Sådan sorteres i Excel

Selvom de fleste organisationer indsamler data for at hjælpe med at træffe beslutninger, ender det ofte i Excel i et uorganiseret format. Som sådan kan det være svært at forstå relationerne, mønstrene og tendenserne i dataene.

Heldigvis kan du gøre forskellige ting som at tilføje tabeller og runde celler op i Excel , men hvordan sorterer du data? Du er på det rigtige sted, hvis du aldrig har brugt Excel til dette formål. Denne artikel forklarer, hvordan du sorterer data i Excel, uanset om det er i en gruppe eller et helt regneark. 

Hvad du skal vide om at sortere data i Excel

En vellykket sortering af data i Excel kræver, at du forbereder regnearket på forskellige måder. Først bør du fjerne tomme celler, fordi Excel vil sortere dem, hvilket påvirker totaler og andre formulerede elementer.

Dernæst skal dataene i kolonnerne være af samme type. For eksempel, hvis en kolonne indeholder datoer, bør ingen anden form for data som tekst eller tal være i celleområdet, ellers vil sorteringen mislykkes.

Du kan også tjekke for og fjerne dubletter i Excel, før du sorterer celler eller kolonner for at bekræfte, at intet går galt efter sortering.

Endelig er det afgørende at have en sikkerhedskopi af data, hvis noget går galt under processen. 

Sortering af data alfabetisk i Excel

Hvis du har en simpel kolonne, du skal sortere alfabetisk, kan du markere cellerne og vælge dine sorteringsmuligheder. Excel sorterer dog kun de valgte celler, hvilket kan ødelægge et helt regneark.

Hvis ovenstående mulighed virker for dig, er det fantastisk. Hvis det ikke gør det, har du to muligheder:

• For regneark med skift mellem rækker eller flere overskrifter i én kolonne skal du vælge de kolonneceller, du vil sortere (inden for den valgte kolonne), inklusive alle tilknyttede rækker, og derefter vælge dine sorteringsmuligheder.
  
• For store regneark uden mellemrum mellem rækker kan du vælge hele regnearket (nyttigt, når overskrifter er inkluderet), angive den kolonne, der skal sorteres, og derefter vælge dine sorteringsmuligheder.
  

Begge Excel-sorteringsmuligheder ovenfor flytter alle rækkedata sammen med de sorterede kolonnedata for at holde alle tilknytninger på plads. Sådan gør du begge dele.

Sådan sorteres en sektion af data alfabetisk i Excel

1. For at sortere en kolonne i en sektion skal du fremhæve alle rækker og kolonner, der indeholder de kolonnedata, du vil sortere. Vælg ikke nogen overskrifter.
2. Vælg fanen Data  i menulinjen for at åbne det relaterede bånd under det.
3. Vælg Sorter  for at åbne sorteringsdialogmenuen. Brug ikke "AZ" eller "ZA", fordi de bruger de aktuelt indstillede muligheder fra Sorter-  menuen, hvilket kan ødelægge alt.
4. Fjern markeringen i feltet Mine data har overskrifter, hvis det ikke allerede er gjort.
5. Vælg din sorteringskolonne fra  rullelisten Kolonne .
6. Vælg Celleværdier fra  rullelisten Sorter på .
7. Klik på A til Z eller Z til A  som din sorteringsmetode fra rullelisten "Ordre". Celler med bogstaver og tal vil blive sorteret baseret på venstre mod højre rækkefølge.
8. Klik på OK  for at gemme dine sorteringsindstillinger.
9. Excel vil nu vise de alfabetisk sorterede resultater. Hver kolonnes række af data flyttes også med de sorterede celler.

Sådan sorteres en kolonne med data alfabetisk i Excel

I modsætning til at sortere en sektion af data kræver sortering af en kolonne, at hele regnearket er valgt. Hvis du vælger kolonnen, flytter kun disse data, hvilket forvrider hele regnearket. Hvis du har mere end én overskrift i en kolonne, skal du bruge ovenstående proces, der sorterer sektioner. Når hele arket er valgt, kan du vælge din kolonne til sortering og alle andre sorteringsmuligheder ved at bruge trinene nedenfor.

1. Åbn dit regneark, og klik på knappen Vælg alle  i øverste venstre hjørne af arket lige under "Navnefeltet".
   
