Jak předejít trapným okamžikům online setkání

Možnost mít vzdálené, online schůzky doma může být velmi pohodlné. Představuje ale také celý seznam příležitostí pro velmi trapné chvíle.

Pokud máte děti, domácí mazlíčky, miminka nebo dokonce za sebou okno zobrazující venku, máte všechny ingredience receptu na katastrofu.

V tomto článku se budeme zabývat některými z nejčastějších problémů, které by mohly vést k trapným online schůzkám, a jak jim předcházet.

Online schůzky: Co by se mohlo pokazit?

Jeden z nejslavnějších příkladů právě takového trapného momentu se stal profesoru Robertu Kellymu, když s ním živě vyslýchala televize BBC.

Jedno z Kellyiných dětí v batolecím věku vešlo do jeho kanceláře uprostřed rozhovoru, stejně jako jeho dítě v chodítku. Nakonec se jeho zběsilá manželka vrhne do pokoje, aby z pokoje vytáhla děti.

Nejen, že to byl trapný moment online setkání, ale také se odehrál živě a byl vysílán po celém světě milionům diváků.

Předcházení trapným okamžikům online setkání

Existují způsoby, jak můžete nastavit svůj pracovní prostor, počítač a samotnou schůzku, abyste snížili pravděpodobnost jakýchkoli nešťastných událostí.

Pokud se budete řídit všemi těmito pokyny, můžete si být jisti, že všechny vaše online schůzky proběhnou hladce a bez jakýchkoli „památných“ okamžiků.

Zablokujte fotoaparát, když se nepoužívá

Existuje mnoho bezpečnostních důvodů, proč byste měli mít webovou kameru zakrytou , pokud se nepoužívá. Ale pomineme-li bezpečnost, také nechcete, aby se vaše video zobrazilo na začátku online schůzky, dokud nebudete připraveni.

Existují příběhy lidí, kteří byli přistiženi při schůzce na záchod, protože jejich webová kamera byla namířena na otevřené dveře koupelny. 

To se může stát z více důvodů.

• Webová kamera se automaticky zapne při zahájení schůzky
• Zapomenete, že je kamera během schůzky zapnutá
• Mysleli jste si, že schůzka skončila, ale kamera je stále zapnutá, zatímco jsou lidé připojeni

Nejjednodušším způsobem, jak všem těmto scénářům předejít, je použít posuvný kryt na vaší webové kameře, pokud jej má. Pokud ne, mějte po ruce nějakou pásku, kterou budete mít přes kameru, když se nepoužívá.

Použít záclony na pozadí oken

Windows může být skvělé, když do vaší kanceláře vpustí světlo, ale když jste na online schůzce, mohou způsobit spoustu problémů.

Existuje několik scénářů, které mohou vést k rozpakům s okny, takže prozkoumáme tři hlavní.

Vypadáš jako padouch

Představte si, že se někdo objeví na schůzce a objeví se pouze jako stín v potemnělé místnosti. Jaký by byl váš první dojem o této osobě?

Většině lidí by se připomnělo libovolné množství filmů, kde padouch sedí v doupěti žaláře a připravuje svůj další zlý plán.

Světlo proudící dovnitř oknem si hraje s většinou webových kamer a nutí je automaticky filtrovat světlo, takže celá místnost vypadá mnohem tmavší, než ve skutečnosti je.

Nejjednodušší způsob, jak tento problém vyřešit, je obléknout všechna okna za vámi do závěsů a během schůzek vždy nechat závěsy nebo rolety zatažené.

Domácí mazlíčci milují okna

Domácí mazlíčci také milují okna a domácí mazlíčci a online schůzky se málokdy spojí velmi dobře.

Pokud si všimnete, že se lidé na schůzce hihňají nebo smějí, když mluvíte, možná se budete chtít podívat za sebe.

Šance jsou docela dobré, že vaše kočka není k ničemu.

Pokud jste připraveni zahájit online schůzku, dostaňte všechny své mazlíčky z místnosti, aby se neschovávali na okenním parapetu a byli připraveni vás během videokonference uvést do rozpaků.

Poznámka: Zavřením dveří kanceláře (a jejich zamknutím) můžete zabránit vniknutí nežádoucích domácích zvířat a dalších nezvaných hostů.

Venku nejsou vždy krásné

Dalším problémem s okny jsou věci, které se dějí na druhé straně těchto oken.

Opravdu chcete, aby vaši spolupracovníci nebo jiní účastníci schůzky viděli vašeho souseda, jak venku seká trávník v pyžamu? 

Nikdy nevíte, kdo nebo co projde oknem, takže toto je další důvod, proč se ujistit, že okno za vámi má závěsy a že je používáte.

