Как да създадете списък за разпространение в Outlook: Най-добрите 3 метода

Винаги има причина да изпращате имейли на различни хора. Ето как можете да създадете списък за разпространение в Outlook.

Като потребител на Outlook може да се наложи да изпратите важни официални или лични имейли до множество хора. В такива ситуации изпращането на имейли поотделно ще изисква повече време и усилия.

Можете да настроите списък за разпространение в Outlook и да елиминирате неудобството при добавяне на множество имейл адреси в полето До.

Но първо, нека научим повече за списъка за разпространение и неговата важност.

Какво е списък за разпространение в Outlook?

Списъкът за разпространение е списък с контакти или имейл адреси, които могат да се използват за разпространение или изпращане на имейли до всички тях.

И така, това е група от имейл адреси, които можете да използвате, за да изпратите имейл. Тези списъци също се споменават в различни версии на Outlook като списък с контакти и група с контакти.

Ако имате списък за разпространение, той ще се появи в списъка с контакти и адресната ви книга.

Защо ви е необходим списък за разпространение в Outlook?

Изпращането на имейл до различни хора може да бъде трудно, особено ако сте част от организация със стотици или хиляди служители.

Списъкът за разпространение автоматизира тази обикновена и повтаряща се задача за добавяне на имейл адреси поотделно, когато искате да изпратите имейл до група хора.

Можете да създадете списъка веднъж и да го използвате с години, освен ако някои служители не се присъединят или напуснат организацията или екипа.

В този случай можете също безпроблемно да редактирате списъка за разпространение, за да го поддържате актуален. Освен това списъкът за разпространение ви помага да избегнете случайно добавяне на някого като ваш получател на имейл.

Разлика между списък за разпространение, група за разпространение и група за контакти

Ще откриете, че термини като списък за разпространение и група с контакти се използват взаимозаменяемо в екосистемата на Microsoft или Outlook.

Въпреки че те означават едно и също нещо, списъкът за разпространение се използва в по-старите версии на приложението Outlook.

Някои хора може също да използват термини като група за разпространение и списък с контакти, за да се позовават на списъка за разпространение.

В случай на абонаменти за Office 365 списъците за разпространение са предназначени за цялата организация.

Освен че се управляват централно, тези списъци получават имейли от организационния имейл вместо от личния имейл адрес.

Обратно, групите с контакти могат да бъдат създадени в личен имейл акаунт в Outlook.

Създаване на списък за разпространение в Outlook от Web App

Докато осъществявате достъп до вашия Outlook от уеб приложението, можете да следвате тези стъпки, за да добавите списък с контакти или списък за разпространение:

• Отворете Outlook в уеб браузъра и щракнете върху иконата Хора .
• Щракнете върху падащата стрелка до Нов контакт, за да изберете списъка Нов контакт .

• На екрана ще се появи изскачащ прозорец.
• Трябва да въведете име за списъка.
• Добавете имейл адресите на всички хора, които искате да включите в този списък за разпространение.
• Ако искате, можете да добавите и описание.

• Щракнете върху Готово и току-що сте създали списък за разпространение на Outlook .
• Когато изпращате имейл до групата, добавете името на групата в полето До .

Как да създадете списък за разпространение в Outlook Desktop

Дори ако имате приложение Outlook на вашия Windows, можете лесно да създадете списък за разпространение, известен като група с контакти. Ето бързите стъпки за създаване на списък за разпространение на Outlook там:

• Отворете приложението Outlook и изберете раздела Хора .
• Кликнете върху падащата стрелка Нов контакт .

• Изберете Група за контакти .
• Ще видите нов прозорец за тази група или списък.
• В полето Име добавете името на списъка.
• Кликнете върху бутона Добавяне на член .

• Изберете откъде ( Контакти на Outlook, Адресна книга, Контакт по имейл ) искате да добавите хора към тази група.
• Изберете някого и щракнете върху бутона Членове , за да го добавите към списъка.
• За да изберете няколко души едновременно, натиснете клавиша Ctrl , докато избирате всички имена.

• Когато сте готови, щракнете върху OK , за да се върнете към прозореца на групата с контакти .
• Щракнете върху Запазване и затваряне, за да приложите промените.

Как да създадете списък за разпространение в Outlook за Mac

Функцията за списък за разпространение на Outlook също е достъпна за потребители на Mac. Така че можете да създадете списък за разпространение в Outlook Mac с тези стъпки:

• Отворете Outlook за Mac и изберете Хора .
• Изберете Нов списък с контакти в раздела Начало .
• Задайте име на списъка.
• Кликнете върху бутона Добавяне и въведете първите няколко букви от името на контакта, който искате да включите.
• Изберете това име, за да го добавите.
• Въведете имейл адреса, за да добавите някой, който не е в списъка с контакти.
• Щракнете върху бутона Запазване и затваряне, когато всички имена бъдат добавени успешно.

Заключение

След като вече знаете как да създадете списък за разпространение в Outlook, можете безпроблемно да изпращате имейлите си до много хора.

Независимо дали използвате Windows или Mac, следването на нашите стъпки ще ви помогне да създадете списък за разпространение на Outlook.

Можете да коментирате, за да споделите своя опит с настройването на списък за разпространение в Outlook. След като създадете списък, може да искате да споделите списъка с контакти с друг потребител на Outlook.