7 testů přiblížení, které je třeba provést před vaší příští schůzkou

Setkání s kolegy pomocí aplikace, jako je Zoom, je nový standard, ale většina lidí si na to stále teprve zvyká. 

I když skupinový videochat existuje již nějakou dobu, existuje velká šance, že jste dosud nikdy neměli důvod jej používat. Což znamená naučit se zcela nový kontrolní seznam pravidel etikety a technické přípravy.

Dobrou zprávou je, že se již nemusíte obávat zápachu z úst, ale měli byste se před další důležitou schůzkou pokusit provést následující testy zoomu. 

Připravte své prostředí

I když možná nejste ve stejném fyzickém prostoru jako vaši kolegové, Zoom spojuje všechny vaše jednotlivé prostory dohromady. Což také znamená, že jakékoli problémy, které má vaše prostředí, se mohou stát problémem vaší schůzky. Jaké druhy problémů? Bude to záležet na individuálních okolnostech, ale zde je několik klíčových tipů:

• Ujistěte se, že je vaše prostředí dostatečně osvětleno.
• Pokud je to možné, vyberte místo s kontrolou přístupu, jako jsou dveře, které lze zamknout.
• Zkuste si vybrat místnost, která není příliš náchylná na ozvěny. Někde s kobercem, tlustými závěsy a měkkým nábytkem je obecně dobré.
• Zkontrolujte, zda v místnosti nejsou zdroje hluku. Pípací zařízení, pískající ventilátor nebo jiný podobný problém bude drásat nervy všem ostatním účastníkům setkání.
• Pečlivě zkontrolujte orámování vašeho video streamu. Je v pohledu něco nevhodného nebo rušivého? Zvažte přesun, kde sedíte, nebo přesunutí těchto předmětů z cesty.

Toto není úplný seznam, takže se porozhlédněte po prostředí, které budete při schůzce Zoom používat, a zkuste přemýšlet, zda by něco nezpůsobilo problémy.

Zvažte použití virtuálního pozadí

Zoom nabízí možnost nahradit vaše pozadí virtuálním. Funguje to stejně jako jakékoli nastavení „zelené obrazovky“, ale nepotřebujete konkrétně zelenou obrazovku. Pokud je vaše pozadí jednotné barvy a rovnoměrně osvětlené, měli byste dosáhnout dobrých výsledků. Vaše virtuální pozadí nemusí být dokonalé, ale můžete ho otestovat v nastavení Zoom, abyste se ujistili, že vám bude fungovat.

Pokud nedosahujete skvělých výsledků, můžete zkusit nasvítit pozadí rovnoměrněji nebo investovat do vyskakovací zelené obrazovky. Existují dokonce skvělé nápady, jako je zelená obrazovka Webaround namontovaná na židli , díky které je docela snadné pokrýt celý rám fotoaparátu.

Získejte řešení pro psaní poznámek

Toto je přípravný tip, který se vztahuje i na schůzky v reálném životě, ale měli byste mít nějaké řešení pro psaní poznámek. Může to být tužka a papír, tablet s perem nebo telefon s klávesnicí na obrazovce. 

Některé schůzky Zoom jsou nahrávány. V takovém případě si po skončení schůzky nemusíte dělat poznámky určené pro referenci. Místo toho jsou poznámky užitečné pro uspořádání vašich otázek a zpětné vazby. Je povahou schůzek Zoom, že pravděpodobně nebudete mít moc času mluvit, když na vás přijde řada. Ukládání poznámek vám pomůže využít čas, který máte, co nejlépe. 

Zkontrolujte, zda je vaše obrazovka vhodná ke sdílení

Ať už máte v plánu sdílet obrazovku počítače s ostatními během schůzky nebo ne, buďte vždy připraveni tak učinit okamžitě. Co to znamená? Ujistěte se, že vaše tapeta je vhodná pro práci, pravděpodobně bude nejlepší ji změnit na jednu z vestavěných možností Windows. Zavřete všechny aplikace, které jsou otevřené a mohou zobrazovat soukromý nebo citlivý obsah. 

Pokud pravděpodobně používáte webový prohlížeč, možná budete chtít vypnout automatické dokončování vyhledávání nebo použít přenosný prohlížeč bez historie vyhledávání. Poslední věc, kterou chcete, je, aby se na obrazovce zobrazovaly webové stránky nebo hledané výrazy, které jste navštívili ve svém osobním čase, aby je viděla celá skupina.

