας. Θα πρέπει επίσης να ζητήσετε από τους διευθυντές και τους επόπτες να συμμετάσχουν στη διαδικασία ενσωμάτωσης και εκπαίδευσης. Συνεργάζονται με τις νέες προσλήψεις, ώστε να μπορούν να έχουν μοναδική εικόνα για το τι πρέπει να συμπεριλάβουν στην ενσωμάτωση του νέου υπαλλήλου σας.
Ένας άλλος σημαντικός τρόπος για να λάβετε σχόλια είναι να ρωτήσετε τους υπαλλήλους γιατί άφησαν την προηγούμενη εργασία τους. Αυτή η εικόνα θα μπορούσε να σας βοηθήσει να αποφύγετε τα λάθη που έκανε η προηγούμενη εταιρεία τους. Μπορείτε επίσης να ερευνήσετε τον τρόπο με τον οποίο άλλες εταιρείες πραγματοποιούν την ενσωμάτωση των εργαζομένων και να αξιολογήσετε τον εαυτό σας έναντι αυτών. Η ανάγνωση άρθρων και έρευνας σχετικά με την ενσωμάτωση μπορεί επίσης να σας δώσει εξαιρετικές ιδέες για το πώς να βελτιώσετε το πρόγραμμά σας.
8. Μάθετε πώς να βελτιώσετε τη διαδικασία ενσωμάτωσης των εργαζομένων σας
Πολλοί νέοι εργαζόμενοι βιώνουν άγχος, άγχος και απογοήτευση κατά τους πρώτους μήνες σε μια νέα δουλειά. Οι νέες προσλήψεις μπορεί να έχουν χρόνια προηγούμενης εργασιακής εμπειρίας. Αλλά δεν καταλαβαίνουν ακόμη την επιχείρησή σας, δεν έχουν εργασιακές σχέσεις και δεν είναι σίγουροι για το τι πρέπει να κάνουν.
Δεν είναι περίεργο ότι χωρίς την κατάλληλη καθοδήγηση και υποστήριξη, πολλοί εργαζόμενοι εγκαταλείπουν τις νέες θέσεις εργασίας εντός 6 μηνών από την υπογραφή μιας σύμβασης. Οι εργοδότες μπορούν να αυξήσουν τα επίπεδα αφοσίωσης και διατήρησης των εργαζομένων τους έχοντας ένα καλά δομημένο πρόγραμμα ενσωμάτωσης εργαζομένων.
Οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να επιταχύνουν τη μάθηση και την ενσωμάτωση νέων εργαζομένων μέσω εκδηλώσεων δημιουργίας ομάδας, στοχευμένης εκπαίδευσης στην εργασία, λογισμικού ενσωμάτωσης και στρατηγικών εισαγωγών στους σωστούς μέντορες.
Υιοθετήστε μερικές από αυτές τις πρακτικές για την εταιρεία σας για να βελτιώσετε την εμπειρία των εργαζομένων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενσωμάτωση εργαζομένων και το καλύτερο λογισμικό ενσωμάτωσης, διαβάστε το υπόλοιπο ιστολόγιό μας.