2. Klik på fanen Data  i menulinjen for at åbne det relaterede bånd med muligheder nedenunder.
3. Vælg Sorter  for at åbne sorteringsdialogmenuen. Klik ikke på "AZ" eller "ZA" på båndet, da de reagerer baseret på de aktuelle indstillinger, der findes i menuen Sorter  . Det kunne ødelægge alt.
   
4. Marker afkrydsningsfeltet Mine data har overskrifter  i dialogboksen Sorter, da alle overskrifter blev valgt. Bemærk, at du kun kan have én overskrift pr. kolonne. Ellers bliver du nødt til at sortere baseret på sektioner ved hjælp af processen ovenfor.
5. Vælg sorteringskolonnen fra  rullelisten Kolonne . Den skal vise overskriftsnavne i stedet for kolonnebogstaver.
6. Vælg Celleværdier fra  rullelisten Sorter på .
   
7. Vælg A til Z eller Z til A som din sorteringsmulighed på  rullelisten Rækkefølge . Celler med tal og bogstaver vil blive sorteret ved at bruge venstre-til-højre rækkefølge, så "IN0119" og "IN0118" vil blive sorteret som "IN0018" efterfulgt af "IN0019", når du bruger "A til Z" muligheden.
8. Klik på OK , når du er færdig. Regnearket vises sorteret alfabetisk baseret på den valgte kolonne. Hvis du roder eller ikke kan lide resultaterne, skal du bruge Fortryd-  indstillingen.

Hvad du skal vide om at sortere data numerisk eller kronologisk i Excel

At sortere data numerisk eller kronologisk er ikke meget anderledes end alfabetisk, men du har forskellige sorteringsmuligheder. Excel identificerer dataene i celler og præsenterer dine sorteringsmuligheder baseret på disse kriterier. Som med alle sorteringsmuligheder skal du slette tomme celler og rækker i dit Excel-dokument , ellers vil det påvirke de sorterede resultater.

Datoer ville give dig "ældst til nyeste" og "nyest til ældst" versene "A til Z" og "Z til A." Tal ville give dig "mindst til størst" og "størst" til mindst."

Afhængigt af om du skal sortere et afsnit numerisk/kronologisk eller en hel kolonne, så tjek processerne nedenfor.

Sådan sorteres en sektion af data numerisk/kronologisk i Excel

At sortere en sektion af data kronologisk (dvs. datoer) eller numerisk (dvs. tal) svarer til at sortere dem alfabetisk, bortset fra at sorteringsmulighederne er anderledes.

1. For at sortere en kolonnesektion numerisk/kronologisk i en datasektion, skal du vælge de rækker, der indeholder de kolonnedata, du vil sortere, men ikke vælge nogen overskrifter.
   
2. Klik på fanen Data  i menulinjen. Denne handling åbner det tilsvarende bånd af muligheder nedenunder.
3. Vælg Sorter  for at åbne sorteringsdialogmenuen. Klik ikke på "AZ" eller "ZA" på båndet, da de reagerer baseret på de aktuelle indstillinger, der findes i menuen Sorter  . Det kunne ødelægge alt.
   
4. Fjern markeringen i feltet Mine data har overskrifter,  hvis det ikke allerede er gjort, da du ikke valgte nogen overskrifter i tidligere trin. Det er en renere måde at sortere på.
5. Vælg din sorteringskolonne, der findes på  rullelisten Kolonne .
   
6. Vælg Celleværdier fra  rullelisten Sorter på .
7. Vælg Ældste til nyeste eller Nyeste til ældste som din sorteringsmulighed på  rullelisten Rækkefølge .
   
8. Klik på OK  for at gemme sorteringsindstillingerne. Du vil se sektionens kolonne sorteret kronologisk eller numerisk. Alle rækker skal vises med de tilsvarende kolonneceller.

Sådan sorteres flere kolonner i Excel

Nogle gange kan du have brug for flere sorteringskriterier for at gøre dataene mere fortolkelige. Sortering af flere kolonner kan dog omarrangere data forkert, afhængigt af dit regnearkslayout.

Multipel sortering skal være baseret på en primær sortering efterfulgt af en præcis sorteringsrækkefølge, såsom "Købsdato" efterfulgt af "Produktkategori" efterfulgt af "Afd. sektion".

Ovenstående eksempel betyder, at Excel vil sortere baseret på købsdatoerne først og derefter efter produktkategorierne inden for hver relateret købsdato. På dette tidspunkt vil du se alle produktkategorier af købte varer listet kronologisk under hver dato.