Spusťte test rychlosti internetu

Jakmile najdete dobré místo pro schůzku a připravíte prostředí, měli byste zkontrolovat, zda je rychlost vašeho internetu dostatečná. Spusťte test rychlosti internetu a zkontrolujte, zda máte dostatečnou šířku pásma pro účast na schůzce Zoom.

Minimální požadavek na skupinový videohovor Zoom je asi 1 Mbps šířky pásma. To je v obou směrech. Upstream šířka pásma je velmi důležitá pro videohovory. Pokud je váš internet při odesílání informací pomalý, ovlivní to zážitek pro ostatní účastníky. V ideálním případě chcete 3 Mb/s v obou směrech, abyste zajistili vysoce kvalitní streamování HD videa. 

Pokud test rychlosti ukáže, že vaše připojení není tak rychlé, jak by měl váš internetový balíček být, budete muset vyřešit problém s výkonem internetu . To znamená zajistit dostatečnou sílu signálu WiFi a zajistit, že nejste v mrtvém bodě. Podívejte se na našeho průvodce zrychlením WiFi internetu nebo zvažte použití ethernetového kabelu, je-li to možné.

Ujistěte se, že vaše webová kamera a mikrofon fungují

Nyní se dostáváme k asi nejkritičtějšímu testu, který je třeba provést před schůzkou Zoom: ujistit se, že váš mikrofon a webová kamera fungují. Zde je to, co musíte udělat:

• Zapojte mikrofon a webovou kameru
• Pokud se zobrazí výzva, možná budete muset nainstalovat software nebo ovladače pro ně. Obvykle se jedná o plug-and-play zážitek
• Otevřete Zoom
• Vyberte ozubené kolečko nastavení
• Vyberte Video
• V případě potřeby vyberte z rozevíracího seznamu správnou webovou kameru
• Zkontrolujte náhled, abyste viděli, zda vypadá dobře (nebo zda se vůbec zobrazuje)
• Upravte další nastavení, například kvalitu HD, podle svých potřeb
• Vyberte Zvuk
• Ujistěte se, že je vybráno správné zvukové zařízení pro reproduktor i mikrofon
• Postupně vyberte možnost Test Speaker a Test Microphone , abyste se ujistili, že fungují

Doporučujeme také zaškrtnout políčko „Ztlumit můj mikrofon při připojování ke schůzce“, protože to je jen dobré vychování. Také vám zabrání, abyste omylem řekli něco, co nechcete, aby ostatní účastníci schůzky slyšeli, protože jste zapomněli ztlumit mikrofon.

Podrobné pokyny k nastavení zoomu najdete v části Jak nastavit a používat zoom – je to lepší než Skype? za odbornou radu.

Pokud vaše webová kamera nefunguje, přejděte na stránku Rychlá oprava, když nefunguje kamera na schůzce Zoom , abyste to okamžitě vyřešili.

Připojte se ke zkušební schůzce

Posledním krokem v procesu před připojením ke schůzce Zoom je zavolání služby testovací schůzky Zoom. Jednoduše přejděte na https://zoom.us/test a postupujte podle pokynů. Budete moci potvrdit, že všechno vaše zařízení funguje a zda zníte dobře pro ostatní účastníky schůzky. Pokud zde narazíte na nějaké problémy s mikrofonem, fotoaparátem nebo připojením k internetu, můžete jednoduše znovu projít seznam kontrol výše a problém najít.

Věnujte nějaký čas tomu, abyste se naučili nahrávat schůzku Zoom . Můžete se také dozvědět , jak uspořádat schůzku Zoom .

Technické problémy se stanou, pak se stane život

Doufáme, že vaše schůzka se Zoomem proběhla dobře a bez zádrhelů, ale poslední věc, kterou byste měli vědět, je, že některé věci jsou prostě mimo vaši kontrolu. Neexistuje žádné množství příprav nebo záloh, které můžete zavést, abyste se ujistili, že vaše schůzka proběhne bez problémů. Technické problémy se mohou vyskytnout vždy a měli byste s nimi prostě zatočit.

Totéž platí pro věci, které nejsou striktně technické. Pokud vaše kočka vyskočí na stůl a zablokuje kameru, je to prostě život. Nemá cenu se přemáhat. Všichni jsme lidské bytosti a všichni právě teď žijeme za abnormálních okolností. Takže se uklidněte, užijte si schůzku a buďte si jisti, že jste před schůzkou udělali vše, co jste rozumně mohli, abyste provedli správné testy zoomu. Nyní vše, co musíte udělat, je naučit se předstírat, že dáváte pozor při hovoru se zoomem .