Jak vyrobit a používat papírové šablony Dropbox

Dropbox nemusí mít lesk Microsoft Office nebo Google Drive. Můžete z něj ale udělat svižné pracoviště v oblacích. Terabajty úložiště udrží vaše soubory v bezpečí, ale co když potřebujete dokument, který vše spojí dohromady? 

Dropbox Paper je nástroj pro spolupráci na dokumentech, který vám může pomoci vytvořit kompletní znalostní základnu. Šablony jsou dalším pomocníkem, který vám pomůže nastartovat vaši práci.

Šablony Dropbox Paper, stejně jako všechny šablony, jsou předpřipravené stavební bloky, které šetří čas. Jakýkoli dokument můžete také přeměnit na šablonu jediným kliknutím. Pojďme tedy prozkoumat oba procesy a ocenit, jak snadné to Dropbox udělal.

Jak si vybrat předem navržené papírové šablony v Dropboxu

Dropbox má dobrý výběr předem navržených šablon. Tyto šablony jsou vhodné pro průmyslová odvětví a jejich každodenní požadavky. Některé šablony, jako jsou šablony poznámek ze schůzky, jsou všestranné a standardní tarif v jakékoli kolekci šablon. Můžete si vybrat šablonu a přidat svůj vlastní obsah nebo dokonce upravit design tak, aby vyhovoval vašim potřebám.

Zde je návod, jak začít dokument pomocí šablony.

1. Otevřete Dropbox Paper .

2. Na domovské obrazovce přejděte doprava a místo kliknutí na Vytvořit nový dokument vyberte Vytvořit pomocí šablon .

3. Otevře se rozevírací okno a zobrazí se výběr ze tří výchozích šablon (Brainstorm, Poznámka ke schůzce, Plán projektu). Můžete se rozhodnout použít kteroukoli ze šablon jediným kliknutím na miniatury a spustit dokument.

4. V okně šablony se zobrazí všechny šablony. Klikněte na šipku rozevíracího seznamu vedle položky Vše a můžete filtrovat šablony, které vlastníte, nebo šablony, které s vámi sdílejí vaši spolupracovníci. Zde se také zobrazí všechny vámi vytvořené šablony.

5. Stejně jako všechny šablony je i tento dokument pouze plánem. Můžete jej přizpůsobit svým potřebám změnou libovolných polí, záhlaví nebo zástupného textu. Jakmile dokument dokončíte, přesuňte jej do určené složky.

Dropbox má také knihovnu papírových šablon s dobře kategorizovaným výběrem dalších šablon. Procházením kategorií přejděte na požadovanou. Klikněte na požadovanou miniaturu šablony a zvolte Použít šablonu pro zahájení dokumentu.

Jak vytvořit vlastní šablonu z prázdného dokumentu

Jakýkoli prázdný dokument můžete změnit na šablonu. Rozložte dokument a naformátujte jej pomocí nástrojů, které vám Dropbox poskytuje.

Formátování šablony Dropbox Paper je stejné jako formátování dokumentu. Do šablony můžete přidat tabulky, časové osy, média, bloky kódu atd. Můžete dokonce přidat zástupný text, který může fungovat jako štítky popisující, co může někdo vyplnit do polí nebo prázdných míst. Pamatujte, že Dropbox ukládá všechny změny automaticky.

Pak stačí otevřít nabídku Více (tři vodorovné tečky) vpravo nahoře a v rozevírací nabídce  kliknout na Šablona .

Šablona je vytvořena a v horní části stránky se objeví záhlaví Editing Template . Jakmile vytvoříte šablonu, žádné změny, které v ní provedete, neovlivní váš původní dokument. 

Můžete dokonce přidat zástupný text výběrem textu kliknutím na ikonu textu v nabídce formátování.

Tip: Můžete také zvážit dokument To-Do a udělat z něj šablonu. Úkol je skrytý, dokud nekliknete na tlačítko Zobrazit úkoly vpravo nahoře. Jakmile jej zobrazíte, můžete s ním pracovat jako s běžným dokumentem a dokonce jej učinit součástí jiného dokumentu. Ale aby byla užitečnější, proveďte v ní jakékoli změny a přeměňte ji na šablonu.

Můžete z něj například udělat kontrolní seznam, který můžete použít ke kontrole dokumentu nebo projektu. Samozřejmě máte také možnost použít šablonu Team Checklist v knihovně.

Úprava šablon papíru Dropbox

Můžete upravovat pouze šablony, které jste vytvořili. Pokud chcete upravit sdílenou šablonu vytvořenou někým jiným, vytvořte dokument ze šablony. Dále vytvořte šablonu a vytvořte si vlastní kopii.

Ale co když žádná z vestavěných šablon nevyhovuje vašim potřebám? Dropbox Paper usnadňuje vytváření šablon pomocí několika kliknutí.

Sdílení šablony Dropbox Papír

Sdílení šablony pomáhá všem členům týmu začít ze stejné základny. Najeďte myší na šablonu, kterou chcete použít, a klikněte na ikonu úprav (vypadá jako tužka). Klikněte na Sdílet .

Můžete také pozvat spolupracovníky, aby s vámi pracovali na nové šabloně. Pracovní postup je stejný jako u jakéhokoli sdíleného dokumentu, než jej vytvoříte šablonou.

Vytvářejte šablony papíru Dropbox z mobilní aplikace

Nemusíte se vázat na pracovní plochu. Pomocí speciální mobilní aplikace Dropbox Paper můžete vytvářet a spravovat své dokumenty na cestách. Postup je stejný.

1. Otevřete Dropbox Paper v systému iOS nebo Android .

2. Na obrazovce Procházet klikněte na znaménko plus nahoře a vyberte šablonu ze seznamu, který se zobrazí na obrazovce.

V mobilní aplikaci stále existuje několik omezení. Do knihovny šablon zatím nemáte přístup. Chybí také metoda „šablony“ dokumentu. Doufejme, že to Dropbox zahrne do dalších iterací aplikace.

Dropbox je víc než cloudové úložiště

Dropbox je oblíbená destinace v oblacích. Ušetřete čas a námahu pomocí těchto tipů pro efektivnější používání Dropboxu . Jemná elegance papíru Dropbox Paper dokazuje, že se vyvíjí v kompletní sadu produktivity. Psaní dokumentů nebo spolupráce na souborech je jen jedním ze způsobů, jak využít prostor, který máte.