Den nederste linje er, at Excel sorterer baseret på den rækkefølge, du etablerer, så det sorterer først kolonnen "Købsdato" og derefter kolonnen "Produktkategorier" inden for hver dato.

Under alle omstændigheder er det bedst at kopiere regnearket, arbejde på duplikatet af sammenligningsgrunde og beskytte de originale data mod korruption.

1. Åbn det relevante regneark og vælg en celle, naviger derefter til menulinjen øverst og klik på fanen Data  .
   
2. Vælg Sorter  i menulinjen øverst for at åbne sorteringsdialogboksen.
3. Gå til kolonnesektionen  i dialogboksen, og klik på  rullemenuen Sorter efter. Vælg den primære sorteringskolonne.
4. Vælg rullemenuen Sorter på  , og vælg Celleværdier.
   
5. Klik på rullemenuen Ordre  , og vælg de sorteringskriterier, du vil bruge.
6. Flyt til øverste venstre hjørne, og vælg Tilføj niveau.  Dette tilføjer en ny sorteringssektion.
   
7. I kolonnesektionen skal du klikke på rullemenuen Derefter efter  og vælge den næste kolonne, du vil sortere. Dette vil være den sekundære sorteringsfunktion, der sorterer inden for den første.
8. Klik på rullemenuerne Sorter efter og Bestil  , og vælg dine foretrukne kriterier.

Husk, at den kolonne, du vælger først, bliver den primære sorteringsnøgle. Den anden sortering filtrerer inden for den første, og den tredje filtrerer inden for den anden. Hvis sortering af anden eller tredje kolonne forstyrrer de kriterier, du angiver i den første kolonne, forbliver den usorteret.

Sådan sorteres data i tilpasset rækkefølge i Excel

Du vil måske sortere dine data ved at bruge en indstilling, der ikke er angivet i Excel som standard, såsom sortering efter Lille , Mellem , Stor og X-stor . Alfabetisk sortering placerer dem i en forkert rækkefølge, og numerisk/kronologisk sortering er ikke relevant. I dette tilfælde kan du oprette en tilpasset sorteringsrækkefølge.

1. Åbn regnearket med de data, du vil sortere.
2. Naviger til værktøjslinjen øverst, og vælg Data.
   
3. Vælg indstillingen Sorter  i menulinjen.
4. Gå til sektionen "Kolonne", klik på rullemenuen Sorter  efter, og vælg din primære sorteringskolonne.
   
5. I rullemenuen Sorter på  skal du vælge Celleværdier  for at sortere baseret på indholdet.
   
6. Klik på rullemenuen Ordre  , og vælg derefter A til Z eller Z til A  som dine sorteringskriterier.
7. For at tilføje sekundær sortering skal du klikke på knappen Tilføj niveau  .
8. Følg de foregående sorteringstrin: Indstil indstillingerne Sorter efter , Sorter på og Rækkefølge  , og tryk derefter på OK.
   

Sådan sorteres en række i Excel

Excels primære struktur organiserer data i kolonner. Nogle gange kan dine data dog have et vandret layout, hvor hver række indeholder en anden attribut for datasættet. I dette tilfælde er den logiske måde at organisere data på ved at sortere rækkerne.

Sådan gøres det:

1. Med de data, du vil sortere, åbne på dit Excel-regneark, skal du trykke på markøren på den første celle i den række, du vil sortere, og trække den for at markere alle cellerne med data. 
   
2. Gå til navigationslinjen øverst, og tryk på indstillingen Data  . 
   
3. Tryk på indstillingen Sorter  for at åbne en dialogboks med sorteringsmuligheder. 
4. Vælg Indstillinger øverst til højre i dialogboksen. 
5. I pop op-boksen Sorter indstillinger skal du vælge Sorter fra venstre mod højre  og trykke på OK .
   
6. Flyt til sektionen Sorter efter  , og tryk på rullemenuen. 
7. Vælg Række 1 eller Række 2 eller hvilken række du vil sortere, og tryk på OK-  knappen. Dette vil automatisk sortere dataene.
   

Sorter dit regneark

Usorterede data giver aldrig mening. Endnu værre kan det tage tid at organisere det manuelt og føre til menneskelige fejl. Med Excel kan du sortere data i hvilket format du ønsker og lave tilpassede kriterier. 

Dernæst vil du måske også lære om, hvordan du bruger VLOOKUP i Excel til at finde de data, du har brug for.