Com imprimir etiquetes des dExcel mitjançant la combinació de correspondència de MS Word

Quan necessiteu imprimir etiquetes per enviar felicitacions de Nadal, casaments i altres targetes d'invitació per a esdeveniments a casa? Voleu imprimir les adreces d'enviament a granel per al vostre lloc de compres en línia? Llegiu aquest article per saber com imprimir etiquetes des d'Excel mitjançant la funció Combinació de correspondència de Microsoft Word.

Microsoft Excel és una excel·lent aplicació per crear grans bases de dades per a contactes comercials o personals. Tanmateix, no és gaire fàcil d'utilitzar quan es tracta d'imprimir etiquetes d'enviament o altres etiquetes en papers d'etiquetes.

Podeu crear manualment cel·les semblants a etiquetes a Excel i escriure-hi contingut manualment. Podeu fer aquest treball manual per a algunes etiquetes, però quan necessiteu enviar targetes, invitacions i mercaderies a centenars de destinataris, el treball manual no és una opció.

Per tant, heu d'aprendre a imprimir etiquetes des d'Excel mitjançant la funció Combinació de correspondència de Microsoft Word llegint aquest article fins al final. També explorareu alguns consells intel·ligents al final!

Com imprimir etiquetes a Excel: treball de preparació

El procés per imprimir etiquetes d'adreces des d'Excel o imprimir etiquetes de correu des d'Excel implica la compatibilitat creuada dels fitxers d'Excel amb Word. Per tant, heu de fer els ajustos següents a Word si imprimiu etiquetes a Word mitjançant llistes de contactes d'Excel:

• Obriu l'aplicació Microsoft Word al vostre PC o Mac.
• Feu clic a Fitxer i, a continuació, seleccioneu Opcions .
• Feu clic a Avançat a la finestra Opcions de Word.
• Desplaceu-vos cap avall fins que vegeu la secció General .

Confirmeu la conversió del format de fitxer a l'obertura

• Allà, marqueu la casella de selecció que hi ha al costat de Confirmar la conversió del format de fitxer a l'obertura .
• Premeu D'acord per desar els canvis i sortir de la finestra Opcions de Word.

Abans de poder imprimir les etiquetes, heu de comprovar si la funció de combinació de correspondència de Word admet l'etiqueta o no. Microsoft va compilar les especificacions de l'etiqueta adhesiva dels principals proveïdors de l'aplicació. A continuació, es mostra com podeu veure la llista i el codi del document dels adhesius d'etiquetes:

• Feu clic a la pestanya Enviaments al menú de la cinta de Word.
• Trieu Inicia la combinació de correspondència i, a continuació, seleccioneu Etiquetes a la  llista desplegable .
• Ara apareixerà el quadre de diàleg Opcions d'etiqueta.

Trieu el proveïdor d'etiquetes de correu i el codi de producte a Word Mail Merge

• A la secció Informació de l'etiqueta , hauríeu de veure la llista de venedors d'etiquetes i números de producte .
• Seleccioneu el nom del proveïdor de paper d'etiquetes i el codi del producte. Trobareu els detalls a l'embalatge dels papers d'etiquetes que heu comprat.
• Feu clic a D'acord per aplicar els canvis a aquest projecte d'impressió d'etiquetes.

Si no veieu el nom del proveïdor d'etiquetes a la llista anterior, podeu introduir-ne manualment les especificacions. Així, Word se sincronitzarà amb la impressora de manera adequada perquè pugueu imprimir les etiquetes d'adreces, les etiquetes de correu i les etiquetes d'enviament sense esforç.

Per crear una configuració d'etiqueta nova, seguiu aquests passos:

• Feu clic a Nova etiqueta al quadre de diàleg Opcions d'etiqueta .

Creació d'una nova configuració d'etiquetes a Combinació de correspondència

• Ara, escriviu un nom per al nou fitxer de configuració.
• A continuació, ajusteu els paràmetres com ara el marge superior, el marge lateral, l'alçada de l'etiqueta, l'amplada de l'etiqueta, la mida de la pàgina, etc.
• Feu clic a D'acord per desar els canvis.

Això és! No oblideu desar el document de Word Combinació de correspondència perquè el pugueu utilitzar més tard o recuperar-lo si falla l'alimentació durant el vostre treball.

