Sådan laver du en rulleliste i Excel: 2 bedste metoder i 2023

For at gøre dataindtastningsopgaver fejlfri og hurtig, skal du lære at lave en rulleliste i Excel.

Excel er en kraftfuld dataindtastningssoftware. Du kan bruge det til personlige og professionelle dataindtastningsbehov som at oprette kontorartikler, lave lister over husholdningsartikler, oprette en beholdning til en lille virksomhed eller et hjem og meget mere.

I ethvert dataindtastningsjob skal du indtaste små data som navne, adresser, mængder, lokationer, priser osv. Når nogen reviderer denne database, vil de måske indtaste kommentarer som revideret, afventende revision, fundet fejl osv.

Hvis du eller din medarbejder begynder at gøre dette manuelt, vil det tage dage at nå målet. Derfor skal du automatisere Excel-arket, hvor du fanger data. Excel-rullelistekommando er grundlæggende automatisering, som du kan bruge uden at lære Visual Basic-kodning til Excel. Læs videre for at lære, hvordan du laver en liste i Excel med rullemenuen.

Hvad er en drop-down liste i Microsoft Excel?

Sådan laver du en rulleliste i Excel

Excel-rullelisten er et datavalideringsværktøj til Excel-applikationen. Det kræver, at du vælger et område eller en liste over data til rullelisten. Derefter skal du blot anvende kommandoen Datavalidering til rullelisten i målcellen eller celleområderne for at få forslag til dataindtastning.

Rullelister eliminerer gætværk fra dataindtastningsopgaven. Desuden laver du ingen tastefejl og andre fejl, når du bruger rullelisten i Excel. Det er også det mest udbredte værktøj til automatisering af dataindtastning på Microsft Excel.

Hvornår kan du bruge drop-down lister?

Her er nogle scenarier, hvor du kan anvende denne datavalideringskommando:

• Du opretter en database på Excel, og du skal bruge dataindtastningsoperatørerne til at indtaste de data, du har brug for, uden skrald.
• Du ønsker, at dataindtastningsoperatørerne kun skal bruge kategoriserede data, når de indtaster oplysninger i et Excel-regneark.
• Du opretter gratis online eller offline formularer på Excel, og du vil have brugeren til at indtaste data, der kun er tilgængelige i formularen og intet andet.
• Din database indeholder gentagne navne, telefonnumre, adresser osv. Afhængigt af disse data betaler du også regninger eller fakturaer. Derfor er nøjagtighed yderst kritisk for projektet. I et sådant tilfælde skal du bruge rullelister i Excel.
• Du opretter et Excel-ark til husholdningsartikler, og du vil have, at familiemedlemmerne kun skal foretage indtastninger fra en tilladt liste over varer.
• Dit dataindtastningsteam elsker at bruge tastaturgenveje meget, og til dette tilbyder Excel-rullelister uovertruffen bekvemmelighed.
• Du laver en database med kontorartikler eller indkøbsanmodninger, og du vil kun have, at medarbejderne skal oprette købsanmodninger for forhåndsgodkendte papirvarer, it-hardware eller tilbehør.

Sådan laver du en rulleliste i Excel: Brug af et dataområde

Der er to måder at lave en liste i Excel med drop-down pile. Den ene bruger et forudkonfigureret dataområde, og en anden indtaster indstillingerne manuelt. Find nedenstående trin til den mest automatiserede rullemenu i Excel:

• Opret et nyt regneark i Excel og navngiv det Database .
• Opret nu en kolonneoverskrift i celle A1 i henhold til typen eller et hvilket som helst andet navn, du kan lide. For eksempel giver jeg rullemenuen en kolonneoverskrift IT-hardware i denne vejledning .
• Nu skal du kopiere og indsætte data fra et andet sted eller indtaste manuelt for at udfylde cellerne under kolonneoverskriften med elementer, du ønsker i rullemenuen.
• Jeg indtaster muligheder for køb af IT-enheder som Monitor, Speaker, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU, og så videre.

Indtil videre har du med succes oprettet databasen, hvorfra Excel-datavalideringskommandoen vil vise muligheder eller valgmuligheder på rullelisten. Lad os nu oprette den faktiske rulleliste ved at følge trinene nævnt her:

• Vælg den celle, hvor du vil lave en rulleliste i Excel.
• Klik nu på fanen Data på Excel-båndmenuen .
• I kommandoafsnittet Dataværktøjer skal du klikke på rullepilen Datavalidering .
• En kontekstmenu åbnes med et par muligheder. Vælg Datavalidering .
• Nu skulle du se kommandoværktøjet Datavalidering på regnearket, hvor du vil tilføje en rulleliste til Excel.
• Den indeholder tre faner. Disse er Input Message, Settings og Error Alert.
• Klik på Indstillinger .
• Under indstillingen Valideringskriterier skal du klikke på rullelisten under menuen Tillad .
• Vælg Liste i rullemenuen.
• Som standard skal rullemenuen i cellen og Ignorer blank markering være markeret. Hvis ikke, så tjek dem.
• Klik på pil op i feltet Kilde . Dialogboksen Datavalidering vil nu minimeres til en tynd bjælke med et tomt felt.
• Gå til databaseregnearket , og vælg celleområdet på rullelisten i Excel.
• Vælg nogle tomme celler under det sidste element. Det hjælper dig med at udvide listen uden at redigere kilden igen.
• Excel vil automatisk udfylde kildedataene til rullelisten. Du skal blot klikke på pil ned på den tynde datavalideringsbjælke .
• Du skulle nu se den udvidede dialogboks for datavalidering igen. Men denne gang vil du se et kildedataområde i feltet Kilde .
• Bare klik på OK, og du er klar.

