Sådan brevfletning fra Excel til Word på 2 ubesværede måder

Hvis du kæmper for at sende massemails eller mails til kunder og kunder ved at tilpasse indholdet af hvert dokument, kan brevfletning hjælpe. Til brevfletning er den bedste kombination Excel og Word. Find her, hvordan du mailfletning fra Excel til Word på to nemme metoder.

Brevfletning er den mest overkommelige form for automatisering af kontorarbejde på stationære og bærbare computere. Du skal bare konfigurere Microsoft Word-appen til at hente data til pladsholdertekster fra en database som en Excel-fil til et dokument.

Når du er indstillet, kan du oprette personlige breve, konvolutter, e-mails, telefonbøger, adresseetiketter og så videre med et enkelt klik. Hvis du lærer, hvordan du laver en brevfletning fra Excel til Word, kan du oprette fakturaer, månedlige regninger, abonnementsoplysninger og mange andre officielle dokumenter til hundreder og tusinder af kunder med få klik.

Ved at lære at lave en brevfletning i Word fra Excel, kan du oprette datarige e-mails og mails og undgå menneskelige fejl, der kommer som en risiko, når du opretter sådanne dokumenter manuelt. Så lad os komme i gang med metoderne til at lave en brevfletning fra Excel til Word.

Sådan brevfletning fra Excel til Word: Manuel metode

Der er to måder at lave en brevfletning fra Excel til Word. Den første er den manuelle metode, hvor du selv tilføjer pladsholderteksterne til et dokument, og Word klarer resten for resten af ​​mails eller e-mails. Lær trinene til manuel brevfletning her:

Opret datakilden på et Excel-regneark

Først og fremmest skal du oprette en database, hvorfra MS Word henter data til Brevfletningsfelter i skabelonen e-mail, post, faktura osv. Du skal oprette Excel-databasen på en sådan måde, at alle data relateret til én modtager er tilgængelig i en enkelt række.

Du kan adskille forskellige data i en enkelt række under forskellige kolonneoverskrifter. Disse kolonneoverskrifter vil fungere som modstykket til brevfletningsfelter i Word. Du kan oprette kolonneoverskriften, som du vil nu. Men senere skal du foretage mindre redigeringer i kolonneoverskrifter for at matche felter i Word.

Nedenfor finder du de grundlæggende trin til at oprette en database til brevfletning i Excel. Denne vejledning vil oprette en faktura til en lille virksomhed eller hjemmevirksomhed, hvor du kan sende massefakturaer og månedlige regninger til tusindvis af kunder til en overkommelig pris uden at være afhængig af dyre onlineløsninger eller tredjepartsbureauer:

• Opret en tom Excel-fil, og omdøb arknavnet til Fakturaer .
• Du skal udfylde alle data for brevfletning i dette regneark.
• Opret nu de elementer, du vil inkludere i brevfletningsdokumentet som kolonneoverskrifter . Disse vil fungere som brevfletningsfelter i Word.
• Indtast et kundenavn og alle andre relaterede oplysninger under den respektive kolonneoverskrift i samme række. Hvis du ændrer rækker for den samme kunde, vil Word ikke være i stand til at udfylde de korrekte oplysninger på det flettede dokument.

Excel-databasen til brevfletning af Excel til Word

• Efterhånden som din kundebase vokser, kan du begynde at tilføje nye kundenavne under kolonneoverskriften Kunde .
• Du kan også tilføje nye data for eksisterende eller nye kunder under de specifikke kolonneoverskrifter.
• Hver gang du opdaterer denne database, vil brevfletning i Word automatisk oprette et nyt kundedokument for tilføjede kunder, udelade klienter, hvis du sletter nogle, og også opdatere tallene i dokumentet i henhold til oplysninger fra Excel-databasen.
• Word brevfletning importerer ikke talformateringen fra Excel. For at beholde talformateringselementer, såsom decimaler, valutasymboler osv., skal du indsætte en kort kode i specifikke brevfletningsfelter. Jeg vil nævne koden og tricket til at bruge det senere i denne tutorial.

Det er det! Du har oprettet Excel-databasen til brevfletningsprojektet. Godt arbejde! Lad os komme i gang med at oprette brevfletningsskabelonen i Microsoft Word.

