Sådan arkiveres Microsoft Outlook-e-mail

I disse dage har vores e-mail-konti en tendens til at blive overrendt – fulde af ting, vi ikke ønsker eller har brug for. Indbakker kan hurtigt tilstoppe, hvilket forårsager hovedpine, når du prøver at finde noget, der faktisk er vigtigt. Jeg bruger for det meste min Gmail-konto i disse dage, men har stadig brug for min Outlook-konto og -program. En af mine ældre – og vigtigste – e-mail-adresser er knyttet til den, med et væld af forretningsforbindelser. Men da e-mail-kontoen er så gammel, kan du forestille dig den store mængde skrammel, jeg har tendens til at komme dertil.

Det er ikke så længe siden, at jeg stirrede forskrækket på min indbakke og smed hænderne i vejret. Jeg besluttede, at det var på tide – *gulp* – at rydde op i min Outlook-indbakke ved at arkivere noget af kaosset.

Arkivering af e-mail-mapper i Outlook er ret simpelt. Jeg håber, du nyder denne tutorial om, hvordan det gøres.

Sådan arkiveres e-mails manuelt i Outlook

For at forhindre, at din indbakke bliver fyldt op, kan du hurtigt flytte det gamle og uønskede til et arkiv. Dette er en helt separat datafil i Outlook. Du kan derefter få adgang til det igen fra e-mail-programmet, når som helst du ønsker det.

Hvis du stadig bruger Microsoft Outlook 2013, skal du klikke på "Filer" efterfulgt af "Info" og derefter Oprydningsværktøjer" . Til sidst skal du vælge "Arkiv" .

For dem af jer, der rocker Outlook 2016 eller 2019, skal du klikke på "Filer" og derefter "Info" efterfulgt af "Værktøjer" og til sidst vælge "Ryd op i gamle elementer" .

I boksen, der dukker op, skal du klikke på "Arkiver denne mappe og alle undermapper" og derefter vælge den mappe, du er klar til ikke at skulle se i et stykke tid. Find derefter, hvor der står "Arkiv genstande ældre end", og indtast en dato.

I bunden af ​​boksen, klik på "OK" og presto! De irriterende fulde mapper, som du ikke ønsker at håndtere, er nu tomme!

Sådan aktiverer du automatisk Outlook-e-mailarkivering

Med automatisk arkivering kan du bestemme, hvor ofte arkivværktøjet skal køre sig selv, hvor du vil have filerne gemt, og endda hvor længe dit elskede e-mail-program skal opbevare e-mails, før det arkiveres for dig. Her er hvad du skal gøre for at slå denne funktion til og konfigurere den:

Klik på "Filer" derefter "Indstillinger" og derefter "Avanceret" .

Rul ned til "AutoArchive" og vælg "AutoArchive Settings" .

Marker boksen, der siger "Kør AutoArchive Every n Days" , vælg derefter, hvor ofte du vil have dette værktøj til at køre.

Gå gennem hver af de andre muligheder, og vælg dem, du ønsker, inklusive at få e-mails slettet helt i stedet for at sende dem til en arkivmappe for at sygne hen for evigt.

Sådan slår du automatisk arkivering fra i Outlook

Har du besluttet dig for ikke længere at have Outlook til at arkivere bestemte mapper automatisk? Har du brug for kontrollen tilbage for at vælge, hvornår og hvordan du selv gør det? Nem peasy! Bare slå Autoarkivering fra igen:

Vælg knappen "Filer" igen, vælg "Indstillinger" og derefter  "Avanceret" . Find "AutoArchive" og vælg knappen Indstillinger igen.

Fjern markeringen i feltet, der siger "Kør AutoArchive Every n Days" , og du er klar!

Har du andre Outlook-spørgsmål, jeg kan hjælpe dig med? Efterlad mig en kommentar eller send os en e-mail, og jeg vil gøre mit bedste for at hjælpe.

God e-mail!