Com fer una llista desplegable a Excel: 2 millors mètodes el 2023

Per fer que les tasques d'entrada de dades siguin impecables i ràpides, heu d'aprendre a fer una llista desplegable a Excel.

Excel és un potent programari d'entrada de dades. Podeu utilitzar-lo per a necessitats d'entrada de dades personals i professionals, com ara crear llistes de subministraments d'oficina, fer llistes de subministraments per a la llar, crear un inventari per a una petita empresa o casa i molt més.

En qualsevol treball d'entrada de dades, heu d'introduir dades petites com noms, adreces, quantitats, ubicacions, preus, etc. Quan algú audita aquesta base de dades, és possible que vulgui introduir comentaris com ara auditat, pendent d'auditoria, error trobat, etc.

Si vostè o el seu empleat comenceu a fer-ho manualment, assolir l'objectiu trigarà dies. Per tant, heu d'automatitzar el full d'Excel on captureu les dades. L'ordre de la llista desplegable d'Excel és una automatització bàsica que podeu utilitzar sense aprendre la codificació de Visual Basic per a Excel. Continueu llegint per aprendre a fer una llista a Excel amb el menú desplegable.

Què és una llista desplegable a Microsoft Excel?

Com fer una llista desplegable a Excel

La llista desplegable d'Excel és una eina de validació de dades de l'aplicació Excel. Cal que seleccioneu un interval o una llista de dades per a la llista desplegable. A continuació, només cal que apliqueu l'ordre de validació de dades per a la llista desplegable a la cel·la objectiu o els intervals de cel·les per obtenir suggeriments per a l'entrada de dades.

Les llistes desplegables eliminen les conjectures de la tasca d'entrada de dades. A més, no cometreu errors tipogràfics ni altres errors quan utilitzeu la funció de llista desplegable d'Excel. També és l'eina d'automatització d'entrada de dades més utilitzada a Microsft Excel.

Quan podeu utilitzar les llistes desplegables?

Aquests són alguns escenaris on podeu aplicar aquesta comanda de validació de dades:

• Esteu creant una base de dades a Excel i necessiteu els operadors d'entrada de dades per escriure les dades que necessiteu, sense escombraries.
• Voleu que els operadors d'entrada de dades només utilitzin dades categoritzades quan introduïu informació en un full de treball Excel.
• Esteu creant formularis gratuïts en línia o fora de línia a Excel i voleu que l'usuari introdueixi dades només disponibles al formulari i res més.
• La vostra base de dades inclou noms repetitius, números de telèfon, adreces, etc. També, segons aquestes dades, pagueu factures o factures. Per tant, la precisió és molt crítica per al projecte. En aquest cas, heu d'utilitzar llistes desplegables a Excel.
• Esteu creant un full d'Excel per a articles per a la llar i voleu que els membres de la família només facin entrades a partir d'una llista d'elements permesos.
• Al vostre equip d'introducció de dades li agrada molt utilitzar les dreceres de teclat i, per això, les llistes desplegables d'Excel ofereixen una comoditat inigualable.
• Esteu fent una base de dades de material d'oficina o sol·licitud de compres i només voleu que els empleats creïn sol·licituds de compra de papereria, maquinari informàtic o accessoris preautoritzats.

Com fer una llista desplegable a Excel: utilitzant un interval de dades

Hi ha dues maneres de fer una llista a Excel amb fletxes desplegables. Un utilitza un rang de dades preconfigurat i un altre escriu manualment les opcions. A continuació trobareu els passos per al menú desplegable més automatitzat d'Excel:

• Creeu un nou full de treball a Excel i anomeneu-lo Base de dades .
• Ara, creeu una capçalera de columna a la cel·la A1 segons el tipus o qualsevol altre nom que vulgueu. Per exemple, en aquest tutorial dono a la llista del menú desplegable una capçalera de columna Maquinari informàtic .
• Ara, copieu i enganxeu dades d'un altre lloc o escriviu manualment per omplir les cel·les que hi ha a sota de la capçalera de la columna amb els elements que vulgueu al menú desplegable.
• Estic escrivint les opcions de sol·licitud de compra de dispositius informàtics com ara monitor, altaveu, memòria RAM, CPU, caixa de PC, GPU, PSU, etc.

Fins ara, heu creat correctament la base de dades des de la qual l'ordre de validació de dades d'Excel mostrarà les opcions o opcions de la llista desplegable. Ara, creem la llista desplegable real seguint els passos esmentats aquí:

• Seleccioneu la cel·la on voleu fer una llista desplegable a Excel.
• Ara, feu clic a la pestanya Dades al menú de la cinta d'Excel .
• A la secció d'ordres Eines de dades , feu clic a la fletxa desplegable Validació de dades .
• S'obrirà un menú contextual amb algunes opcions. Trieu Validació de dades .
• Ara, hauríeu de veure l' eina d'ordres de validació de dades al full de treball on voleu afegir una llista desplegable per a Excel.
• Conté tres pestanyes. Aquests són el missatge d'entrada, la configuració i l'alerta d'error.
• Feu clic a Configuració .
• A l' opció Criteris de validació , feu clic a la llista desplegable que hi ha a sota del menú Permet .
• Trieu Llista al desplegable.
• De manera predeterminada, s'han de marcar el menú desplegable A la cel·la i Ignora la marca de verificació en blanc . Si no, comproveu-los.
• Feu clic a la fletxa amunt del camp Font . El quadre de diàleg de validació de dades es reduirà ara a una barra fina amb un camp en blanc.
• Aneu al full de treball de la base de dades i seleccioneu l'interval de cel·les a la llista desplegable d'Excel.
• Trieu algunes cel·les en blanc a sota de l'últim element. Us ajudarà a ampliar la llista sense tornar a editar la font.
• Excel emplenarà automàticament les dades d'origen per a la llista desplegable. Només cal que feu clic a la fletxa cap avall de la fina barra de validació de dades .
• Ara hauríeu de tornar a veure el quadre de diàleg de validació de dades ampliat. Però, aquesta vegada, veureu un interval de dades font al camp Font .
• Només cal que feu clic a D'acord i ja està tot a punt.