Opret en e-mail eller mail til din kunde

Først skal du udarbejde den faktura-e-mail eller mail, du vil sende til dine kunder og kunder. Brevet skal indeholde nogle grundlæggende oplysninger om dig som vist nedenfor. Disse er statiske for alle e-mails og mails.

Word-skabelonen til, hvordan man laver en brevfletning i Word fra Excel

• Dit navn
• Dit firmanavn
• Din virksomhedsadresse
• Firmalogo (hvis nogen)
• En signaturlinje

Lav brevfletning fra Excel til Word

Nu hvor du har oprettet Word-skabelonen, som du vil tilføje brevfletningsfelter på, lad os se nedenstående trin:

• Klik på fanen Forsendelser på Word-båndet, og vælg derefter Start brevfletning .

Opret en e-mail-mailfletning på Word

• Fra  rullelisten skal du vælge den type dokument, du vil lave. Lad os vælge E-mail-beskeder .
• Klik nu igen på Mailings , men denne gang skal du vælge Vælg modtagere .
• Da du vil udføre en brevfletning fra Excel til Word, skal du vælge indstillingen Brug en eksisterende liste .

Valg af brevfletningsdatabasetabel fra Excel

• Find nu brevfletningsdatabasen, der er oprettet tidligere i Excel, og vælg regnearket Fakturaer i dialogboksen Vælg tabel .
• Nu skulle du se, at kommandogruppen Skriv og indsæt felter bliver aktiveret på Word-båndmenuen > Forsendelser .

Indtil videre har du forbundet Excel-databasen for brevfletning til Word. Dernæst lærer vi, hvordan du udfylder de påkrævede felter i brevfletningsskabelondokumentet nedenfor:

• Klik på indstillingen Hilsningslinje på fanen Forsendelser, og opret den velkomstlinje, du vil tilføje. Pladsholderteksten «GreetingLine» vises.

Opret en hilsen-linje i brevfletning til Word

• Nu kan du skrive en erklæring, der nævner fakturabetalingen. Dette vil være en statisk erklæring, der vil gå til alle modtagerne.
• Under hilsen-linjen kan du tilføje andre brevfletningsfelter som Bruger-e-mail «Customer_Email» ; Fakturanummer: «Invoice_Number» ; Fakturadato: «Faktura_dato» , mv.

Oprettelse af den øverste del af brevfletnings-e-mailen til fakturaer

• Klik derefter på indstillingen Indsæt fletfelt for at begynde at tilføje de dynamiske komponenter i brevfletningsprojektet.
• Kommandoen Indsæt fletfelt viser alle kolonneoverskrifter, der er tilgængelige i den Excel-database, du føjede til brevfletningsdokumentet. Tag dig tid til at tilføje de felter, du ønsker.

Oprettelse af de vigtigste fakturaoplysninger og afsluttende erklæring på brevfletnings-e-mailen

• For eksempel kan du tilføje disse flettefelter: «Services_Line_1» ; «Dato_Line_1» ; «Beløbslinje_1» ; «Servicelinje_2» ; «Dato_Line_2» ; «Beløbslinje_2» ; «Beløb_Total_».

Sådan brevfletning fra Excel til Word manuelt Hele brevfletningsskabelonen

• Nu hvor du har tilføjet alle de dynamiske felter, kan du lukke din e-mail ved at tilføje en afsluttende bemærkning og signaturlinje. Igen ville dette være en statisk komponent.
• Du kan nu klikke på knappen Vis resultater under fanen Forsendelser for at se det første flettede dokument.

Som du kan se i forhåndsvisningen, viser fakturabeløbet ikke valuta eller decimaler. For at løse dette skal du følge de trin, der er beskrevet her:

• Højreklik på brevfletningsfeltet «Amount_Line_1» , og klik på Toggle Field Codes .

Ændring af skiftefeltkoder i brevfletning Word

• Nu skulle du se MERGEFIELD og derefter feltet.
• Indtast følgende kode som vist på billedet ovenfor:

#$0,00

• Vælg nu feltet igen, højreklik og skift feltkoder .

Skift feltkoder for at formatere beløbet fra Excel

• Se derefter forhåndsvisningen for at bekræfte, om brevfletning importerer nummerformateringen eller ej.
• Du kan nu indtaste ovenstående kode i andre brevfletningsfelter med tal som «Amount_Line_2» og «Amount_Total_» .

