Sådan bruger du MailTips på Microsoft Outlook

E-mail-bommerter kan have pinlige og endda dyre konsekvenser. For at hjælpe dig med at forhindre e-mail-fejl har Microsoft implementeret Outlook MailTips. For eksempel kan du konfigurere MailTips til at udløse en advarsel, når du trykker på knappen Svar alle . Det er altid bedst at tage et par minutter og genlæse din e-mail, før du sender den til en stor modtagerliste, især hvis den indeholder følsomme oplysninger.

Hvis du ikke har brugt MailTips før, er du kommet til det rigtige sted. I denne hurtige guide viser vi dig, hvordan du bruger MailTips i Outlook.

Hvordan opsætter du MailTips?

Husk, at denne funktion kræver en Microsoft Exchange Server-konto. Funktionen er med andre ord kun tilgængelig på e-mail-konti, der administreres af en organisation. Din IT-administrator skal aktivere MailTips på din konto; ellers vil muligheden ikke være tilgængelig for dig. Samtidig kan din it-administrator gennemtvinge specifikke MailTips-indstillinger på brugernes konti.

MailTips er aktiveret som standard i Outlook. Hvis du vil deaktivere indstillingen eller justere dine indstillinger, skal du starte Outlook, gå til Filer , vælge Indstillinger og derefter klikke på Mail .

Gå til MailTips , og klik på MailTips-indstillinger . Vælg din konto, og vælg, hvilke handlinger du vil udløse MailTips-advarsler.

Hvis du vil deaktivere MailTips, skal du markere afkrydsningsfeltet Vis aldrig MailTips .

Sådan fungerer MailTips

Når MailTips er aktiveret, viser Outlook forskellige beskeder, mens du skriver beskeden. Exchange analyserer indholdet af den e-mail, du skriver. Skulle det opdage et problem, vil Outlook give dig besked, så du kan justere beskeden for at undgå pinlige situationer. For eksempel, hvis modtageren ikke er til stede, og du beder dem om at svare hurtigst muligt, vil MailTips fortælle dig, at de ikke er i stand til at gøre det.

Andre eksempler på situationer, der kan udløse MailTips, omfatter:

• Modtagerens postkasse er fuld.
• Modtagerens e-mailadresse er blevet midlertidigt deaktiveret eller slettet permanent.
• Din e-mail overtræder din organisations politikker eller begrænsninger.
• Du har ikke tilladelse til at kontakte modtageren eller sende e-mails til eksterne modtagere.
• Modtagerens postkasse er modereret, hvilket betyder, at den kræver beskedgodkendelse.

MailTips Begrænsninger

• Indstillingen er ikke tilgængelig i offlinetilstand.
• Hvis din modtagerliste har mere end 200 modtagere, vil MailTips ikke evaluere individuelle postkasser.

Konklusion

MailTips er en praktisk Outlook-funktion, der hjælper dig med at undgå pinlige situationer, såsom at sende e-mails til de forkerte modtagere. For eksempel, hvis din e-mail overtræder din organisations politikker, vil MailTips advare dig om problemet. Planlægger du at bruge MailTips på Outlook? Fortæl os det i kommentarerne nedenfor.