Nastartujte osvětlení

Když už mluvíme o osvětlení, dobře osvětlená kancelář vytváří nejlepší video během webové konference. Nejlepším způsobem, jak dosáhnout dokonalého osvětlení, je umístit svůj stůl tak, aby bylo okno (s otevřenými závěsy) buď za monitorem, ke kterému jste čelem, nebo na stranu. 

Přirozené světlo z bočních oken působí opačně než okno za vámi. Místo toho, aby webovou kameru nutila filtrovat světlo, vrhá na vás přirozené světlo, které kamera zachytí.

Pokud nemáte ve své kanceláři okno umístěné správně, dalším nejlepším řešením je rozsvítit tolik stropních světel, kolik máte.

Ještě lépe, použijte světla Philips Hue a nastavte je na nejjasnější nastavení.

Uklidit před schůzkami

Podle studie University of Michigan z roku 2018 psychologové zjistili, že lidé si vytvořili negativní názory na lidi jen podle stavu jejich kanceláře.

Toto zjištění není překvapivé. Je však nešťastné, pokud jste celý týden tvrdě pracovali a před tím online video setkáním jste prostě nestihli uklidit prostor kolem sebe.

Snadným řešením je naplánovat si v kalendáři alespoň 15 minut před začátkem videokonference. Věnujte tento čas sbírání veškerého nepořádku za vámi. Ukliďte alespoň vše, co kamera vidí.

Nemusí to znamenat, že je celá místnost čistá nebo že vaše pracovní plocha stále není zaneřáděná, ale pokud lidé účastnící se schůzky nepořádek nevidí, nebudou o tom vědět lépe.

Oh, zvuky, které děláme

Zvuk může být během videokonference vaším největším nepřítelem. Existují různé způsoby, jak vás mikrofon může uvést do rozpaků. 

Stačí zapomenout, že máte zapnutý mikrofon, a provést některý z následujících kroků:

• Jíst chipsy nebo něco jiného křupavého a hlasitého
• Mumlat si pod vousy něco negativního o kolegovi, co každý slyší
• Osobní pohovor se svým partnerem nebo jiným členem rodiny
• Vydávat trapné tělesné zvuky

Všechny tyto scénáře se mohou pohybovat od mírně humorných až po bolestně trapné. 

Jaké je řešení? Na začátku schůzky vždy zkontrolujte, zda máte vypnutý zvuk, pokud nepotřebujete mluvit, a během schůzky bedlivě sledujte stav svého mikrofonu. 

Ještě lépe nakonfigurujte nastavení softwaru pro videokonference tak, aby mikrofon při zahájení schůzky zůstal automaticky vypnutý.

Ve Skype najdete toto nastavení v nabídce Nastavení v části Zvuk a video . Jen se ujistěte, že je vypnuto Zapnout ztlumení pro příchozí hovory .

Většina hlavních aplikací pro videokonference má podobné nastavení mikrofonu.

Další užitečné tipy

Budete-li mít na paměti všechny výše uvedené rady, zajistíte, že vaše videokonference proběhnou hladce a bez jakýchkoli zádrhelů. 

Existuje několik dalších tipů, které vám mohou pomoci s videohovory:

• Sdílení obrazovek : Při sdílení obrazovky nevybírejte tlačítko pro sdílení, dokud neuvidíte zvýrazněnou správnou obrazovku. Každá hlavní aplikace pro online konference zvýrazní obrazovku, kterou jste vybrali, takže vždy víte, kterou obrazovku budete sdílet. Sdílení špatné obrazovky může vést k tomu, že lidé uvidí věci, které nechcete.
• Trapná oznámení : Není nic horšího, než když vám kolega z práce pošle osobní zprávu, když sdílíte svou obrazovku během schůzky. Před každou videokonferencí deaktivujte upozornění systému Windows .
• Umístění okna : Častou chybou, kterou lidé dělají, je umístění okna chatu se všemi tvářemi na obrazovku mimo webovou kameru. Místo toho jej umístěte na stejnou obrazovku, aby to vypadalo, že se díváte přímo na lidi.
• Virtuální pozadí – Většina aplikací jako Zoom a Skype vám nyní umožňuje vybrat si virtuální pozadí. Buď si můžete vybrat něco z předvoleb, nebo si můžete stáhnout vlastní obrázek a použít jej jako pozadí. Některé aplikace umožňují rozmazat i pozadí, takže pokud máte pro hovor špatnou kulisu, pořiďte si virtuální.

Zažili jste někdy během videokonferencí trapné chvíle? Rádi bychom slyšeli váš příběh v sekci komentářů níže.