Com imprimir etiquetes des d'Excel: preparar la llista de contactes

Ara, heu de crear una base de dades des de la qual l'eina de combinació de correspondència de Word pugui extreure el nom, l'adreça i altres detalls del destinatari. Seguiu aquests passos per crear i desar la vostra llista de contactes d'Excel per a aquest projecte:

• Obriu un nou full de treball en blanc a Excel.
• Deseu-lo com a llista de contactes d'etiquetes d'enviament o qualsevol altre nom que vulgueu.
• Comenceu a omplir les dades des de la cantonada superior del full de treball sense deixar cap cel·la en blanc ni a les files ni a les columnes.

Com imprimir etiquetes des d'Excel Prepara la llista de contactes

• Escriviu les capçaleres de columna que l'eina de combinació de correu de Word detectarà i utilitzarà a l'opció Camps de concordança.
• A sota d'aquesta capçalera de columna, escriviu les dades adequades.
• El millor és importar un fitxer CSV (valors separats per comes) des de qualsevol aplicació de contactes i després formatar-lo a Excel afegint les capçaleres de columna.
• Feu doble clic a la pestanya del full de treball que hi ha a la part inferior de l'aplicació Excel i canvieu el nom a Llista de contactes o a qualsevol altre nom que recordeu.
• Un cop fet, torneu a desar tot el fitxer Excel.

Com imprimir etiquetes des d'Excel: utilitzeu la combinació de correspondència a Word

Un cop estigui llesta la base de dades d'Excel per a les adreces d'enviament, aneu al fitxer de Word on heu desat un format d'etiqueta que coincideixi amb el paper físic en què imprimireu les adreces de correu. Ara que el fitxer d'etiquetes de combinació de correspondència està obert, seguiu aquests passos:

• A la secció Inicia la combinació de correspondència de la pestanya Combinació de correspondència , trieu Seleccionar destinataris .
• Seleccioneu l' opció Utilitza una llista existent a la llista desplegable.
• S'obrirà el quadre de diàleg Selecciona la font de dades emergent.
• Navegueu fins al fitxer Excel on heu desat la llista de contactes.

Importeu la llista de contactes a Combinació de correspondència per saber com imprimir etiquetes d'adreces des d'Excel

• Seleccioneu el fitxer i feu clic a Obre .
• Ara, heu de veure la finestra Selecciona taula .
• Aquesta finestra mostra tots els fulls de treball disponibles al fitxer Excel que acabeu d'importar.
• Seleccioneu el full de treball on heu creat la llista de contactes.
• En aquest tutorial, és el full de treball Llista de contactes . Feu clic a D'acord per continuar.
• Ara, hauríeu de veure els adhesius de l'etiqueta com a Next Record .

La disposició de les etiquetes adhesives

• La primera etiqueta adhesiva estarà buida. Està bé.

Ara que heu emplenat les files i columnes d'etiquetes a Word Mail Merge, la vostra tasca és importar dades reals de la base de dades de la llista de contactes a Excel. Per dur a terme aquesta tasca, proveu aquests passos al vostre costat:

• Tenint en compte que sou a la pestanya Enviaments, feu clic a Edita la llista de destinataris .

La llista de la taula de destinataris

• Consulteu la taula de contactes i les seves adreces. A veure si hi ha problemes.
• Si tot sembla bé a la taula anterior, feu clic a D'acord .

Com imprimir etiquetes des d'Excel Utilitzeu la combinació de correspondència a Word

• Ara, feu clic a Insereix un camp de combinació al menú Escriure i inserir camps de l' eina Combinació de correspondència .
• Apareixerà una llista desplegable amb totes les capçaleres de columnes que es troben a la base de dades de la llista de contactes del fitxer Excel que heu importat.
• Feu clic a Títol .
• Premeu Maj + Retorn .
• A continuació, torneu a fer clic a Insereix camp de combinació i seleccioneu Nom .
• Premeu Maj + Retorn i repetiu els passos anteriors fins que tingueu totes les capçaleres de columna a l'adhesiu de l'etiqueta de la cantonada superior esquerra.
• Podeu personalitzar diversos components de l'eina d'etiquetes adhesives.
• Aneu a la pestanya Inici i seleccioneu el text o els textos de l'etiqueta per aplicar opcions de format com el tipus de lletra, la mida de la lletra, el color, el color de ressaltat, etc.
• Quan tot estigui bé, torneu a la pestanya Correu .