Felicitats! Heu creat la vostra primera llista desplegable a Excel. Ara, només cal que copieu-ho a qualsevol altre lloc on hàgiu de mostrar els mateixos elements quan un empleat o qualsevol altre usuari omple dades en un full d'entrada de dades.

És possible que vulgueu bloquejar el full de treball de la base de dades perquè ningú pugui fer cap canvi a la llista d'opcions de les llistes desplegables del full de treball d'entrada de dades. Seguiu aquests passos ràpids per protegir els elements de la llista:

• Trieu els intervals de cel·les que necessiteu bloquejar.
• Feu clic amb el botó dret i, a continuació, seleccioneu Format de cel·les .
• Aneu a la pestanya Protecció i marqueu l' opció Bloquejat .
• Feu clic a D'acord per aplicar els canvis de format de cel·les .
• Ara, aneu a la pestanya Revisió de la cinta d'Excel.
• Seleccioneu la icona Protegeix el full .
• Al quadre de diàleg Protegeix el full , introduïu una contrasenya al camp en blanc.
• Torneu a introduir la contrasenya i Excel bloquejarà definitivament el full de treball.

A partir d'ara, ningú no pot canviar els elements de la llista desplegable.

Com fer una llista desplegable a Excel: Ús d'elements de llista

Si voleu un menú desplegable breu, com ara Sí/No, Auditat/No auditat, Assignat/Obert, Complet/Incomplet, etc., podeu utilitzar la llista manual en comptes del mètode d'interval de dades. S'estalvia temps. A continuació s'explica com podeu crear una llista desplegable a Excel mitjançant els elements de la llista:

• Feu clic a una cel·la per omplir un menú desplegable.
• Seleccioneu Validació de dades a la pestanya Dades del menú de la cinta.
• Al menú Permet, feu clic a Llista .
• Ara, simplement escriviu la llista d'elements al camp Font .
• Assegureu-vos de separar cada element amb una coma.
• Feu clic a D'acord per aplicar la llista desplegable.

Aquest és el mètode més fàcil i ràpid per crear una llista desplegable senzilla a Excel. Tanmateix, el primer mètode és més fiable quan utilitzeu llistes desplegables abundantment.

Com fer una llista desplegable a Excel: mostrant el missatge d'entrada

Una llista desplegable buida pot no dir gaire als operadors d'entrada de dades. Cal afegir instruccions específiques, perquè no cometin cap error. A continuació s'explica com podeu afegir un missatge d'instruccions a les llistes desplegables d'Excel:

• Feu clic a qualsevol cel·la que contingui una ordre de validació de dades activa .
• Ara, aneu a la pestanya Dades > Validació de dades > feu clic a Validació de dades .
• Dins del quadre de diàleg Validació de dades , feu clic a la pestanya Missatge d'entrada .
• Escriviu un petit text per al títol i després un missatge detallat al camp Missatge d'entrada .
• Feu clic a D'acord per aplicar els canvis.

Ara, cada vegada que un usuari selecciona una cel·la amb una ordre de validació de dades de llista desplegable activa, veurà un missatge sobre com omplir la cel·la utilitzant elements de la llista desplegable.

Com fer una llista desplegable a Excel: Mostra una alerta d'error

Si algú comet un error mentre utilitza les llistes desplegables del vostre full d'entrada de dades d'Excel, també podeu mostrar un missatge d'error. Això garantirà que l'usuari prengui accions per resoldre l'error i no salti la cel·la. Aquests són els passos per activar Mostra una alerta d'error:

• Seguiu els passos esmentats anteriorment fins que obtingueu el quadre de diàleg Validació de dades .
• Ara, seleccioneu la pestanya Alerta d'error .
• Trieu un estil d'error entre tres opcions: Atura, Advertència i Informació.
• A continuació, escriviu un text breu per al títol de l' alerta d'error .
• Ara, introduïu un missatge detallat al camp Missatge d'error .

Gran obra! Amb Mostrar una alerta d'error activada, el full de treball mostrarà un quadre de diàleg d'error si algú escriu res que no siguin els elements esmentats a la llista desplegable d'Excel.

Llista desplegable a Excel: Paraules finals

Ara ja sabeu com fer una llista a Excel amb menú desplegable de dos mètodes diferents. Podeu provar maneres de fer llistes desplegables d'Excel i crear formularis d'entrada de dades per ajudar els vostres empleats.

També podeu crear una llista intuïtiva de subministraments per a la llar per a queviures, maquinari, roba, serveis públics i molt més mitjançant llistes desplegables a Excel.

No us oblideu de comentar a continuació si coneixeu una altra manera fantàstica de fer una llista desplegable a Excel.

A continuació, apreneu a  mostrar files o columnes a Excel  i algunes  plantilles de calendari d'Excel per a qualsevol any .