Du kan fremhæve vigtige data i e-mail-skabelonen nu. Word brevfletning vil bære formateringen i alle andre dokumenter, som du opretter i dette brevfletningsprojekt.

Afslutter fletning i Word

Når du er klar, skal du klikke på Udfør og flet > Rediger individuelle dokumenter > Alle i dialogboksen Flet poster . Klik på OK for at oprette alle flettede dokumenter for hver kunde i Excel-databasen.

Lær hvordan man manuelt brevfletning fra Excel til Word

Word brevfletning vil oprette et nyt dokument med de flettede e-mails. Så du skal gemme filen separat eller sende e-mails med det samme.

Sådan brevfletning fra Excel til Word: Brevfletningsguide

Den anden måde at lave en brevfletning på er ved at bruge guiden Brevfletning i Microsoft Word. Dette er dog en vanskelig metode. Du skal ændre kildedatabasen i Excel i henhold til de tilgængelige brevfletningsfelter i Word. Her er hvad du skal gøre for at prøve den automatiske brevfletning i Word:

• Opret skabelonen Word-dokument, og klik derefter på Forsendelser > Start brevfletning > den type dokument, du vil producere.

Brugergrænsefladen til Trin-for-trin Mail Merge Wizard

• Klik derefter på Start brevfletning igen, og vælg derefter Trin-for-trin brevfletningsguide .

Det andet trin af brevfletning i Mail Merge Wizard

• Instruktionerne vises i seks trin i navigationsruden til højre i Word.
• Du skal udføre opgaven vist i det første trin og derefter klikke på Næste: Startdokument for at følge guiden.

Sådan brevfletning fra Excel til Word: Ofte stillede spørgsmål

Hvordan fletter jeg automatisk data fra Excel til Word?

Du kan flette data til Word fra Excel automatisk ved at bruge Word brevfletningsfunktionen. Til dette skal du have Excel-filen med dig. Opret derefter et nyt Word-dokument og begynd at skrive din e-mail eller mail. På de steder, hvor du skal importere værdier fra Excel, skal du klikke på feltet Indsæt brevfletning og tilføje den ønskede værdi.

Før du gør dette, skal du tilføje Excel-databasen ved at gå til Forsendelser > Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste og vælg Excel-filen. Når du har oprettet skabelondokumentet manuelt, færdiggør brevfletningen, og Word vil automatisk oprette alle andre e-mails eller mails for de respektive modtagere.

Hvordan opretter jeg en brevfletning fra Excel-data?

Du kan oprette en brevfletning fra Excel-data, som du plejer for en ny liste over kontakter eller kontakter fra Outlook. Men for at bruge data fra et Excel-regneark skal du følge disse trin:

• Gem Excel-filen og Word brevfletningsskabelonen på det lokale lager.
• Åbn Word-filen, og klik på Mailings.
• Vælg nu indstillingen Vælg modtagere, og klik på Brug en eksisterende liste.
• Naviger nu til det drev, hvor Excel-filen findes, vælg den, og klik derefter på Åbn.
• Det er det! Du har linket Excel-filen til brevfletning.

Hvad er de seks trin af brevfletning?

Ifølge guiden Trin-for-trin brevfletning er følgende seks trin til brevfletning i Word:

• Vælg dokumenttypen som breve, konvolutter, mapper osv.
• Vælg startdokument som det aktuelle dokument eller eksisterende dokument
• Vælg modtagere fra en eksisterende liste (Excel), Outlook-kontakter eller en ny liste
• Skriv dit brev
• Se forhåndsvisning af dine breve
• Fuldfør fusionen

Konklusion

Nu ved du, hvordan du brevfletning fra Excel til Word ved at følge enten den manuelle metode eller Word Mail Merge-guiden. Prøv en af ​​metoderne afhængigt af dit brevfletningsdokument, database og graden af ​​personalisering, du har brug for.

Glem ikke at kommentere nedenfor, hvis du kender til andre ubesværede metoder til, hvordan man laver en brevfletning i Word fra Excel. Du vil måske også gerne vide,  hvordan du udskriver etiketter fra Excel ved hjælp af MS Word brevfletning  og  flette kommentarer og ændringer fra flere dokumenter .