Actualitzeu les etiquetes per omplir les dades de les etiquetes a la combinació de correspondència

• Ara feu clic al botó Actualitza les etiquetes .
• Això omplirà les dades de totes les etiquetes de la pàgina.

Feu clic a Previsualitza els resultats per a Com imprimir etiquetes des d'Excel mitjançant la combinació de correspondència de Word

• Ara, només cal que feu clic a Vista prèvia dels resultats per mostrar les dades reals a les etiquetes.

Quan creeu adreces de correu o etiquetes d'enviament a Combinació de correspondència mitjançant llistes de contactes d'Excel, no importeu massa components a les etiquetes. Desordenarà les etiquetes. Trieu els components que siguin absolutament necessaris per lliurar un paquet amb èxit.

Com imprimir etiquetes des d'Excel: impressió de document

Fins ara, heu creat les etiquetes correctament en un document de combinació de correspondència. Ara és el moment d'imprimir-lo seguint aquests passos:

• Traieu tots els papers de la vostra impressora.
• Inseriu el paper adhesiu de l'etiqueta física a l'alimentador de paper de la impressora.
• Torneu a la pàgina d'etiquetes de Word i premeu Ctrl + P . Aquesta és l'ordre d'impressió.
• Ara, ajusteu la configuració d'impressió des del panell de navegació de l'esquerra.
• Heu d'assegurar-vos que la configuració d'impressió reflecteix les condicions d'impressió adequades com la impressora, la configuració, la mida del paper, els marges, etc.
• Feu clic a imprimir per començar a imprimir les etiquetes al paper d'impressió d'etiquetes.

Genial! Acabeu d'imprimir algunes adreces d'enviament o etiquetes postals atractives per a ús personal o professional.

Com imprimir etiquetes des d'Excel: Preguntes freqüents

Hi ha alguna manera d'imprimir etiquetes d'adreces des d'Excel?

Sí! Podeu crear una base de dades de llista de contactes a Excel. Podeu crear columnes com ara el nom, l'adreça, el codi postal, el país, el número de telèfon, l'estat, etc., i després emplenar les dades a sota d'aquestes capçaleres de columna.

Un cop fet, podeu importar aquesta base de dades a Word Combinació de correspondència per crear etiquetes d'adreces mitjançant l'eina de creació d'etiquetes a Combinació de correspondència. Seguiu els passos esmentats anteriorment en aquest article per descobrir els moviments exactes.

Com puc crear etiquetes d'Excel a Word?

Podeu utilitzar la funció Combinació de correspondència de Word per importar dades de la llista de contactes d'un full d'Excel. A continuació, podeu utilitzar l'assistent de creació d'etiquetes a la pestanya Enviaments de Word per crear etiquetes i emplenar dades des d'Excel. L'ordre Insereix camp de combinació us ajudarà a afegir camps a l'etiqueta.

Com puc imprimir diverses etiquetes en una pàgina?

La impressió d'etiquetes de correu des d'Excel mitjançant la funció Combinació de correspondència de Word sempre us permetrà imprimir etiquetes en números com ara 10, 20, 30, etc., per pàgina. Tot el que heu de fer és triar els números de producte i els venedors d'etiquetes adequats al quadre de diàleg Informació de l'etiqueta.

Conclusió

Per tant, ara ja sabeu com imprimir etiquetes des d'Excel mitjançant la funció de combinació de correspondència de Word.

La part crítica d'aquest procés és utilitzar la pàgina d'etiqueta adhesiva adequada abans d'omplir les dades de l'etiqueta a Combinació de correspondència. Si seleccioneu el paper incorrecte, podeu acabar malgastant el paper físic imprimint etiquetes no alineades.

Quan no estigueu segur del proveïdor de paper i del codi del producte, creeu sempre un paper d'etiqueta nou abans de seguir tot el procés.

Crec que he perdut qualsevol altra manera d'imprimir etiquetes d'adreces des d'Excel, esmenta el mètode i el seu procés al quadre de comentaris a continuació.

A continuació,  com combinar dues columnes a Excel .