Tillykke! Du har oprettet din første rulleliste i Excel. Nu skal du blot kopiere dette et andet sted, hvor du skal vise de samme elementer, når en medarbejder eller enhver anden bruger udfylder data i et dataindtastningsark.

Det kan være en god ide at låse Database-arbejdsarket, så ingen kan foretage ændringer i listen over muligheder i rullelisterne i data-indtastningsarket. Følg disse hurtige trin for at sikre listeelementer:

• Vælg de celleområder, du skal låse.
• Højreklik og vælg derefter Formater celler .
• Gå til fanen Beskyttelse og marker Låst mulighed.
• Klik på OK for at anvende ændringerne i Formater celler .
• Gå nu til fanen Gennemse på Excel-båndet.
• Vælg ikonet Beskyt ark .
• Indtast en adgangskode i det tomme felt i dialogboksen Beskyt ark.
• Indtast adgangskoden igen, og Excel vil låse regnearket for altid.

Fra nu af kan ingen ændre punkter i rullemenuen.

Sådan laver du en rulleliste i Excel: Brug af listeelementer

Hvis du ønsker en kort rullemenu, som Ja/Nej, Revideret/Ikke revideret, Tildelt/Åben, Fuldført/Ufuldstændig osv., kan du bruge den manuelle liste i stedet for dataområdemetoden. Det sparer tid. Sådan kan du oprette en rulleliste i Excel ved hjælp af listeelementer:

• Klik på en celle for at udfylde en rullemenu.
• Vælg Datavalidering fra fanen Data i båndmenuen.
• Klik på Liste under menuen Tillad .
• Nu skal du blot skrive listen over elementer i feltet Kilde .
• Sørg for at adskille hvert element med et komma.
• Klik på OK for at anvende rullelisten.

Dette er den nemmeste og hurtigste metode til at oprette en simpel rulleliste i Excel. Den første metode er dog mere pålidelig, når du vil bruge rullelister rigeligt.

Sådan laver du en rulleliste i Excel: Viser inputmeddelelse

En tom rulleliste siger måske ikke meget til dataindtastningsoperatørerne. Du skal tilføje specifikke instruktioner, så de ikke laver nogen fejl. Sådan kan du tilføje en instruktionsmeddelelse til rullelister i Excel:

• Klik på en celle, der indeholder en aktiv datavalideringskommando .
• Gå nu til fanen Data > Datavalidering > klik på Datavalidering .
• Klik på fanen Input Message i dialogboksen Datavalidering .
• Skriv en lille tekst til titlen og derefter en detaljeret besked i feltet Input Message .
• Klik på OK for at anvende ændringerne.

Når en bruger nu vælger en celle med en aktiv rulleliste Data Validation-kommando, vil de se en meddelelse om, hvordan man udfylder cellen ved hjælp af elementer fra rullelisten.

Sådan laver du en rulleliste i Excel: Vis en fejlalarm

Hvis nogen laver en fejl, mens du bruger rullelisterne på dit Excel-dataark, kan du også vise en fejlmeddelelse. Dette vil sikre, at brugeren foretager handling for at løse fejlen og ikke springer cellen over. Her er trinene til at aktivere Vis en fejlalarm:

• Følg trinene nævnt tidligere, indtil du får dialogboksen Datavalidering .
• Vælg nu fanen Error Alert .
• Vælg en fejlstil blandt tre muligheder: Stop, Advarsel og Information.
• Indtast derefter en kort tekst til titlen på fejlmeddelelsen .
• Indtast nu en detaljeret meddelelse i feltet Fejlmeddelelse .

Flot arbejde! Med aktiveret Vis en fejlalarm vil arbejdsarket vise en fejldialogboks, hvis nogen skriver andet end de elementer, der er nævnt i rullelisten i Excel.

Rulleliste i Excel: Afsluttende ord

Nu ved du, hvordan du laver en liste i Excel med drop-down på to forskellige metoder. Du kan prøve måder at lave Excel-rullelister og oprette dataindtastningsformularer for at hjælpe dine medarbejdere.

Du kan også oprette en intuitiv liste over husholdningsartikler til dagligvarer, hardware, tøj, hjælpeprogrammer og mere ved hjælp af rullelister i Excel.

Glem ikke at kommentere nedenfor, hvis du kender en anden fed måde at lave en rulleliste i Excel.

Dernæst kan du lære at  skjule rækker eller kolonner i Excel  og nogle  Excel-kalenderskabeloner for ethvert år .